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Comprendre la balance comptable de votre association

6 avril 2020

Les nouveaux trésoriers peuvent parfois être désorientés face aux différents documents comptables qu'exige la gestion d'une association. Pour vous éclairer, nous dédions un article sur la balance comptable des associations.

Comme au sein d’une entreprise, la balance comptable vous permet de repérer immédiatement les éventuelles erreurs de saisie commises au cours de votre exercice comptable. Si ce document n’est pas obligatoire, il reste très utile dans la vérification de vos comptes associatifs !

Regardons tout cela de plus près :

A la fin de cet article, vous trouverez également un bref récapitulatif.

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A quoi sert la balance comptable d’une association ?

La balance comptable d'association, c’est quoi ?

Pour en proposer une définition, nous pouvons dire que la balance comptable présente les soldes créditeurs et débiteurs sur la période de l'exercice, il s’agit d’un résumé de votre grand livre.

A partir des informations de ce grand livre, la balance comptable permet de contrôler vos saisies sur l’ensemble des comptes de l’association par le biais de la balance générale.

Pour comprendre à quoi correspondent ces comptes, vous pouvez vous référer au plan comptable associatif auquel nous avons dédié un article complet.

Balance générale comptable

Elle regroupe l’ensemble des comptes de la classe 1 à 8.

On y retrouve les éléments suivants :

  • le total de chacune des classes de comptes – ex : classe 7 pour les adhésions,
  • le numéro de compte – ex : 756000,
  • le libellé du compte – ex : Adhésions,
  • le total des débits du compte,
  • le total des crédits du compte,
  • et le solde des comptes qui correspond au total général.

Cette balance permet de déterminer si toutes les saisies comptables de votre association ont été effectuées correctement.

incoherence-balance-comptable-associationCorinne est sur le point de résoudre
une incohérence dans sa comptabilité

Il s’agit donc d’un outil de contrôle de cohérence des écritures comptables, et d’identification des éventuelles anomalies ou incohérences.

Vous avez des incohérences lorsque :

  • le cumul débit est inférieur au cumul crédit
  • le cumul débit est supérieur au cumul crédit

Votre association est à l’équilibre quand vous avez la formule magique : Total Débit = Total Crédit.

Cela signifie qu’il n’y a aucune erreur dans l’enregistrement des comptes des écritures enregistrées – vous pouvez être fier de votre trésorier !

Dans le cas contraire, il faudra vous retrousser les manches et trouver d’où vient la faille. En réalité, ces erreurs de saisies surviennent particulièrement lorsque vous faites votre comptabilité sur Excel.

En règle générale, le problème n'a pas lieu d'être lorsque vous utilisez un logiciel comptable pour votre association : il comprend et vous prévient lorsqu’une incohérence apparaît.

Voilà en image ce que l’on obtient au cours d’un exercice comptable.

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Cela vous donne la possibilité d’analyser les comptes de votre association dans leur globalité.

La balance générale est le seul outil comptable qui nécessite d’être à l’équilibre puisqu’on observe l’intégralité des classes de comptes. Ce n’est pas le cas des autres balances que nous verrons ci-dessous.

Ce document comptable est particulièrement intéressant pour les associations ayant de nombreuses saisies comptables.

Qui utilise la balance comptable dans une association ?

Nous l'avons vu : la balance est par définition plus un outil de vérification qu'un outil de prise de décision. Elle est donc utile en premier lieu au trésorier de votre association qui contrôle l'exactitude des comptes et assure la clôture comptable.

D'autres documents comptables tels que le compte de résultat ou le bilan d'association sont davantage des outils permettant de piloter l'activité et s'adressent donc non seulement au trésorier, mais aussi au dirigeant de l'association.

Pour vous aider, nous vous avons préparé un modèle
de balance comptable à télécharger gratuitement

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Les différents types de balances comptables

Sachez que deux autres types de balances existent.

Balance auxiliaire comptable

Cette balance comptable vous permet d’analyser la situation de vos comptes au regard des acteurs qui gravitent autour de votre association.

Ces comptes concernent donc les tiers (personnes physiques ou morales). Ce sont les comptes de classe 4 : adhérents, donateurs, clients, fournisseurs, etc.

Ainsi la balance auxiliaire peut regrouper plusieurs types de balances.

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Voici un exemple simple où vous avez acheté du petit matériel de bureau dans une papeterie.

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Le montant des cumuls débit et crédit sont à l’équilibre dans la balance fournisseurs, donc l’association est en règle sur ses finances.

Si ce n’était pas le cas, voici plusieurs explications possibles :

  • Votre association a une dette auprès d’un tiers : le cumul débit est inférieur au cumul crédit,
  • Votre association a une créance auprès d’un tiers : le cumul débit est supérieur au cumul crédit.

Grâce à la balance auxiliaire, il est possible d'identifier directement les dettes et créances de l’association.

Balance âgée comptable pour votre association

Cette balance comptable est très intéressante pour avoir un aperçu de l’état financier de vos dettes et créances sur une échelle de temps.

C’est une analyse plus fine qui vous permet de mieux comprendre votre situation et de prévoir votre trésorerie à l’avance.

Admettons que vous collectez des adhésions avec des paiements en plusieurs chèques. Vous comptabilisez donc des recettes et créances dans votre comptabilité.

Imaginons que le prix de l’adhésion est de 90 euros, l’adhérent règle ce montant en 3 chèques de 30 euros. Résultat : le premier mois, vous aurez donc une recette de 30 euros et deux créances de 30 euros, une pour le second mois et une autre pour le troisième mois.

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Comment interpréter la balance comptable de votre association ?

Maintenant que vous avez compris son but, voyons comment interpréter votre balance comptable.

Rien de tel qu'un exemple pour illustrer notre propos.

Votre association a mis en place un système d’adhésion à l’aide d’un logiciel en ligne.

Une fois votre campagne d'adhésion paramétrée et publiée, un membre adhère et paye sa cotisation en ligne. Il paye son adhésion 90 euros. Le logiciel génère l’écriture comptable correspondant à cette opération.

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Comme vous pouvez le constater, la saisie comptable sur AssoConnect se passe en deux temps (c’est la même chose pour la plupart des logiciels de comptabilité) :

1/ Primo la saisie à l’Adhésion (écriture #6140189) : c’est l’engagement d’Alex Collin à devenir Adhérent à notre association, donc c'est une "vente" pour une “adhésion” qui active deux mouvements :

  • Au débit : Alex Collin nous doit 90 euros, donc une créance dans le compte tiers 467000,
  • Au crédit : une augmentation des recettes de 90 euros dans un compte produit 756000.

2/ Secondo la saisie du Paiement à l’Adhésion (écriture #6140190) : c'est le paiement de l'adhésion par Alex Collin. Là encore, deux mouvements :

  • Au débit : une arrivée d’argent sur la banque de votre association, c’est un mouvement lié à la banque (compte 512002),
  • Au crédit : Alex Collin ne nous doit plus d’argent, la créance est soldée. C’est un mouvement du compte tiers (467000) puisqu’il s’agit d’un adhérent.

Ensuite, la somme perçue est représentée dans la balance comptable sur le compte de classe 7 (756000), puisque c’est une recette liée à une Adhésion à votre association.

En bref, lorsque des opérations (crédits ou débits) sont effectuées sur vos comptes associatifs, ils sont représentés automatiquement dans leur classe respective.

balance-comptable-association-equilibrePour Salma, équilibrer la balance de
son association est un jeu d'enfant !balance-comptable-assoconnect

La balance comptable sur AssoConnect

Sur AssoConnect, en plus des balances comptables comme la générale et l’auxiliaire, vous avez la possibilité de générer la balance utilisateurs !

Grâce à elle, vous pouvez facilement identifier les membres de votre association qui ont généré des recettes ou dépenses en lien avec votre association – exemple : un bénévole effectue des achats en ligne sur le site de votre association ou souscrit à une adhésion en ligne.

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Comme vous pouvez le constater, ce n'est pas équilibré. Les totaux "débit" et "crédit" sont différents, c’est tout à fait normal - c’est la même chose que pour la balance auxiliaire.

En effet, nous sommes dans la "balance utilisateurs", donc il s’agit des membres de votre association. De fait, s'ils doivent de l’argent à l'association parce qu’il ne sont pas à jour de leurs cotisations par exemple, alors c'est déséquilibré.

Le rôle de la balance utilisateurs est d’identifier les différents contributeurs liés à votre association.

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En bref

⚖️ Qu’est-ce que la balance comptable ?

Il s’agit d’un résumé du grand livre qui présente les soldes créditeurs et débiteurs sur la période d’un exercice. C’est un élément fondamental dans la gestion de sa comptabilité.

👀 A quoi sert-elle ?

La balance comptable est un outil de vérification de vos saisies sur l’ensemble des comptes. Elle permet d’identifier facilement la moindre erreur dans vos opérations.

🤔 Quels sont les différents types de balances ?

En plus de la balance générale, il existe la balance âgée et la balance auxiliaire. Cette dernière rassemble les balances dites de tiers : clients, fournisseurs ou utilisateurs.

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Comme pour une entreprise, il est nécessaire pour une association d’avoir un bon contrôle de ses comptes. Il en va de la bonne gestion financière de l'association ! Pour cela, la balance comptable est une aide précieuse, elle permet de dresser un bilan de l’état de vos finances.

Nous espérons que cet article vous aidera à mieux la comprendre et à en tirer profit de manière concrète, notamment dans la gestion de votre clôture comptable.

Grâce à elle, vous simplifiez vos contrôles et vérifications puisque la moindre erreur dans vos comptes est identifiée.

Sur les logiciels comptables, ce document est généré automatiquement lorsque les saisies sont faites – s’en priver serait fort dommage !

Sinon, vous pouvez bien évidemment télécharger gratuitement le modèle de balance comptable que nous avons élaboré pour vous.

Télécharger le modèle

(Merci à Alvina d'avoir accepté de poser son œil expert sur le sujet !)