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Gérer facilement une communauté religieuse internationale

Gérer facilement une communauté religieuse internationale

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La Conférence Catholique des Baptisés Francophones a vu le jour en 2009. À l’origine de cette association, deux femmes souhaitant se battre pour l’égalité des droits entre les hommes et les femmes au sein de l’Église Catholique.

Dix ans plus tard, forte de 600 membres et 10 000 sympathisants, la Conférence Catholique des Baptisés Francophones est présente dans de nombreuses régions en France et dans le monde (Belgique, Canada, Suisse).

Gérer ce réseau conséquent et éparpillé est devenu un casse-tête pour les dirigeants de l’association qui se sont mis en quête d'une solution pérenne pour la gestion de leurs membres. C’est ainsi qu'en février 2018, la Conférence Catholique des Baptisés Francophones adopte AssoConnect.

Nous avons interviewé Jacques JOSEPH, bénévole responsable des moyens informatiques de l'association.

Gérer une communauté associative dispersée : un challenge de taille

Avec les années et le développement de sa communauté, l'association fait face à une problématique majeure : comment gérer ses membres éparpillés dans plusieurs régions du monde ?

Trouver une solution pour maintenir le lien avec les membres et collecter les adhésions est alors une question de survie pour l'association.

❝ Il fallait se débarrasser de notre gestion archaïque des chèques de cotisations, ce n'était plus tenable. ❞

Gérer des centaines de chèques d'adhésion est trop chronophage et énergivore pour l'équipe associative, mais également pour les adhérents. Le manque de simplicité provoque une baisse des cotisations qui se répercute directement sur la trésorerie de l’association.

Décision est donc prise de chercher une solution digitale, plus efficace et facile pour les bénévoles. Ces derniers – Jacques en tête – gardent à l'esprit la nécessité absolue d'apporter une solution conviviale aux membres et sympathisants qui ont une maîtrise inégale des outils numériques.

De plus, cette solution allait devoir s’inscrire dans le temps. Il fallait un outil simple d’utilisation qui puisse permettre aux membres dirigeants de l’association de le transmettre d’année en année.

A la recherche de la solution de gestion parfaite pour l'association religieuse

L'équipe de la Conférence Catholique des Baptisés Francophones est méthodique. Plutôt que d'adopter le premier logiciel venu, elle se lance dans une comparaison approfondie des solutions existantes.

Puis plusieurs solutions digitales sont testées, et se révèlent plus ou moins concluantes.

CiviCRM apparaît d'abord comme une solution envisageable. CRM puissant, il nécessite cependant d'être interfacé avec le site internet de l’association géré avec Drupal. Les dirigeants de l’association font donc appel à un cabinet spécialisé pour mettre en place cette liaison.

❝ On risquait de se retrouver avec une nouvelle usine à gaz, difficile à contrôler et peu durable. On a alors écarté cette solution. ❞

L’association envisage d’autres solutions du marché des CRM gratuits, efficace pour des campagnes de dons ponctuels ou d’évènements mais qui à l’usage présentent de nombreuses limites en termes de gestion des membres et de la communauté – besoin essentiel de l’association.

Enfin, Jacques découvre AssoConnect.

La simplicité affichée concernant la gestion des adhésions, le suivi et les moyens de paiement le convainquent d’essayer gratuitement le logiciel pendant 30 jours. La démonstration personnalisée avec une personne de l’équipe lui permet d’apprécier les aspects tout-en-un et conviviaux de la solution.

Accompagner les adhérents dans la transition digitale de l'association

Convaincu par sa période d’essai, le bureau de l'association souscrit à un abonnement annuel avec AssoConnect. Du fait de sa simplicité d'utilisation, le logiciel est vite pris en main par l’équipe dirigeante qui voit en AssoConnect une solution pérenne.

Rapidement, la première campagne d’adhésions avec la possibilité de payer en ligne est mise en place.

Pour rassurer ses membres, la Conférence Catholique des Baptisés Francophones lance une vaste opération de communication concernant l’utilisation d’AssoConnect. Elle explique non seulement les bénéfices apportés par AssoConnect, mais surtout elle présente pas-à-pas la manière d'adhérer en ligne, de retrouver ses reçus, ses informations, etc.

Les résultats ne se font pas attendre : en 6 mois, la liste des adhérents se repeuple, les cotisations en ligne affluent et rassurent les responsables de l'association quant aux risques de trésorerie. La collecte des adhésions est beaucoup plus rapide qu'avant AssoConnect – autant de temps consacré à l'animation de la vie associative.

Les adhésions en ligne nous ont permis de sortir d'une zone d'angoisse côté trésorerie ! ❞

Ainsi avec AssoConnect, les flux financiers de l'association sont stabilisés.

L’exploration de nouvelles fonctionnalités du logiciel

Pas question de s'en tenir uniquement aux adhésions : la Conférence Catholique des Baptisés Francophones se lance dans l'exploration des autres fonctionnalités d'AssoConnect

Après les adhésions, place au module Site internet ! L'association disposant déjà d'un site vitrine pour sensibiliser le grand public à sa cause, la possibilité offerte par AssoConnect de créer un "autre" site est envisagée pour créer une interface dédiée aux adhésions. Elle permet d’offrir aux adhérents un intranet réservé sans alourdir le site vitrine et est une porte d'entrée privilégiée à toute personne souhaitant rejoindre ou soutenir l'association.

C'est ensuite à l'assaut du module de communication du logiciel que se lance l'équipe associative. En offrant une interface simple, cet outil d'AssoConnect permet à l'association d'envoyer des communications ciblées et efficaces par email. L'équipe associative y retrouve ses différentes listes de diffusion ainsi que des indicateurs de performance utiles.

Après les adhésions, la gestion des membres, le site internet et le module communication, quelle est la suite ?

Jacques a sa petite idée sur la question.

Depuis un an, la trésorière de l’association constate le gain de temps apporté par le logiciel. Le module Comptabilité étant relié aux adhésions, dons, gestion des événements etc., il enregistre automatiquement les écritures comptables liées à ces opérations. La trésorière commence donc à se familiariser avec l’outil, l’objectif étant de l’utiliser pleinement et d'assurer une passation fluide avec les prochaines personnes en charge de la comptabilité.

Site de la Conférence Catholique des Baptisés Francophones : https://baptises.fr/.

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