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Comprendre le journal comptable de son association

Vous êtes trésorier ou dirigeant d'association ? Ne passez pas votre chemin, cet article est fait pour vous ! Il vous explique tout du journal - document comptable obligatoire de la comptabilité d'une association.

Voici le programme :

Vous êtes prêt à en découdre ? Vamos !

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Le journal comptable d’une association

Le journal comptable retrace toutes vos opérations dans l’ordre chronologique. Vous pouvez considérer que c’est l’historique de l’ensemble de vos écritures comptables sur votre période comptable.

Sur l’écriture comptable de votre journal vous retrouvez les éléments suivants :

  • type de journal comptable,
  • date de la transaction,
  • libellé de l’écriture comptable,
  • tiers : personne avec qui la transaction a eu lieu,
  • numéros des comptes comptables mouvementés : les débits et crédits en mouvement sur les différents types de comptes comptables de classe 1 à 8,
  • le montant de l’opération.

Ainsi, toutes les écritures comptables de votre association sont répertoriées dans votre journal chronologiquement, au cours de l’exercice comptable.

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Les types de journaux comptables de votre association

Parmi tous les journaux comptables, un seul est obligatoire : le journal général.

Les autres types de journaux sont secondaires, on les appelle les journaux auxiliaires. Ils vous permettent de classifier chaque opération de l’association : dépenses, recettes, compte bancaire, compte de caisse, etc. C’est une liste non exhaustive, nous allons simplement détailler les plus utilisés dans le secteur associatif.

Journal Général de votre association

Le journal général est très utile pour avoir un aperçu global des écritures comptables de votre association. Très simplement, il permet de centraliser toutes vos écritures comptables au même endroit.

Journal Général = Totalité des Journaux Auxiliaires

Donc, si vous avez plusieurs journaux auxiliaires (exemple : journal de caisse, journal achats, journal ventes, journal opérations diverses, etc.), vous retrouvez toutes les écritures comptables dans le journal général.

Journaux de Trésorerie de votre association

Les journaux de trésorerie, contiennent toutes les transactions liées aux différents comptes de votre association.

Par conséquent, vous pouvez avoir différents journaux de trésorerie en fonction du nombre de comptes associatifs que vous possédez.

Exemples de journaux de trésorerie comptable :

  • Journal Banque – Compte courant
  • Journal Banque – Livret A
  • Journal Caisse – Compte courant
  • Journal Caisse – Livret A
  • Journal Compte en ligne

Les 3 premiers exemples cités ci-dessus sont utilisés par la majorité des structures qui tiennent une comptabilité d’entreprise, du secteur marchand ou non.

Le journal de compte en ligne est couramment utilisé par les associations qui collectent les adhésions en ligne par exemple.

En effet, lorsque vous faites une campagne d’adhésion en ligne, votre futur adhérent atterrit sur le site internet de votre association. Puis, il paye sa cotisation, l’argent est stocké auprès d’une banque en ligne. Ensuite, vous pouvez récupérer les fonds de votre collecte, et les transférer sur votre compte courant associatif.

En outre, avec le journal de compte en ligne, vous pourrez vous repérer chronologiquement toutes les transactions de vos adhérents avec succès !

Journal d’Achats de votre association

Le journal d’achats englobe l’ensemble des dettes contractées par votre association, qu’il s’agisse de dépenses :

Ces coûts sont inscrits sous forme d’écriture dans votre journal d’achat comptable.

Concrètement vous obtenez ceci :

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Voici les différents éléments :

  • journal AC : journal d’achats,
  • pièce : numéro de transaction,
  • date : date de l’opération,
  • intitulé : indique la référence de l’opération,
  • membre ou tiers : la personne tierce avec qui la transaction a eu lieu,
  • comptes : ce sont les comptes de classes comptable en mouvement,
  • débit : dépense de l’opération sur le compte de classe comptable “661600” (rattaché aux intérêts bancaires et opérations de financement),
  • crédit : cette dépense concerne une opération liée au compte de classe comptable “401000” (achat auprès de “fournisseurs divers”).

Comme vous l’observez dans l’exemple de ce journal comptable, il est très utile pour identifier la provenance de vos factures. Ainsi, vous pouvez repérer et retracer une anomalie dans vos dépenses associatives.

Journal des Ventes de votre association

Le journal des ventes permet d’enregistrer toutes vos recettes au cours de votre exercice comptable. 

Par conséquent, cela inclut les recettes de :

  • biens : matériels divers, œuvres d’art, pâtisseries…
  • services : billetteries, prestations de conseils, adhésions, animations…

Regardons en image !

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Le journal des ventes est assez similaire au journal d’achat, nous ne détaillons pas tous les éléments puisque vous les avez dans la partie précédente :

  • journal VT : journal des ventes,
  • débit : recette de l’opération sur le compte de classe comptable “467000” (rattachée au tiers),
  • crédit : cette recette concerne une opération liée au compte de classe comptable “701000” (recette des “ventes de produits finis”).

Si vous avez des clients récurrents, le journal des ventes vous permet de les identifier. C’est l’occasion pour votre association de leur proposer des prestations prestigieuses pour accroître vos profits. Ainsi, ces bénéfices supplémentaires générés contribueront à financer vos missions associatives.

Journal des Opération Diverses de votre association

Le journal des opérations diverses, plus communément appelé journal OD, intègre 2 catégories d’opérations d’écritures comptables :

  • OD centralisatrices : la paie de vos salariés d’association, la collecte de TVA si vous y êtes assujetti, les amortissements …
  • OD réparatrices : si une erreur a eu lieu dans vos écritures comptables, c’est à l’aide du journal OD que vous y remédiez. Supposons que vous avez enregistré un surplus de recettes. Pour régler l’écart dans votre comptabilité, il vous suffit de solder le compte en ajoutant une nouvelle écriture comptable avec : le journal OD réparatrice.

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Les personnes concernées par le journal comptable de votre association

Evidemment, comme tout document comptable, le journal comptable est utile en premier lieu au trésorier de l’association.

Mais ce n’est pas la seule personne de l’association pour qui le journal comptable est intéressant. Dans la mesure où il permet d’identifier rapidement les tierces personnes avec lesquelles vous avez effectué des transactions, le journal comptable peut apporter de l’information intéressante aux membres qui gèrent les transactions.

Ainsi, les dirigeants d’association, mais aussi le responsable des dons et des adhésions ou encore les chefs de projets peuvent se référer au journal comptable.

Si vous gérez votre comptabilité sur AssoConnect, vous pouvez ouvrir un accès administrateur à la comptabilité en consultation seule. Ainsi, ces administrateurs ne pourront pas saisir d’écritures comptables mais pourront consulter les différents journaux de l’association.

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Le journal comptable sur AssoConnect

Comme vous le savez, AssoConnect travaille main dans la main avec les associations. Ainsi, pour permettre aux trésoriers de gérer au mieux la comptabilité de leur association, nous avons personnalisé le journal comptable afin qu’il s’ajuste précisément au secteur associatif.

Les journaux comptables vus précédemment sont bien évidemment présents sur AssoConnect. Mais en plus, vous y retrouvez les journaux auxiliaires suivants :

Journal des Contributions Volontaires en Nature

Le journal des contributions volontaires en nature vous offre la possibilité de mettre en valeur les dons en nature ce qu’elle reçoit de manière volontaire, sans contrepartie, et qui ont un impact significatif sur l’association.

Si vous cherchez plus d’informations sur les contributions volontaires en nature, je vous invite à (re)lire cet article dédié au sujet : Contributions Volontaires en Nature : ce qu’il faut savoir.

Cette démarche est très importante pour faire valoir certains statuts d’association, notamment celui d’être reconnu d’utilité publique.

Très simplement, vous devez effectuer une saisie comptable : Comptabilité > Saisie > Contribution Volontaire en Nature. Ensuite vous n’avez plus qu’à entrer les informations comme cité ci-dessous.

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Lorsque vos données sont enregistrées, vous pouvez retrouver vos dons en nature dans le journal des contributions volontaires en nature : Comptabilité > Documents > Journal > Contribution Volontaire en Nature.

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Grâce à ce système personnalisé, vous pouvez identifier vos grands donateurs, les bénévoles les plus fidèles et investis dans votre association, etc.

Journal A-nouveaux de votre association

Quant au journal des A-nouveaux, il vous sera essentiel pour suivre vos comptes de bilan associatif.

Pour rappel les A-nouveaux sont des créances, dettes et toute la trésorerie restante à la fin de l’exercice comptable précédent. De fait, c’est le solde de départ du nouvel exercice comptable.

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À l’aide du journal comptable, vous pouvez gérer pleinement vos projets associatifs.

En effet, ce document comptable vous permet de vérifier en détail chaque écriture comptable, les classer chronologiquement, et par thématique.

Ce sont des données précieuses pour une meilleure gestion associative !

Pour aller plus loin dans la compréhension de la comptabilité d'association, téléchargez le guide complet du parfait trésorier d'association !

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