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Centraliser les données d'une association médico-sociale en réseau

L’ADAPEI 45 est l’association médico-sociale du Loiret affiliée à l’UNAPEI, association nationale née en 1945.

Cette association accompagne des enfants et des adultes présentant des handicaps multiples ainsi que leurs familles. A cet accompagnement s’ajoute une mission de plaidoyer, de militantisme et de représentation politique pour défendre les droits et intérêts des bénéficiaires de l’association.

Utilisatrice d’AssoConnect depuis un an, l’association gère désormais facilement les données de ses membres. Explications avec Julie, chargée de projet et de communication.

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Une association médico-social organisée en réseau

L’ADAPEI 45 a la particularité d’être gérée par les parents des enfants et adultes que l’association accompagne.

Outre l’accompagnement des bénéficiaires et la mission de plaidoyer, l’ADAPEI 45 est également gestionnaire d’établissements et de services. En effet, le Loiret comptabilise 32 établissements et services appartenant à l’association.

Aujourd’hui, 1181 personnes sont accompagnées par l’ADAPEI 45, 670 professionnels s’occupent de cet accompagnement et plus de 400 adhérents cotisent à l’association.

Qualifier l’ADAPEI 45 de “grosse association” n’est donc pas exagéré.

Comment gérer une base de données aussi large et décentralisée ?

Le Loiret étant un territoire vaste, l’association a dû former des divisions territoriales. Ainsi, l’ADAPEI 45 est divisée en 4 zones géographiques (ou délégations).

Bien que nécessaire, cette division territoriale engendre des difficultés au niveau de la gestion de l’association. Ces complications étaient essentiellement de deux ordres : la communication d’une part - d’où la création du poste de Julie -, la gestion de la base de données d’autre part.

Ce second problème est le plus handicapant pour l’association et ses bénévoles qui, souvent débordés, ont rarement le temps de tenir à jour les plusieurs fichiers Excel passant de main en main.

Une solution centralisée et simple d’utilisation était indispensable pour ne pas faire perdre de temps aux différents administrateurs.

À la recherche d'une solution tout-en-un pour une grande association médico-sociale

Le diagnostic est donc posé noir sur blanc : l’association a besoin de se créer une base de données unique et facile à exploiter.

Ainsi, l’ADAPEI 45 lance un appel d’offre et reçoit rapidement 3 propositions : celle d’une ESN, celle d’Eudonet et celle d’AssoConnect.

Le bureau opte rapidement pour AssoConnect.

❝ Le nom AssoConnect nous a parlé “Asso” et “Connect”, c’était ce dont nous avions besoin. Et nous avons découvert un logiciel couteau suisse pour les associations à un prix vraiment imbattable. ❞

L’association se lance dans une période d’essai gratuit avec AssoConnect. La démonstration personnalisée proposée leur a rapidement fait prendre conscience qu’ « AssoConnect fait bien plus » que la simple création d’une base de données.

L’abonnement est lancé en Septembre et des formations sont mises en place dans la foulée pour former l’ensemble de l’équipe associative à l’utilisation du logiciel AssoConnet.

De plus, des référents bénévoles sont nommés afin de paramétrer chacune des fonctionnalités d’AssoConnect pour disposer d’une plateforme prête à l’utilisation. Ce travail est réalisé rapidement et sans difficulté particulière. En effet, en plus des formations, l’équipe de référents apprécie l’aide apportée par les différents articles et vidéos disponibles dans le centre d’aide.

❝ Tout le monde a bien accepté le logiciel. La simplicité d’utilisation et l’ergonomie d’AssoConnect se sont vérifiés par la rapidité de prise en main de l’outil de toute l’équipe associative malgré une inégalité au niveau de la maîtrise des outils informatiques au sein de ces responsables. ❞

Allier autonomie des bénévoles et centralisation des données de l'association

Dans un premier temps, l’ADAPEI 45 créée enfin sa base de données centralisée et accessible à toutes les personnes devant s’y référer.

Ainsi, des groupes avancés sont créés pour chacune des quatre divisions de l’association. Ces groupes avancés permettent à l'ADAPEI 45 d'autonomiser ses antennes en leur mettant à disposition une plateforme complète. Chaque délégation peut alors renseigner ses propres données qui viennent alimenter la base consolidée rassemblant l'ensemble des données de l'association, y compris les 4 divisions géographiques.

L’avantage avec cette solution est que la base de données de l’ADAPEI 45 est alors devenue consultable par tous, ce qui « simplifie énormément les choses » dans la gestion d’une association agissant sur un si vaste territoire.

Identifier de nouveaux bénévoles ou soutiens potentiels grâce à une communication efficace

D’un point de vue de la communication, des campagnes d’emailing ainsi qu’une newsletter sont créées. Sur le module d’Emailing, Julie peut donner un aspect visuel moderne à ses newsletters et campagnes de mail en très peu de temps.

❝ En 30 minutes et très peu de clics, mes campagnes d’e-mailing sont prêtes. AssoConnect nous permet de nous professionnaliser, l’association gagne en crédibilité. ❞

De plus, les statistiques propres à chaque campagne de mails permettent à Julie de déceler certains problèmes au niveau de la communication. En effet, Julie constate que certaines anciennes adresses mails sont fausses ou plus à jour, ce qui lui permet de retravailler la base de données de l’association et s’assurer de sa "propreté".

Par ailleurs, ces statistiques permettent à l’équipe en charge de la communication d’effectuer un suivi précis des emailings. Ainsi, Julie a pu se rendre compte qu’un groupe de personnes s'intéresse à chaque fois aux mails envoyés. Elle les a alors contactées pour pouvoir discuter de leur intérêt pour l’association, ce qu’elle ne faisait pas avant.

Avec une base de données centralisée et accessible facilement ainsi qu’une communication ciblée et moderne, Julie est désormais équipée pour aller un cran plus loin dans la professionnalisation de sa communication. Elle a recruté un stagiaire dont la mission est de collecter un maximum de contacts pour élargir la portée de la communication de l’ADAPEI 45.

L'exploration des autres fonctionnalités du logiciel AssoConnect

Rapidement, l’ADAPEI 45 utilise les autres fonctionnalités incluses dans l’abonnement de l’association à AssoConnect.

Le module de comptabilité est l’un des premiers utilisés pour répondre au besoin d’autonomie des délégations et à celui de consolidation des données comptables au niveau de l’association. Une fois les paramétrages faits, le gain de temps est vite constaté notamment au niveau de la consultation des documents comptables de chacune des délégations.

Petit à petit, l’association se lance aussi dans l’utilisation de l’outil d’événement notamment pour permettre les inscriptions en ligne en proposant des billetteries. L’association l’utilise à la fois pour les événements extérieurs comme les voeux, mais aussi pour facilité l’organisation et le suivi des inscrits à ses Assemblées Générales.

❝ C’est vraiment un gain de temps important pour l’organisation ! ❞

Concernant les adhésions enfin, l’ADAPEI 45 fonctionne jusqu’à présent avec un logiciel en ligne gratuit qui propose aux adhérents de laisser un pourboire mais l’idée est désormais de se servir seulement d’AssoConnect de manière à profiter de l’interconnexion entre les différents modules qui fait gagner un temps précieux.

Quant au site internet, le besoin n’est pas aujourd’hui de refaire celui de l’association avec AssoConnect. Néanmoins, l’ADAPEI 45 compte utiliser le module Site Internet pour créer facilement des blogs pour et avec les utilisateurs. L’idée est que chaque établissement ait son propre blog et que ce blog soit administré par le ou la secrétaire de l’établissement. Ainsi ces différents blogs seraient accessibles uniquement aux parents des enfants et adultes handicapés pour qu’ils puissent avoir accès aux différentes informations.

AssoConnect en quelques mot par l'ADPEI 45

Nous avons demandé à Julie une petite conclusion à notre discussion.

La voici.

❝ Nous avons trouvé dans AssoConnect un logiciel tout-en-un et facile à utiliser. Nous nous rendons compte chaque jour des gains de temps qu’il peut nous apporter. Cela nous permet aussi de voir venir l’avenir sereinement avec un outil qui sera simple à transmettre. Le côté évolutif de l’outil nous plaît aussi beaucoup : AssoConnect semble être une entreprise en mouvement qui évolue grâce aux retours des clients et répond aux besoins émergents. ❞

Un grand merci à Julie d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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Site de l'ADAPEI 45 : http://www.adapei45.asso.fr/

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