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Corinne Dardelet
Le 10 avril 2019
Comment rédiger le cahier des charges de votre projet digital ?

Comment rédiger le cahier des charges de votre projet digital ?

Votre association, réseau ou fédération est sur le point de se lancer dans un projet digital ambitieux ? Rapidement se posera l’épineuse question du cahier des charges.

Il est essentiel à la structuration et au développement de votre projet : c’est sa colonne vertébrale. Utile aussi bien lorsque vous développez votre solution en interne ou en externe (en faisant appel à une SSII, en lançant un appel d’offre, un marché public, etc.), le cahier des charges vous oblige à définir de manière extrêmement précise vos besoins et contraintes.

A moins d’être Chef de Produit, l’exercice n’est pas simple. Voyons donc ensemble les grandes parties de votre cahier des charges, à savoir :

En fin d'article, nous vous partageons les règles d'or générales à garder impérativement en tête lorsque vous vous prêterez à l'exercice.

Pour résumer cet article et vous accompagner au mieux dans la rédaction de votre cahier des charges, nous avons élaboré pour vous un kit de cahier des charges. Vous le voulez ? Il suffit de le demander !

Télécharger le kit de cahier des charges

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Le contexte du projet et la présentation de votre structure

Difficile de cerner un projet sans comprendre le contexte dans lequel il est pensé et sera développé.

Commencez donc par exposer ce contexte général. Il ne s’agit pas de raconter l’ensemble de l’historique de votre association, mais simplement les éléments importants dans le cadre du projet afin qu’une personne extérieure puisse le comprendre.

Mission

Quelle est la mission de l’association ? Quelle est sa raison d'être ? Quelles sont ses parties prenantes ?

Décrivez simplement ces éléments en manière claire et factuelle.

Structuration de l'association

Comment se structure votre association ? S’il s’agit d’un réseau associatif, comment est-il organisé ? Quels sont les liens entre la tête de réseau et les associations affiliées ? Sur combien de niveaux votre réseau est-il organisé ?

Si le projet concerne une partie de votre association, ou un service uniquement, vous pouvez détailler la manière dont est organisée l’équipe et ses liens avec les autres services ou équipes. Qui sont les contacts clés pour le projet ? Qui seront les interlocuteurs privilégiés du prestataire ?

Chiffres clés

Là encore, inutile de détailler l’ensemble de votre rapport d’activité.

Indiquez les chiffres clés qui donnent un bon ordre de grandeur de l’ampleur du projet : le nombre de personnes dans votre association ou réseau, le nombre de personnes potentiellement impactées par le projet, etc.

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Les enjeux globaux et objectifs du projet digital

Quels sont les enjeux autour du projet digital pour votre association ?

Si vous lancez un projet digital, c’est que certaines choses sont aujourd’hui inexistantes, bloquantes ou nécessitent d’être optimisées.

Pour rédiger votre cahier des charges, détaillez les implications de ces blocages et ce qui est attendu du projet. Que permettra la solution en préparation ? Quels sont les changements attendus ? Et à quelle échéance ?

Les objectifs principaux et secondaires du projet digital

Tout vous semble prioritaire et urgent ? Pourtant, si vous prenez votre temps pour réfléchir à ces objectifs, tout n’est pas prioritaire.

L’important est donc de se focaliser sur 1 ou 2 gros objectifs.

Définir ces objectifs mettra en lumière votre besoin ou votre enjeu principal.

Détaillez les objectifs principaux et les objectifs secondaires. Les objectifs ne doivent pas être des fonctionnalités mais bien la réponse à un besoin.

Si vous avez du mal à les définir, posez-vous la question suivante : “Lorsque le projet sera livré, que pourront faire les utilisateurs de la solution qu’ils ne peuvent pas faire aujourd’hui ?”

Historique et état actuel du chantier digital

Si des choses ont déjà été entreprises ou mises en place par le passé pour répondre à cet objectif, vous pouvez les détailler rapidement.

Cela permettra de comprendre l’état de maturité du projet, s’il y a des éléments existants à prendre en compte, si certains éléments ont été bloquants par le passé, etc.

Exemple :

  • Projet : Développement d’une base de données centralisée pour la fédération
  • Contexte : aujourd’hui, les membres sont gérés de manière éparse, par plusieurs personnes de l’équipe sur plusieurs outils et tableaux. Il est impossible d’avoir une vision claire sur les membres de notre fédération.
  • Enjeux : avoir une connaissance exacte du nombre d’adhérents, de membres, de licenciés, etc., information de laquelle dépendent d’importants financements.
  • Objectif principal : centraliser l’information de manière à en tirer des statistiques fines.
  • Objectif secondaire : pouvoir communiquer efficacement avec les membres.
  • Historique : 3 tentatives de centralisation de l’information par le passé. Toutes se sont soldées par des échecs par manque de ressources mobilisées en interne.

Liste des besoins

Un bon cahier des charges doit contenir une liste de besoins, plutôt qu’une liste de fonctionnalités.

Les fonctionnalités seront les solutions apportées par le prestataire face aux besoins exprimés. Elles pourront être différentes d’un prestataire à l’autre, mais elles répondront toujours au même besoin. Voilà pourquoi l’approche par les besoins est si importante !

Essayez de ne pas trop rentrer dans les détails : cela risquerait de perdre les prestataires qui ne sont pas au quotidien avec vous. Vous aurez l’occasion de creuser le sujet lors de vos futurs échanges avec le prestataire. Faites-lui confiance : il a de l’expérience et est capable d’explorer les besoins avec vous.

Comprendre exactement votre organisation repose donc sur vos besoins, vos habitudes, vos process et non la description des fonctionnalités que vous attendez.

En amont de la rédaction du cahier des charges, menez des entretiens avec vos utilisateurs pour identifier les points de blocage actuels et les besoins sous-jacents. Cela est également le meilleur moyen de les impliquer sur le long terme et d’anticiper la conduite du changement.

Exemple :

“Développement d’une base de données centralisée pour la fédération”

Contexte : aujourd’hui, les membres sont gérés de manière éparse, par plusieurs personnes de l’équipe sur plusieurs outils et tableaux. Il est impossible d’avoir une vision claire sur les membres de notre fédération.

Liste des besoins :

  • pouvoir contacter directement les adhérents pour leur envoyer une relance,
  • pouvoir faire le suivi de mes adhérer et savoir en temps réel qui est à jour de ces paiements,
  • pouvoir trier mes adhérents par localité,
  • pouvoir organiser mes adhérents selon plusieurs critères : adhérents / bénévoles , adhérents et membres d’un groupe d’activité, etc.

Priorisation des besoins

Connaître ces besoins ne signifie pas que tous sont indispensables, d’où l’intérêt de bien les identifier.

Séparez l’indispensable du superflu.

Pour chaque besoin identifié, posez-vous les questions suivantes : quelle est la conséquence si ce besoin n’est pas adressé ? Est-ce que ces besoins répondent bien à la mission de l’association ?

Cela vous permettra de faire le tri : mieux vaut une solution répondant aux besoins indispensables qu’une usine à gaz complexe, impossible à utiliser, dont la moitié des fonctionnalités est accessoire.

Exemple :

“Développement d’une base de données centralisée pour la fédération”

Contexte : aujourd’hui, les membres sont gérés de manière éparse, par plusieurs personnes de l’équipe sur plusieurs outils et tableaux. Il est impossible d’avoir une vision claire sur les membres de notre fédération.

Besoin principal : pouvoir faire le suivi de mes adhérents et savoir en temps réel qui est à jour de ses paiements.

Besoins secondaires :

  • pouvoir trier mes adhérents par localité,
  • pouvoir contacter directement les adhérents pour leur envoyer une relance,
  • pouvoir organiser mes adhérents selon plusieurs critères : adhérents / bénévoles, adhérents et membres d’un groupe d’activité, etc.

Créer une grille de réponses Excel aux besoins

Lors de la rédaction de votre cahier des charges, prévoyez une grille avec l’ensemble des besoins par ordre de priorité. Cela permet de standardiser les réponses des fournisseurs et de comparer leurs avantages respectifs.

Faites apparaître des catégories au sein de votre grille comme des grandes thématiques : gestion des membres, accès administrateurs, gestion des cotisations, besoins transversaux, etc.

Retrouvez dans notre kit gratuit de rédaction de cahier des charges un exemple de grille de réponses aux besoins.

je demande mon kit de cahier des charges

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Les points de vigilance de votre projet digital

Problématiques spécifiques à l’association

Evidemment, chaque structure - association en réseau, fédération, grande association - a ses spécificités. La vôtre ne déroge certainement pas à la règle.

Identifiez vos spécificités, en lien avec votre manière de fonctionner et les enjeux du projet digital que vous envisagez.

Ces spécificités peuvent être aussi bien en lien avec les ressources humaines (ex : réticence à l’utilisation de nouveaux logiciels, télétravail fréquent, équipes éparpillées sur le territoire) qu’avec la culture (ex : fort cloisonnement entre les entités, peur de partager de l’information) ou encore les contraintes logistiques (ex : difficultés d’accès à une connexion internet de qualité).

En bref, décrivez les besoins qui se cachent derrière ces fonctionnements spécifiques. Cela permettra aux prestataires de se projeter dans votre organisation avec ses moyens et de s'y adapter.

Attentes détaillées liées à ces problématiques

Une fois les problématiques spécifiques identifiées, il ne s’agit une nouvelle fois pas de toutes les lister.

Détaillez uniquement les attentes liées à ces problématiques dans le cas de celles qui impactent fortement le projet.

Limitez-vous à 2 ou 3 spécificités fortes.

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L'accompagnement au changement de votre projet digital d'association

L’appréhension face au changement est inhérente à l’humain.

Beaucoup de personnes seront impactées par le changement d’organisation ou de logiciel ? Pas de panique, prenez le temps de bien impliquer les parties prenantes dès le démarrage du projet.

Cela vous permettra d’identifier dès le début les points de blocages et les réticences. Plus tôt vous les prenez en compte, mieux le projet sera partagé et accepté par tous.

Posez-vous la question suivante : quelles conditions sont requises pour que tout le monde adopte la nouvelle solution ?

Il s’agit généralement de formation et de communication.

Explorez les formes que l’accompagnement pourrait prendre, elles sont diverses : formation en présentiel, webinaires, centre d’aide, vidéos de tutoriel, personnes ressources en interne, etc.

L’accompagnement au changement ne dépend pas uniquement du prestataire avec lequel vous développerez votre projet digital.

Il est indispensable de mobiliser des ressources humaines au sein de vos équipes. Il peut s’agir d’un ou plusieurs référent(s) qui seront des interlocuteurs privilégiés pour le lancement, le développement et l’appropriation de la nouvelle solution digitale.

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Règles d’or générales du cahier des charges

Je vous l'accorde, l’ensemble des points détaillés ci-dessus peut être un peu effrayant.

Si tous ne sont pas à détailler dans votre cahier des charges, ils constituent un travail préparatoire indispensable pour être sûr de ne rien oublier d’essentiel.

Lorsque vous rédigez votre cahier des charges, gardez en tête les principes suivants.

Etre concis

Inutile d’écrire un roman : préférez la concision, tenez-vous en à l’essentiel. Cela vous oblige à faire le tri. Ainsi, vous n’éparpillez pas les idées et évitez de mettre en avant choses accessoires.

Cela vous assure de trouver un produit fonctionnel répondant à vos besoins principaux.

Parler de besoins plutôt que de fonctionnalités

Il est essentiel à nos yeux d’insister sur ce point.

Cela peut paraître étonnant, mais le prestataire qui répond à votre cahier des charges est plus à même de savoir ce qui répondra à vos besoins que vous ne l’êtes. En revanche, vous seul êtes capable de détailler ces besoins.

Chacun son domaine d’expertise : vous connaissez les besoins, le prestataire apporte les réponses sous forme de fonctionnalités.

Priorisation : éléments importants vs. secondaires

Comme dans tout projet, il est impossible de tout attaquer de front.

Comme nous l’avions expliqué dans la méthode agile, commencez par vous concentrer sur l’essentiel, l’indispensable. Ce sera votre point de départ.

Evidemment, de nombreux besoins doivent trouver une réponse mais tous ne sont pas en “top priorité”.

Il s’agit donc d’éviter à tout prix de vous lancer dans un développement lourd qui passerait à côté des besoins essentiels et se concentrerait sur des besoins plus accessoires.

Lorsque vous construisez votre cahier des charges, vous pouvez pondérer les différents chantiers puis les besoins de chacun des chantiers. Faites simple :

  • priorité 1 = priorité haute,
  • priorité 2 = priorité moyenne,
  • priorité 3 = priorité basse.

Itération et co-construction avec vos équipes et les prestataires

Prenez en compte les échanges et itérations prévues au sein de votre équipe (avec les utilisateurs de la solution) et avec le prestataire que vous aurez choisi.

Co-construire un projet nécessite de se poser les bonnes questions et de partager clairement les objectifs. Pourquoi est-ce important ? Que souhaitons-nous obtenir comme résultat ? Avons-nous besoin de l’adhésion de tous les membres ?

Itérer consiste à procéder par phase en validant des acquis au fur et à mesure. Cela vous permettra de :

  • Définir clairement un besoin complet et partagé par l’ensemble des personnes concernées,
  • Mettre en lumière des points de blocage en amont (nous vous renvoyons vers les principes et les bienfaits de la méthode Agile pour cela),
  • Valorisation de vos membres et des parties prenantes au projet.

Soyez patients et prenez le temps nécessaire à toutes ces étapes - Rome ne s’est pas faite en un jour.

Gardez en tête que votre objectif premier est de mettre à plat vos process et de comprendre les besoins de votre organisation et de vos membres.

Pour mener à bien ces réflexions, aidez-vous d’outils collaboratifs.

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Le cahier des charges concentre l’essentiel des réflexions menées en amont de votre projet digital. Il retranscrit les éléments essentiels au succès du projet et pose le cadre qui permettra de trouver la meilleure réponse possible à votre problématique.

Sa rédaction est l’aboutissement d’un long travail d’échanges et de réflexions avec les personnes impactées et intéressées par le projet que vous souhaitez mettre en place.

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L’important est donc de ne pas perdre le cap !

N’hésitez pas à nous solliciter au travers des commentaires ci-dessous si vous avez besoin d’aide.

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