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Faires des réunions de travail efficaces dans son association

Vos réunions associatives s’éternisent au point de nuire à la productivité de vos membres ?

Alors il est peut-être temps de mettre en place quelques processus et bonnes pratiques pour assurer des réunions de travail efficaces.

Ni une, ni deux, voici le programme du jour :

Les conseils contenus dans cet article sont issus de notre propre expérience. Avec la croissance rapide de notre équipe, il est devenu indispensable de cadrer nos réunions et mettre en place des processus. Ceux-ci ayant apporté des résultats satisfaisants, nous nous sommes dit qu'ils pourraient vous intéresser !

Nous vous avons concocté un petit kit d'animation de réunions (nous vous en parlons ci-dessous) que nous serons ravis de vous envoyer, il suffit de demander.

Recevoir le kit  d'animation gratuitement

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Les différents types et objectifs de réunions

Votre équipe s’agrandit, vous avez besoin de coordonner les informations qui circulent au sein de votre association ? Dans ce cas, il est temps d’envisager les réunions de travail !

Chez AssoConnect comme dans de multiples structures, nous différencions les réunions en 2 catégories : les actives et les informatives.

Association & réunions informatives

L’objectif de ces réunions est de partager l’information collectivement et en présentiel, plutôt qu’envoyer un mail groupé.

Ainsi, il peut par exemple présenter les avancées sur un projet, la vision de l’association (partagée par un responsable ou un membre au cours d'un pitch mémorable), le brief de l’équipe avant un grand événement, l'annonce d'un partenariat avec un nouveau mécène, etc.

Si l’information est globalement descendante pendant ce type de réunion, rien n’empêche les participants d’être actifs et d’intervenir en posant des questions, au contraire, cela met en lumière les points qui nécessitent d’être approfondis.

Par conséquent, ce type de réunion associative permet de diffuser les informations en même temps avec l’ensemble de l’équipe. Cela vous évite de faire des entretiens individuels ou par petits groupes, donc vous gagnez du temps !

En règle générale, ces réunions associatives rassemblent 10 à 15 personnes, c’est ce qu’on appelle une réunion “one to many” - une communication de masse.

Association & réunions actives

Les réunions actives servent à avoir des échanges, débats et prises de décisions entre pairs - le crédo de ces réunions associatives rime entre dynamisme et interaction !

Concrètement ces réunions associatives sont intéressantes pour faire émerger l’intelligence collective au cœur de votre association. Les différents points de vue des participant (issus de leurs expériences précédentes, leur sensibilité, leur culture, etc.) permettent de trouver collectivement des solutions à un problème posé.

Généralement ces réunions associatives se mettent en place pour : se fixer des objectifs en commun, répartir vos missions de bénévoles, débuter un projet par un brainstorming pour envisager un maximum de possibilités, etc.

Pour ce type de réunion associative, le nombre de participants est plus limité. Généralement, nous sommes autour de 5. Au-delà d’une dizaine de participants, il est indispensable d’avoir un animateur chevronné pour s’assurer de l’efficacité de la réunion.

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Préparer une réunion de travail efficace pour votre association

Dans ce chapitre et les suivants, nous allons essentiellement nous concentrer sur les réunions de travail actives. Nous dédierons prochainement un article sur les réunions passives pour les associations - que vous ne pourrez manquer si vous êtes inscrit à notre newsletter !

 

L’objectif des réunions associatives

Pour le bon déroulement d’une réunion associative, il est nécessaire de comprendre pourquoi elle a lieu. Vous devez identifier son objectif. Autrement dit, à l’issue de la réunion, que souhaitez-vous avoir réalisé ?

L’assimilation de votre vision par l’ensemble de l’association ? Élargir vos actions sur le territoire ? Changer la politique en interne ? C’est à vous de voir en fonction des besoins de votre association.

Faire des réunions pour faire des réunions, mais sans objectif ne sert strictement à rien. C'est le fameux syndrome de la "réunionite" dont le principal bénéfice est... de faire perdre du temps à tout le monde ! Donc éliminez les réunions tenues par habitudes et qui ne servent à rien.

En conclusion, annoncez clairement votre objectif - si faire une réunion n’est pas nécessaire, alors ne la programmez pas.

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Durée de la réunion associative

Voici une règle d'or : déterminez la durée de votre réunion et tenez-vous y à tout prix.

C'est certainement l'une des règles les plus difficiles à tenir mais c'est aussi celle qui vous assure de ne pas vous laisser déborder par les réunions.

Cette manière de procéder favorise grandement votre organisation de travail. Si des sujets complexes nécessitant plus de temps de réflexion font partie de l’ordre du jour, programmez une réunion ultérieure dédiée à chacun des sujets.

De nombreuses études ont tenté de déterminer la durée idéale d'une réunion. La grande majorité recommande 25 minutes. C'est le temps de concentration optimal des personnes.

Vous pouvez aller jusqu’à 50 minutes pour un sujet complexe. Au-delà, vous risquez de perdre une bonne partie de l’attention de vos participants.

Dans ce cas, préférez découper votre réunion en plusieurs petites réunions, plus courtes, pour vous assurer une concentration maximale de la part des participants. Cela a également le mérite de pouvoir convier uniquement que les personnes concernées à ces petites réunions.

La fréquence des réunions associatives

Dans la mesure où vous êtes confronté à avoir plusieurs réunions dans la même journée, évitez de programmer 2 réunions associative à moins de 30 minutes d'intervalle. Sinon, vous manquerez de temps pour vous replonger dans un sujet et ces 30 minutes seront perdues - autant éviter cela.

Deux solutions donc :

  1. soit vous laissez 5 minutes entre les réunions (ça tombe bien lorsque vos réunions durent 25 minutes),
  2. soit vous laissez un laps de temps plus long qui vous permettra de réellement avancer sur d’autres sujets entre 2 réunions.

Sur le temps de travail hebdomadaire, la fréquence de vos réunions associatives doit également vous questionner. Si votre association programme plus de 3 réunions par semaine de façon systématique, posez-vous la question : toutes ces réunions sont-elles réellement nécessaires ?

Optimiser votre temps, c’est vous offrir la possibilité d’avancer sur vos projets associatifs, gardez-le à l’esprit lorsque vous planifierez votre prochaine réunion.

Programmer votre réunion associative

Si vous voulez que les membres de votre association soient présents à votre réunion, vous devrez la planifier judicieusement.

Essayez de choisir des horaires pratiques pour tous. Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

  • soit vous faites en fonction de l’agenda partagé selon les disponibilités,
  • soit vous délibérez. Réunion avec le cerveau frais du matin ? Réunion en fin d'après-midi avec les éléments importants effectués pendant la journée ? Il n'y a pas de solution miracle : faites un tour d’horizon avec votre équipe associative et tranchez !

Ensuite, n’oubliez pas de prévoir une salle adéquate pour accueillir votre réunion d’association – vous vous doutez bien qu’au beau milieu d’un couloir, il sera compliqué de s’entendre…

Rassembler les participants à votre réunion associative

Dans le meilleur des cas, il est souhaitable que les participants soient concernés par 90% des sujets abordés lors de la réunion associative. Sinon il est préférable de diviser la réunion en plusieurs parties.

L’intérêt de réunir uniquement les personnes concernées, a simplement pour but d’optimiser le temps de tous.

Toutefois, vous pouvez faire abstraction de cette règle si une personne souhaite s’inviter à votre réunion associative en tant qu’observateur – à titre de curiosité ou pour un besoin de formation personnelle, les envies peuvent différer et vous pouvez facilement les satisfaire dans cette situation.

Ces différentes étapes peuvent se résumer ainsi :

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La fiche ci-dessous reste en permanence dans nos salles de réunions afin d'aider chacun à ses souvenir de nos règles d'or.

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Les différents rôles des participants d'une réunion de travail

À présent, préparez les rôles de chacun des participants.

Chez AssoConnect, nous avons créé des cartes avec des rôles de manière à ce que chacun ait des responsabilités et que ces responsabilités tournent entre les participants. Cela rend les réunions plus ludiques et participatives.

Le Coach de la réunion d’association

Son rôle est de faire avancer la réunion de manière efficace, de faire en sorte que chacun participe et trouve sa place.

Il commence par sonder l’état de bien-être des participants de la réunion. Sont-ils en forme ? Surchargé de travail ? Épuisé ? Ou tout simplement heureux ? C’est le moment de leur donner la parole en faisant un tour de table, pour que chacun puisse s’exprimer sur son ressenti du moment. C’est ce que nous appelons un “tour de météo” chez AssoConnect.

Chacun y répond de manière très concise avec un code couleur :

  • vert : tout va pour le mieux,
  • orange : c’est mitigé,
  • rouge : rien ne va plus…

La météo permet d’identifier si certains membres de votre association sont en difficultés avant d’entrer dans le vif du sujet de la réunion. En cas de “météo rouge” pour un participant, vous pouvez voir s’il est possible de le soutenir sur un sujet problématique ou éviter de “charger la barque” alors que la personne est déjà en difficulté.

Une fois ce (rapide) tour d’horizon fait, la réunion peut commencer paisiblement.

La mission du coach est alors de :

  • aborder les sujets un à un comme prévu dans votre feuille de route de réunion partagée précédemment,
  • débattre et confronter les arguments sur chaque sujet,
  • trancher sur une décision.

De plus, s’il y a débordement, ça sera à lui de recadrer l’équipe si nécessaire pour rester focalisé sur l’objectif de la réunion : seuls les sujets marqués à l’ordre du jour sont abordés. Cela évite de s’éparpiller et de risquer de dépasser le timing prévu de la réunion.

Bien entendu tout le monde n’est pas forcément très à l’aise avec ce rôle au début. Mais en ayant un brin de bienveillance, les membres de l’association peuvent s’entraider et se conseiller. Nous le constatons chaque jour : chacun est capable d’endosser le rôle coach d’une réunion.

Chez AssoConnect, chaque réunion se termine par une note individuelle à main levée de 0 à 5. L’objectif : s’améliorer en continu et s’assurer des réunions de travail efficaces. Les personnes ayant donné des notes très différentes peuvent expliquer rapidement les éléments qui ont déterminé la note. Plusieurs éléments peuvent entrer en ligne de compte : des échanges trop longs ou trop rapides, une mauvaise répartition de la parole, le manque de pertinence de certains sujets, etc.

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Le Secrétaire de la réunion d’association ou “Scribe”

“Voilà Otis, mon scribe. C’est celui qui scribe tout”.

N’en déplaise à Numérobis, dans les réunions, le Scribe ne retransmet par l’intégralité des échanges - heureusement pour lui, sinon, il n’aurait pas le temps de participer.

Néanmoins, son rôle est important, il consiste à :

  • retranscrire votre réunion d’association de façon non exhaustive et synthétique sur : les prises de décisions et les différents points de vue de chacun,
  • l’enregistrer et le mettre en ligne dans un dossier partagé – de nombreux outils collaboratifs comme Dropbox font amplement l’affaire !

La retranscription doit être succincte pour que le Scribe puisse lui aussi participer pleinement aux échanges sur les différents sujets abordés.

Lorsque vous avez beaucoup d’informations échangées pendant une réunion d’association, ces informations vous seront utiles pour les réutiliser ultérieurement (consulter par exemple qui a été affecté sur une mission ou une autre).

Avoir un Scribe dans votre réunion d’association a de nombreux avantages, dont celui qu’il permet aux autres participants de ne pas avoir besoin de prendre de notes. Il n’est donc pas indispensable d’avoir son ordinateur, ce qui n’est que bénéfique sur la concentration de chacun.

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Le Maître du temps ou “Time keeper”

Le participant ayant le rôle de Maître du temps pendant la réunion d’association a pour mission :

  • d’évaluer le temps de chaque sujet abordé,
  • annoncer le temps restant – ex : à la moitié de la réunion pour donner une échelle de durée à l’ensemble de l’équipe,
  • veille également au respect du début et de la fin de la réunion d’association.

Rester dans le temps imparti prévu au départ est primordial pour que chacun puisse remplir ses missions correctement.

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Les cartes bonus

Outre les cartes de rôles, d’autres cartes existent pour aider à faire passer les messages. Si elles ne sont pas indispensables, elles peuvent s’avérer utiles, notamment lors de discussions animées. Vous pouvez les considérer un peu comme des cartes “Joker” d’un jeu de cartes classique.

Ces cartes sont à disposition de l’ensemble des participants. Elles sont placées au centre de la table de réunion et peuvent être utilisées (avec bienveillance) à n’importe quel moment de la réunion.

  • Carte Parking : le participant l’utilise pour indiquer aux membres du groupe que le sujet ne concerne pas cette réunion. Proposez alors de mettre ce sujet à l’ordre du jour d’une prochaine réunion (qui sera également préparée, etc.).
  • Carte Too fast : le participant utilise cette carte pour indiquer que les échanges vont trop vite et qu’il faudrait ralentir la cadence pour ne passer à côté d’aucune information.
  • Carte Too long : le participant l’utilise lorsqu’il estime qu’on passe trop de temps sur un sujet qui n’en nécessite pas autant. Elle incite à aller à l’essentiel pour ne pas dépasser le temps imparti.

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Vous l’aurez compris, l’anticipation est la clé du succès pour tenir des réunions d’association efficaces.

Cette préparation doit être mûrement réfléchie avec l’ensemble de l’équipe. C’est essentiel, afin que chacun y adhère et s’investisse au maximum dans les choix d’organisation interne de votre association.

N'hésitez pas à demander notre kit de réunion : vous pouvez vous en servir tel quel ou vous en inspirer pour créer vos propres règles du jeu !

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A présent, vous avez toutes les cartes en main pour tenir des réunions associatives efficaces, alors bonnes réunions !