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Pierre Grateau
Le 2 juin 2019
Définir les besoins de son association

Définir les besoins de son association

Vous vous réveillez au beau milieu de la nuit avec une illumination : “Eureka, nous allons mettre en place Slack et cela va résoudre tous nos problèmes !”

Minute papillon.. Il est humain de préférer penser aux solutions plutôt que de poser le problème. Il est encore plus humain (au XXIème siècle) d’être attiré par cet outil digital si beau, si simple et dont toute la sphère associative parle. Le processus d’accouchement des besoins est long, pénible et potentiellement douloureux.

Mais comme disait Albert Einstein, “si vous avez une heure pour résoudre le problème, passez 55 minutes sur le problème et 5 minutes sur la solution”. A fortiori quand la solution est digitale.

A ce propos, il n’existe pas en soi de besoins digitaux mais des besoins qui peuvent amener une réponse digitale. Personne n’a “besoin” d’être sur les réseaux sociaux. En revanche, être sur Facebook peut être dans certains cas la réponse la plus appropriée à la mobilisation de votre communauté.

L’objectif de cet article est donc d’explorer la manière d’identifier, de synthétiser et de prioriser les besoins de votre association. Voici le programme :

association besoins solutions

Les besoins-cailloux et les besoins-moteurs des associations

Quand on discute des besoins d’une association, on tombe vite sur le projet associatif.

Si on part d’un point de vue très dézoomé :

  • De quoi avons-nous besoin pour accomplir le projet associatif ?
  • De quoi avons-nous besoin pour accomplir le projet associatif le plus efficacement ?
  • De quoi avons-nous besoin pour accomplir le projet associatif le plus efficacement en prenant soin de notre communauté ?

Nous pouvons ranger les besoins en 2 grands types : les besoins-cailloux et les besoins-moteur

Les besoins cailloux, ce sont les problèmes, les douleurs.

On peut les faire émerger en répondant aux questions suivantes :

  • Quels sont les cailloux dans la chaussure de l’association ? Quels sont ceux dans les chaussures quotidiennes de chacun ?
  • Qu’est ce qui peut/pourrait freiner notre futur développement ?
  • L’exercice pré-mortem : dans 5 ans, l’association n’existe plus, qu’est ce qu’il s’est passé ?

Des problèmes évidents vont sortir.

Attention à ne pas s’en tenir aux plus évidents et à explorer aussi les cailloux cachés, c’est-à-dire les problèmes sournois.

Imaginons que vous prenez 10 minutes tous les jours à transférer vos membres de votre base de données vers votre logiciel d’emailing. Mais enfin, vous êtes de bonne constitution et avez intégré ce rituel sans valeur ajouté à votre quotidien.

Ceci est un caillou caché ! Si vous les accumulez, vous finirez par vous casser la cheville : vous allez perdre toute motivation.

Les besoins-moteurs sont les besoins qui peuvent aider au développement de l’association.

Pour les identifier, posez-vous ces questions :

  • Qu’est ce qui ferait qu’on remplirait mieux notre mission, qu’on répondrait davantage au projet associatif, plus efficacement, qu’on accélérerait ?
  • L’exercice pré-succès : dans 5 ans, l’association a sur-performé (ex. plus aucun SDF dans la rue), qu’est-ce qu’on a mis en place ?

Un besoin moteur peut-être, par exemple, d’avoir une communication ultra ciblée qui permette de générer davantage de dons.

projet associatif solutions

Comment identifier, synthétiser et prioriser les besoins de votre association ?

Faire émerger les besoins de votre association

En tant que responsable associatif, il est évident que vous avez votre idée sur la question. Mais pour avoir une vision globale, il est important d’impliquer les personnes de votre équipe dans la phase d’exploration des besoins.

Prévoyez une séance de travail collective et armez-vous de post-its.

Les règles du jeu sont simples : chacun est invité à exprimer ses “cailloux” sans auto-censure, sans jugement et dans un cadre bienveillant.

Ce cadre est extrêmement important : si les participants ont peur ou honte d’exprimer leurs besoins, vous risquez de passer à côté d’éléments importants et les cailloux dans les chaussures pourraient bien s’accumuler.

Cette première phase est une phase de divergence : posez des questions ouvertes et libérez les idées des participants à la réunion. Chacun est donc invité à :

  • dire tout haut son idée,
  • l’écrire de manière lisible sur un post-it,
  • placer le post-it sur la table,
  • rebondir sur les idées et besoins exprimés par les autres participants.

Attention, il n'y a ni ordre, ni obligation dans la prise de parole : ça peut parfois partir dans tous les sens, d'où l'importance de bien poser les règles du jeu avant et avoir un animateur dédié.

Voilà, vous venez de faire connaissance avec une technique simple d’intelligence collective, enchantés !

Pendant la phase de divergence, on ne peut pas se tromper : ce n’est pas grave d’exprimer des besoins en termes d’outils. Lorsque vous reprendrez tous les post-its à l’issue de la séance, vous irez creuser les besoins qui se cachent derrière la mise en place de l’outil cité.

Prioriser les besoins de votre association

A l’issue de la phase de divergence, vous voilà donc autour d’une table couverte de post-its. Il s’agit maintenant de les prioriser : quels sont les besoins à traiter en priorité ?

Chaque participant a droit à 3 votes. Invitez les participants à prendre le temps de relire les différents post-its et voter (1 bâton sur un post-it = 1 vote) pour les 3 besoins à traiter de manière prioritaire. Cela ne signifie évidemment pas que les autres besoins ne seront pas traités : ils le seront dans un deuxième temps.

Un autre tamis de tri - plus classique celui-ci - est d’avoir en tête la loi de Pareto.

Mieux vaut résoudre les 20% des besoins qui ont un impact de 80% que les 80% autres besoins qui ne vont impacter votre association qu’à hauteur de 20%

Enfin vous pouvez appliquer aux besoins une grille rationnelle avec des critères et des intensités (de 1 à 5 par exemple).

Voici quelques critères fréquemment utilisés :

  • Au cœur de la mission de l'association,
  • Permet de gagner du temps,
  • Permet de développer les financements de l'association,
  • Permet d’accroître la motivation des bénévoles et de l'équipe.

Creuser les besoins de l'association

Tout l’enjeu ici est d’essayer de revenir au besoin-coeur.

En effet, certains besoins exprimés ressemblent en fait davantage à des solutions.

Si on "dézoome", d’autres idées de réponses émergeront. Le besoin-coeur permet d’élargir le champ des solutions et laisse place à la créativité.

Pour cela, la méthode de "design thinking" est assez efficace.

Elle consiste à poser les 5 “pourquoi” à un besoin exprimé - c'est aussi la technique préférée des enfants de 4 ans !

Prenons l’exemple d’une association qui vient en aide aux personnes sans-abris.

Un membre du bureau exprime le besoin suivant : construire un annuaire internet des lieux d’accueil. Creusons-le !

  • 1er pourquoi : “pourquoi construire un annuaire internet des lieux d’accueil ?” → pour améliorer le référencement des lieux d’accueil
  • 2ème pourquoi : “pourquoi améliorer le référencement des lieux d’accueil ?” → pour faire en sorte que les lieux soient faciles à trouver pour les personnes sans-abris
  • 3ème pourquoi : “pourquoi faire en sorte que les lieux soient faciles à trouver pour les personnes sans-abris ?” → pour augmenter le nombre de personnes accueillies
  • 4ème pourquoi : “pourquoi augmenter le nombre de personnes accueillies ?” → pour ne laisser personne dans la rue = besoin relatif à la mission de l’association.

Ici les réponses aux “pourquoi” n°3 et n°4 légitiment le besoin exprimé.

On retiendra pour notre séance la réponse au 2ème “pourquoi” : faire en sorte que les lieux soient faciles à trouver pour les personnes sans-abris. Celui-ci n'est ni trop large (répondre à la mission de l'association), ni trop restreint (créer un annuaire qui est en fait déjà une solution possible et non un besoin).

Cela vous permet d'éliminer les faux besoins.

C’est le cas typique où vous arrivez à un pourquoi final du type “parce que tout le monde fait comme ça”. C’est le faux-besoin typique dans le monde digital où le mimétisme est roi.

On pense par exemple à l’utilisation de certains réseaux sociaux à la mode qui consomment beaucoup d’énergie pour un résultat intangible.

association digital besoin

Des besoins associatifs appelant des solutions digitales (ou pas)

Une fois les besoins identifiés et priorisés, il s’agit de vous demander s’ils appellent une/des solution(s) digitale(s) ou non. Bien avoir creusé les besoins vous apportera des premières réponses.

Prenons l’exemple d’un même besoin exprimé de manière brute chez 2 associations : “améliorer la communication dans l’équipe”.

Dans le cas de l’association A, le besoin creusé est de “faire en sorte que les personnes puissent donner et recevoir du feedback”. On peut ici envisager une solution non-digitale comme une formation à la Communication NonViolente ("CNV").

Dans le cas de l’association B, le besoin creusé est d’ “améliorer la circulation de l’information au sein de l’équipe”. Dans ce contexte, une solution digitale comme la mise en place d’un outil de communication interne, paraît pertinente.

Mais cela ne suffit pas toujours, il faut aussi penser à 360° dans le cas où la solution impacte votre communauté.

Il est nécessaire de solliciter et de prendre en compte l’avis des bénéficiaires.

En bref, d’avoir une approche centrée sur les bénéficiaires (inventons ensemble l’anglicisme "Beneficiary Centric").

Reprenons notre besoin : “Faire en sorte que les lieux d’accueil soient faciles à trouver pour les personnes sans-abris”. Si je pense comme un membre de l’association, je vais créer un annuaire internet. Si je discute directement avec les personnes ciblées, la solution risque d’être différente.

Toutes les personnes sans-abris n’ont peut-être pas accès facilement à une bonne connexion internet. Dans ce cas, pourquoi ne pas simplement mettre des autocollants très visibles sur les lieux d’accueil ainsi que des annuaires papiers résistants et infroissables ?

Ceci étant dit, chez AssoConnect, nous pensons que le digital est une réponse à de nombreux besoins. Vous nous demanderez et c’est bien légitime, pourquoi ? Nous voyons 2 raisons principales :

  • Par rapport aux besoins-cailloux, le numérique a un pouvoir de simplification, voire d’automatisation (ex. envoyer automatiquement des reçus fiscaux). C’est un accélérateur de productivité.
  • Par rapport aux besoins-moteurs, il a pouvoir d’accélération et de démultiplication (ex. pensez à l’impact d’un site internet par rapport à une plaquette)
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Vous avez identifié vos besoins appelant des réponses digitales. Beau travail, vous pouvez maintenant prendre une pause bien méritée.

Le risque est paradoxalement de trop creuser la solution et d’imaginer en détails l’ensemble les fonctionnalités de cette solution.

Donc restez sur le besoin.. et passez au cahier des charges !

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