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Gagner un temps "phénoménal" sur sa comptabilité

L’association CCA Imago a vu le jour dans les années 1940 pour mettre en lumière et promouvoir le cinéma amateur. Dix ans plus tard, elle a intégré la photographie à ses activités. C'est aujourd’hui ce qui constitue son activité principale.

Ainsi, plus d’une centaine d’adhérents passionnés échangent et se réunissent régulièrement autour d’ateliers, de sorties organisées, des groupes thématiques... Bon nombre de prestations sont proposées par l’association pour ses adhérents comme des tirages photos.

Nous avons pu échanger avec Stéphane Benhamou, trésorier de CCA Imago. Depuis sa prise de fonction au mois de février 2019, Stéphane multiplie les efforts pour pousser à la numérisation de la gestion de l’association en automatisant les tâches de gestion les plus chronophages.

assoconnect association loisirs cca imago

Lutter contre le papier pour la gestion de l'association

La recherche commence avant la rentrée 2018 dans un contexte où la grande majorité des actions de gestion sont encore réalisées sur support papier.

Tout cela rendait la tenue de la comptabilité compliquée : impossible pour Stéphane de suivre sa comptabilité à distance, tout était sur un ordinateur dans le local de l’association avec un logiciel comptable installé en dur et compliqué à utiliser.

Une recherche est menée sur les différents outils numériques pour les associations sur le marché. De cette recherche, CCA Imago retient 3 propositions : AssoConnect et deux autres logiciels en ligne.

Stéphane remarque rapidement la richesse du module comptable d’AssoConnect par rapport aux autres logiciels envisagés : les documents comptables complets, les outils comptables variés(FNP, FEC, etc..) et la possibilité d’adapter parfaitement la comptabilité aux besoins de l’association finissent de le convaincre.

Au dernier trimestre 2018, le choix est fait : AssoConnect remporte l'adhésion des membres du Conseil d'Administration.

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De la comptabilité facile d’accès, ce n’est pas un cliché

L’association démarre fort avec la comptabilité : l’objectif est de basculer sur AssoConnect l’ensemble des données comptables issues du logiciel précédent.

La transition se fait donc rapidement et sans difficulté particulière : la possibilité de personnaliser les catégories comptables facilite le travail de Stéphane.

Dans ses missions, Stéphane est épaulé par Nelly, la trésorière adjointe de l’association. Cette dernière ne dispose pas de formation comptable mais prend rapidement en main le logiciel grâce à la saisie comptable simple dans laquelle elle retrouve les comptes personnalisés par Stéphane.

À travers cet accès partagé, Stéphane voit aussi dans AssoConnect la possibilité d’améliorer la transparence au sein de l’association : n’importe quel membre du bureau peut consulter les informations comptables en quelques clics et de n'importe où.

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Gagner du temps grâce aux liens entre les modules, c’est plus de temps à consacrer à la pellicule

Le lien existant entre les adhésions et la comptabilité facilite largement la vie de Stéphane. Il peut suivre très simplement les créances des différents adhérents, les regrouper et demander en quels clics des paiements en retard. Cette opération, qui nécessitait auparavant l'édition des créances clients dans l'ancien logiciel, est directement faisable depuis un smartphone. Simplicité et efficacité.

Avec la comptabilité, l’association commence rapidement à utiliser le module “Adhésions” d’AssoConnect pour gérer la rentrée associative.

L’intégration des campagnes d’adhésions se fait très facilement avec le site actuel de l’association au moyen d’un iframe qui permet de présenter la page d’adhésion d’AssoConnect dans une page d’un site intérieur.

En faisant ce choix, les adhérents n’ont pas connu de chamboulement dans leur réinscription :

❝ Sur les 100 personnes que comptait notre association, tout le monde a pu se réinscrire sans aucun problème. ❞

Avec cette intégration, la saisie manuelle des 200 lignes comptables liées aux renouvellements des adhésions est un lointain souvenir. Cette aide à la gestion des inscriptions était aussi un des prérequis pour le choix du logiciel.

Sur les campagnes d’adhésion, plusieurs modes de paiement sont proposés. Au mois de Septembre 2019, lors du règlement des adhésions, en sus du chèque qui était le moyen majoritaire de paiement, AssoConnect permettra aussi de proposer des moyens dématérialisés.

L'association étant affiliée à la Fédération Photographique de France, l'adhésion complémentaire et propre à chaque membre, est gérée sous la forme d'options dans le formulaire de réinscription, permettant ainsi aux adhérents de gagner du temps et de n'effectuer qu'un seul paiement pour l'ensemble des adhésions, services et abonnements retenus.

❝ Le paiement en ligne permettra de gagner encore plus de temps. Et si nos adhérents souhaitent néanmoins payer par chèque, valider la réception du paiement se fait en 2 clics. ❞

Enfin, Stéphane salue la facilité avec laquelle il réalise le rapprochement bancaire grâce à l’application Linxo avec laquelle il importe automatiquement ses relevés bancaires sur AssoConnect.

Sur le logiciel, Stéphane scanne également toutes ses factures et les lie à ses saisies comptables. Il peut donc les retrouver très simplement au besoin.

Finis les justificatifs perdus !

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Le prochain focus : utiliser l’intégralité du logiciel AssoConnect

Le succès rencontré par les réinscriptions avec AssoConnect a définitivement convaincu CCA Imago d’élargir l’utilisation d’AssoConnect à d’autres modules pour intégrer l’ensemble de sa gestion sur le logiciel.

Le prochain objectif est de reprendre petit à petit l'espace Adhérents du site actuel de l'association sur l’outil site internet d’AssoConnect.

Gagner du temps et disposer d’une plus grande fluidité dans la gestion de l’association sont les retombées principales avec l’utilisation plus complète d’AssoConnect.

Face à ces changements, l’association souhaite aussi accompagner ses adhérents pour ne pas les brusquer. Ainsi, CCA Imago met en place un accompagnement en interne pour montrer comment utiliser AssoConnect de manière optimale.

De plus, deux journées dédiées à l’intérêt du logiciel sont prévues : une pour les adhérents actuels, l’autre pour les nouveaux adhérents.

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En adoptant AssoConnect, CCA Imago a pris le tournant du numérique pour sa gestion.

Les membres de l’associations sont satisfaits de découvrir les améliorations et évolutions régulières du logiciel qui leur permettra de fluidifier encore plus cette gestion.

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