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Sébastien Fougeroux
Le 9 avril 2019
Comprendre la balance comptable de votre association

Comprendre la balance comptable de votre association

Les nouveaux trésoriers peuvent parfois être désorientés face aux différents documents comptables qu'exige la gestion d'une association. Pour vous éclairer, nous dédions un article sur la balance comptable des associations !

La balance comptable vous permet de repérer immédiatement les éventuelles erreurs de saisie commises au cours de votre exercice comptable. Si ce document comptable n’est pas obligatoire, il est reste très utile pour vérifier vos comptes associatifs !

Regardons tout cela de plus près :

Un grand merci à Alvina pour son expertise sur le sujet.

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A quoi sert la balance comptable d’une association ?

La balance comptable d'association, c’est quoi ?

La balance comptable permet de contrôler vos saisies sur l’ensemble des comptes de l’association par le biais de la balance générale.

Pour comprendre à quoi correspondent ces comptes, vous pouvez vous référer au plan comptable associatif auquel nous avons dédié un article complet.

Balance générale comptable

La balance comptable générale regroupe l’ensemble des comptes de la classe 1 à 8.

On retrouve dans la balance générale les éléments suivants :

  • le total de chacune des classes de comptes – ex : classe 7 pour les adhésions,
  • le numéro de compte – ex : 756000,
  • le libellé du compte – ex : Adhésions,
  • le total des débits du compte,
  • le total des crédits du compte,
  • et le solde des comptes qui correspond au total général.

La balance comptable générale permet de déterminer si toutes les saisies comptables de votre association ont été effectuées correctement.

Il s’agit donc d’un outil de contrôle de cohérence des écritures comptables, et d’identification des éventuelles anomalies ou incohérences.

Vous avez des incohérences lorsque :

  • le cumul débit est inférieur au cumul crédit
  • le cumul débit est supérieur au cumul crédit

Votre association est à l’équilibre quand vous avez la formule magique : Total Débit = Total Crédit.

Cela signifie qu’il n’y a aucune erreur dans l’enregistrement des comptes des écritures enregistrées – vous pouvez être fier de votre trésorier !

Dans le cas contraire, il faudra vous retrousser les manches et trouver d’où vient la faille. En réalité, ces erreurs de saisies surviennent particulièrement lorsque vous faites votre comptabilité sur Excel.

En règle générale, le problème n'a pas lieu d'être lorsque vous utilisez un logiciel comptable pour votre association : le logiciel comprend et vous prévient lorsqu’une incohérence apparaît.

Voilà en image ce que l’on obtient au cours d’un exercice comptable.

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La balance générale vous donne la possibilité d’analyser les comptes de votre association dans leur globalité.

La balance générale est la seule balance comptable qui nécessite d’être à l’équilibre puisqu’on observe l’intégralité des classes de comptes. Ce n’est pas le cas des autres balances que nous verrons ci-dessous.

Ce document comptable est particulièrement intéressant pour les associations ayant de nombreuses saisies comptables.

Qui utilise la balance comptable dans une association ?

Nous l'avons vu : la balance est plus un outil de contrôle qu'un outil de prise de décision. Elle est donc utile en premier lieu au trésorier de votre association qui vérifie l'exactitude des comptes et assure la clôture comptable.

D'autres documents comptables tels que le compte de résultat ou le bilan sont davantage des outils permettant de piloter l'activité et s'adressent donc non seulement au trésorier, mais aussi au dirigeant de l'association.

Pour vous aider, nous vous avons préparer un modèle de Balance Comptable à télécharger gratuitement.

Télécharger le modèle

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Les différents types de balances comptables

Nous vous avons pour l'instant parlé de la balance comptable générale. Deux autres types de balances existent.

Balance auxiliaire comptable

La balance auxiliaire vous permet d’analyser vos comptes au regard des acteurs qui gravitent autour de votre association.

Ces comptes concernent donc les tiers (personnes physiques ou morales). Ce sont les comptes de classe 4 : adhérents, donateurs, clients, fournisseurs, etc.

Ainsi la balance auxiliaire peut regrouper plusieurs types de balances.

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Voici un exemple simple de la balance fournisseur dans le cas où vous avez acheté du petit matériel de bureau dans une papeterie.

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Le montant des cumuls débit et crédit sont à l’équilibre dans la balance fournisseurs, donc l’association est en règle sur ses finances.

Si ce n’était pas le cas, voici plusieurs explications possibles :

  • Votre association a une dette auprès d’un tiers : le cumul débit est inférieur au cumul crédit.
  • Votre association a une créance auprès d’un tiers : le cumul débit est supérieur au cumul crédit.

Grâce à la balance auxiliaire, il est possible d'identifier directement les dettes et créances de l’association.

Balance âgée comptable

La balance âgée comptable est très intéressante pour avoir un aperçu de l’état financier de vos dettes et créances sur une échelle de temps.

C’est une analyse plus fine qui vous permet de prévoir votre trésorerie à l’avance.

Admettons que vous collectez des adhésions avec des paiements en plusieurs chèques. Vous comptabilisez donc des recettes et créances dans votre comptabilité.

Imaginons que le prix de l’adhésion est de 90 euros, l’adhérent règle ce montant en 3 chèques de 30 euros. Donc vous aurez une recette de 30 euros le premier mois et 2 créances de 30 euros, une pour le second mois et une autre pour le troisième mois.

La balance âgée prenant en compte les dettes et les créances, elle est donc toujours rattachée à des comptes de tiers et donc à la balance auxiliaire.

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Comment interpréter la balance comptable de votre association ?

Vous avez désormais compris le but de la balance comptable dans votre association. Voyons maintenant comment l’interpréter.

Rien de tel qu'un exemple pour illustrer notre propos.

Votre association a mis en place un système d’adhésion à l’aide d’un logiciel en ligne.

Une fois votre campagne d'adhésion paramétrée et publiée, un membre adhère et paye sa cotisation en ligne. Il paye son adhésion 90 euros. Le logiciel génère l’écriture comptable correspondante.

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Comme vous pouvez le constater, la saisie comptable sur AssoConnect se passe en deux temps (c’est la même chose pour la plupart des logiciels de comptabilité) :

1/ Primo la saisie à l’Adhésion (écriture #6140189) : c’est l’engagement d’Alex Collin à devenir Adhérent à notre association, donc c'est une “vente” pour une “adhésion” qui active 2 mouvements :

  • Au débit : Alex Collin nous doit 90 euros, donc une créance dans le compte tiers 467000,
  • Au crédit : une augmentation des recettes de 90 euros dans un compte produit 756000.

2/ Secondo la saisie du Paiement à l’Adhésion (écriture #6140190) : c'est le paiement de l'adhésion par Alex Collin. Là encore, 2 mouvements :

  • Au débit : une arrivée d’argent sur la banque de votre association, c’est un mouvement lié à la banque (compte 512002),
  • Au crédit : Alex Collin ne nous doit plus d’argent, la créance est soldée. C’est un mouvement du compte tiers (467000) puisqu’il s’agit d’un adhérent.

Ensuite, la somme perçue est représentée dans la balance comptable sur le compte de classe 7 (756000), puisque c’est une recette liée à une Adhésion à votre association.

En bref, lorsque des crédits ou débits sont effectués sur vos comptes associatifs, ils sont représentés automatiquement dans leur classe respective.

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La balance comptable sur AssoConnect

Sur AssoConnect, en plus des balances comptables comme la générale et l’auxiliaire, vous avez la possibilité de générer la balance utilisateurs !

Grâce à elle, vous pouvez facilement identifier les membres de votre association qui ont généré des recettes ou dépenses en lien avec votre association – exemple : un bénévole effectue des achats en ligne sur le site de votre association ou souscrit à une adhésion en ligne.

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Comme vous pouvez le constater, la balance n’est pas équilibrée. Les totaux “débit” et “crédit” sont différents, c’est tout à fait normal - c’est la même chose que pour la balance auxiliaire.

En effet, nous sommes dans la “balance utilisateurs”, donc il s’agit des membres de votre association. De fait, s'ils doivent de l’argent à l'association parce qu’il ne sont pas à jour de leurs cotisations par exemple, alors la balance est déséquilibrée.

Le rôle de la balance utilisateurs est d’identifier les différents contributeurs liés à votre association.

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Pour un contrôle optimisé dans la gestion financière des comptes de votre association, la balance comptable est un grand classique.

Grâce à elle, la moindre erreur dans vos comptes est identifiée.

Sur les logiciels comptables, ce document est généré automatiquement lorsque les saisies sont faites – s’en priver serait fort dommage !

Sinon, vous pouvez bien évidemment télécharger gratuitement le modèle que nous avons élaboré pour vous.

Télécharger le modèle

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