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Les bonnes pratiques pour (bien) accueillir un nouveau membre

Vous êtes sur le point de lancer votre nouvelle campagne de recrutement ? Si votre campagne marche du tonnerre (et c’est ce que nous vous souhaitons), il vous faudra alors passer par la case accueil du nouveau membre !

Dernière étape du processus, celle-ci est cruciale pour l’intégration complète du nouveau membre. Elle est donc à soigner !

Au programme :

Les conseils prodigués dans cet article sont tirés de notre expérience chez AssoConnect. En effet, ces dernières années ont été riches en recrutement pour notre équipe !

Pour accueillir chaque nouveau membre comme il se doit sans perdre de temps, notre équipe a mis en place un process d’accueil solide. Lors de mon arrivée chez AssoConnect, j’en ai personnellement profité et j’ai trouvé ça convivial et efficace. Cela m’a poussée à reprendre l’idée pour bien accueillir les nouveaux membres du bureau du club de badminton que je préside.

Nous nous sommes dit que cela pouvait aussi vous intéresser.

Pour vous accompagner dans ce processus d’intégration, nous mettons à votre disposition un kit pour “une parfaite intégration de la nouvelle recrue au sein de votre association” - le titre est long, mais le kit vaut le détour !

Je demande mon kit

Arborez votre plus grand sourire et commençons les explications !

accueil membres association assoconnect

Pourquoi préparer l’accueil d’un nouveau membre au sein de votre association ?

Le recrutement a peut-être été une phase tumultueuse pour votre association, alors il serait dommage de gâcher tous ces efforts en négligeant l’accueil de cette nouvelle perle rare au sein de votre équipe !

 

Bien intégrer le nouveau membre à l’équipe

Préparer l’accueil du nouveau membre aide à créer une atmosphère bienveillante au sein de votre nouvelle équipe - c'est fondamental pour mettre à l’aise rapidement le nouveau membre dans votre association.

Vous l’avez sûrement déjà vécu, être le “petit nouveau” n’est pas évident à vivre pour tout le monde. Minimisez ce sentiment en instaurant un environnement sécurisant où votre recrue pourra rapidement se sentir en confiance et libre d’exprimer sa personnalité.

Pour intégrer au mieux le nouveau membre :

  • impliquez-le dès le départ dans les moments forts de votre association : réunions, missions, etc.,
  • transmettez les valeurs de votre association,
  • et surtout, faites lui sentir que vous êtes heureux de l’accueillir au sein de votre association.

L’intégration est clé pour vous assurer la fidélisation de vos bénévoles : ça se travaille dès le début !

 

L’aider à faire connaissance avec votre association

Votre nouveau membre ne connaît peut-être pas encore les rouages de votre association, et c'est normal. Il est donc important de partager rapidement ces informations qui permettent de faire connaissance avec votre structure.

Sans être exhaustive ni obligatoire, voici une liste de quelques informations clés qu'il est bienvenu de partager à votre nouvelle recrue :

  • l’histoire de votre association,
  • les valeurs de l’association,
  • le coeur de sa mission et sa raison d’être,
  • sa manière de fonctionner,
  • son équipe et le rôle de chacun au sein de l’association.

 

Comprendre ce qu’on attend du nouveau membre au sein de l’association

Chaque association a sa mission et également sa façon de travailler avec ses spécificités. Les rôles de trésorier, de secrétaire ou bien même de dirigeant peuvent ne pas être les mêmes d’une association à une autre.

La liste ci-dessous n’a beau ne pas être exhaustive, veuillez tout de même à l’être dans la présentation du poste que vous ferez au nouvel arrivant :

  • son nouveau rôle au sein de l’association,
  • ses objectifs et responsabilités,
  • ses premières missions,
  • des astuces sur la manière de s’organiser,
  • les ressources à sa disposition (humaines, matérielles, etc).

 

Prendre du plaisir

Parce que rejoindre une association, c’est avant tout rejoindre une aventure humaine à partager à plusieurs !

Vous l’aurez compris, intégrer une nouvelle équipe demande du temps. Alors après avoir adopté un processus d’intégration solide, votre association gagnera un temps considérable pour les prochaines arrivées !

association assoconnect benevolat

Les étapes clés d’une intégration réussie dans votre association

Si nous devions découper la phase d’accueil d’un nouveau membre, nous vous proposerons 3 temps : l’avant, le pendant et l’après.

Pour illustrer nos propos, prenons l’exemple du club de badminton que je préside.

 

assoconnect association volontariat benevolat

 

Avant l’arrivée du nouveau membre de l’association

C’est la phase où vous êtes pratiquement certain de choisir cette personne et que cette personne est pratiquement certaine de s’engager auprès de votre association… En bref, une belle phase d’hésitation !

Pour vous aider à y voir plus clair, des solutions s’offrent à vous. Donnez un avant-goût au potentiel membre en l’invitant à assister à l’une de vos réunions, à participer à une mission bénévole ou encore à un événement de votre association.

Ainsi, le potentiel membre découvre la manière de fonctionner de votre association et peut se rendre compte si le système lui convient.

De votre côté, demandez l’avis au reste de l’équipe. Il est important d’avoir une bonne cohésion au sein de votre association : n’oublions pas que les bénévoles donnent de leur temps gratuitement, rares sont ceux qui restent dans une association qui leur propose un environnement hostile.

L’objectif avant l'arrivée est double :

  • rassurer quant à la future charge de travail du potentiel nouveau membre (attention tout de même à ne pas trop minimiser, il ne doit pas se sentir pris au piège une fois en poste),
  • donner envie de participer à la vie de l’association !

Une fois la décision prise et que toutes les parties souhaitent s’engager, il n’y a plus qu’à accueillir le nouveau membre dans votre local autour d’un petit déjeuner ou d’un apéro !

Pensez à prévenir l’ensemble de l’équipe de l’arrivée de votre nouvelle recrue !

 

À l’arrivée de l’adhérent dans l’association

Maintenant que votre nouveau membre a rejoint votre association, démarre le coeur du processus d’intégration et de découverte du fonctionnement de l’association.

Si cette personne rejoint le bureau de l’association, alors un point de passation avec le membre sortant est primordial ! C’est un moment privilégié entre les deux membres.

Du côté du membre entrant, il permet de prendre connaissance de ses nouvelles responsabilités et de son rôle au sein de l’association.

Du côté du membre sortant, il met un terme à son expérience en tant que membre du bureau et permet de faire le point, voire se remémorer la contribution apportée à l’association. Tel un “sensei” (soit “maître” en japonais) auprès du membre entrant, le membre sortant est là pour lui transmettre son savoir et surtout faciliter sa nouvelle prise de fonction dans les meilleures conditions.

 

Durant les premières semaines après son arrivée selon le calendrier de votre association

A mesure que le nouveau membre prend ses marques, proposez-lui de monter en responsabilité et d’organiser des événements pour votre association.

Par exemple : organiser une activité d’intégration avec tous les membres de l’association.

Dans mon club de badminton, nous avons pris l’habitude d’organiser des événements en dehors de la gestion du club. Nous nous retrouvons une fois par an avec l’ensemble de l’équipe autour d’un repas au restaurant. C’est un moment entre deux pour échanger sur nos vies et apprendre à mieux se connaître.

association assoconnect outils informatiques

Les outils pour vous aider à accueillir un nouveau membre au sein de votre association

L’étape de l’intégration n’est pas forcément évidente pour le nouvel adhérent ni même pour l’association. Cela peut vite devenir une tâche fastidieuse et incomplète alors que des outils numériques et gratuits sont à votre disposition pour vous aider dans ce processus d’intégration !

Les bénéfices d’une aide matérielle dans ce processus sont multiples :

  • donner de l’autonomie pour que le nouveau membre puisse s’organiser à sa manière et qu’il prenne le temps nécessaire dans la réalisation de chaque tâche,
  • le rassurer en montrant la structure organisée de votre association,
  • garder un oeil sur les avancées et intervenir rapidement si besoin,
  • pouvoir les réutiliser et les améliorer d’une année sur l’autre, capitaliser sur la connaissance.

 

Les fiches de poste des membres de votre association

Pour clarifier l’ensemble des postes au sein de votre association, appuyez-vous sur des fiches de poste.

Ces fiches listent les responsabilités, les missions et les sujets sur lesquels le membre est référent.

De cette façon, chaque membre peut avoir une vision claire des missions des différentes personnes impliquées au sein de l’association.

 

Trello pour suivre la progression de l'intégration de votre nouveau membre

Trello est un excellent outil collaboratif (que vous pouvez d’ailleurs intégrer au logiciel AssoConnect) qui vous donne une visibilité sur l’ensemble des actions effectuées par les membres de votre association.

Cet outil vous aide à organiser par thème et par membre les tâches à réaliser. Priorisez facilement chaque carte en leur donnant une couleur et même une date limite.

Petit bonus : à chaque carte effectuée, glissez la dans la colonne “Terminé”. Je vous assure : c’est un geste très satisfaisant :)

assoconnect_trello outil digital

Dans le cas de mon club de badminton, l’utilisation de Trello nous aide de deux façons :

  • Pour l’intégration des nouveaux membres : un tableau de “mise à l’eau” par poste (exemple : le rôle du nouveau trésorier). Exemples de carte : découverte des outils utilisés par les membres du bureau, rencontrer l’équipe, lire les statuts et le règlement intérieur du club, etc.
  • Pour le suivi des tâches post-réunion de bureau. Chaque membre a une couleur assignée pour repérer rapidement les cartes à faire.

 

Le "buddy" : le nouveau meilleur ami de votre nouveau membre

Le “buddy” est un membre de votre association qui prend le nouveau membre sous son aile. Son rôle est de faciliter l'arrivée et l'intégration du nouveau.

Etre buddy, c’est être une personne ressource en cas de question sur l’organisation, l’équipe, c'est être le donneur de bons plans, l'oreille attentive, etc.

Je vous l’accorde, "buddy" n’est pas le plus joli des mots. Si vous n’aimez pas les anglicismes, d’autres mots sont évidemment possibles : parrain, grand-frère, copilote… C’est vous qui voyez !

ressources humaines assoconnect association accueil

Si vous souhaitez vous aussi accueillir les nouveaux membres de votre association comme il se doit grâce aux outils présentés, téléchargez le kit que nous vous avons concocté, il est gratuit !

Je demande mon kit

assoconnect association accueil benevoles

S’intégrer dans une nouvelle équipe n’est pas forcément chose facile, mais avec un peu de temps et un accueil bien organisé par l’association, votre nouvelle recrue trouvera rapidement sa place dans votre équipe et ses marques dans ses nouvelles responsabilités.

Si votre association recherche actuellement de nouveaux candidats pour rejoindre votre équipe, des plateformes en ligne sont à votre disposition pour vous aider à trouver la perle rare répondant aux besoins de votre association !

Pour trouver vos nouvelles recrues ou encore communiquer sur vos prochaines actions, une bonne communication est essentielle ! Téléchargez notre guide sur la communication digitale !

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