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Sébastien Fougeroux
Le 18 février 2019
5 étapes pour créer le premier emploi dans votre association

5 étapes pour créer le premier emploi dans votre association

Ça y est, vous avez réuni les financements nécessaires pour mettre en œuvre vos futures actions, notamment pour consolider l'emploi durablement dans votre association. Vous souhaitez désormais vous lancer dans le recrutement de votre premier salarié en vous assurant que :

  • L’emploi ne remplace pas l’engagement bénévole mais complète les compétences présentes et activités réalisées,
  • les fonctions du futur salarié sont clairement définies (cadre d’emploi, fiche de poste, organigramme, etc.) – nous n'aborderons pas ces aspects dans cet article.

Bref, vous êtes prêt à vous lancer, bravo !

Vous vous en doutez, l'emploi dans une association est soumis au droit du travail. Pour vous faciliter le travail, nous avons listé les étapes de création de votre premier emploi associatif :

  1. Rassembler les documents nécessaires à l’embauche de votre salarié
  2. Trouver la convention collective de votre association
  3. Recruter votre futur salarié
  4. Répondre aux obligations à l’égard de votre futur salarié d’association
  5. Effectuer les déclarations administratives

Un grand merci à Audrey qui est passée par ces différentes étapes dernièrement pour le premier recrutement de son association. Son aide fut précieuse pour concevoir cet article.

Merci également à Samson du cabinet Samson Conseil pour son expertise sur le sujet.

Et maintenant, place aux explications !

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1. Rassembler les documents nécessaires à l’embauche de votre salarié d’association

Comme tout employeur, votre association doit remplir un certain nombre de critères pour pouvoir embaucher une personne.

Commenez par demander 3 précieux sésames auprès de l'INSEE :

  • Votre Siren : le numéro d'identification unique des personnes morales (associations, entreprises, etc.) composé de 9 chiffres. Il identifie l'existence légale de la structure. Il n'est pas obligatoire pour les associations, mais nécessaire lorsque vous voulez recruter un salarié.
  • Votre Siret : le système d'identification du répertoire des établissements. C'est un code unique à 14 chiffres, propre à chaque adresse de la structure. Il est composé du Siren suivi du code de l'établissement (NIC = numéro interne de classement).
  • Votre code APE (soit "Activité Principale Exercée") est toujours constitué de 4 chiffres et une lettre - exemple : 9499Z. Il est délivré en même temps que le numéro Siren. Vous n’avez donc pas de démarche supplémentaire à effectuer pour l’obtenir. Le code APE est indispensable pour déclarer votre salarié.

Les obtenir est très simple !

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Il vous suffit simplement de faire votre requête par courrier au CFE (Centre de Formalités des Entreprises) de l’URSSAF. Joignez à votre demande 2 documents attestant de l’existence de votre association loi de 1901 :

  • une copie des statuts,
  • une copie de l'extrait paru au Journal Officiel.

Notez que certaines institutions utilisent la dénomination NAF ("Nomenclature d'Activité Française") pour désigner le code APE. Si on vous le demande un jour, vous saurez !

Attention, si l’activité de votre association change pour une raison quelconque, vous devrez actualiser ces éléments, tout changement d’activité devant être déclaré.

Chez AssoConnect, nous avons rédigé pour vous une demande d’immatriculation pour vous faire gagner du temps ! N’hésitez pas à la télécharger gratuitement.

Télécharger le modèle

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2. Trouver la convention collective de votre association

Une convention collective sert de cadre à l'emploi de votre futur salarié. Les conditions de travail du salarié peuvent différer sur des critères comme les congés annuels, les types de contrats de travail, le salaire minimum légal du salarié, etc.

Votre convention collective dépend de votre code APE. Tous les codes APE n'ont pas de convention, et s'ils en ont une, toutes ne sont pas forcément obligatoires.

Pour savoir si vous avez une convention collective, munissez-vous de votre code APE et renseignez-le sur ce site. Vous pouvez également appeler la DIRRECTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi) dont vous trouverez un contact facilement sur direcct.gouv.fr.

Trois cas de figure peuvent se présenter à vous :

  • Aucune convention collective n’est obligatoire pour votre code APE. Vous n'avez donc aucune obligation de l'appliquer et décidez de ne pas l'appliquer.
  • Aucune convention n’est obligatoire, mais vous décidez de l'appliquer tout de même.
  • La convention collective correspondant à votre code APE est obligatoire, vous devez donc l'appliquer. La convention est dérogatoire au Code du Travail.

Des exceptions existent : toutes les associations ne sont pas forcément rattachées à une convention collective.

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3. Recruter votre salarié d'association

Voici certainement la partie la plus intéressante de votre recrutement : trouver votre perle rare ! Nous passerons rapidement sur ces différentes étapes, que nous détaillerons davantage dans de futurs articles.

Créer la fiche de poste pour votre recrutement d'association

Cette étape essentielle vous force à définir de manière précise les missions demandées à votre futur salarié et les responsabilités qui lui incomberont.

Votre fiche de poste doit permettre aux futurs candidats de comprendre en quoi consiste le poste et s'il a une chance de correspondre au profil recherché.

Sans qu’il n’existe de science exacte sur le sujet, les fiches de poste incluent généralement :

  • l’intitulé du poste,
  • les objectifs : pourquoi ce recrutement est essentiel pour votre association,
  • les missions et activités : une description claire des tâches à effectuer pour l’association,
  • les conditions de travail - exemple : le télétravail est-il possible ? Des déplacements réguliers sont-ils à envisager ?
  • les compétences requises : trois thèmes ressortent généralement, à savoir les connaissances théoriques, les compétences techniques et les qualités humaines.
  • les bonus : qu’est-ce que votre association peut apporter au salarié qui rejoindra votre équipe ? Le futur salarié doit s’y épanouir sur le plan professionnel. Par exemple, vous pouvez mettre en valeur un enrichissement personnel pour la personne dans un secteur d’activité encore méconnu, l'acquisition et le développement de compétences, le dynamisme de l'équipe, etc.

Une fois ces critères établis, formalisez la fiche de poste. Elle constitue un premier filtre efficace pour obtenir des candidatures qui répondront aux attentes de votre association !

Publier votre offre d’emploi

Les possibilités de manquent pas pour vous dénicher la perle rare.

Voici quelques sites et plateformes pour vous aiguiller dans vos recherches :

  • Jobs that makesense : plateforme de recrutement pour des emplois ayant un impact environnemental et/ou sociétal positif.
  • L’auberge de la solidarité : boucle de mails dédiée aux acteurs de l’ESS où vous pouvez faire passer vos annonces de recrutement.
  • Orientation durable : cabinet de recrutement spécialisé dans le secteur de l’ESS.
  • Indeed : certainement une des plateformes de recrutement les plus populaires en France ! Pour vous éviter de trier une centaine de candidatures, sachez qu’il est possible de les filtrer en fonction des compétences indispensables au poste (exemple : "anglais indispensable").
  • Fuyons la défense et Jobs For Change : plateformes de recrutement qui prennent le contrepied des annonces d’emploi dans les grands groupes.

Bien sûr, cette liste n'est pas exhaustive. N'hésitez pas à partager en commentaires des plateformes que vous avez testées et approuvées.

Vos réseaux sociaux peuvent également être mis à contribution :

  • Sur Facebook, deux possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez partager votre offre d'emploi sur les groupes de recrutement, certains comme Team Wanted ont plus 140 000 membres. Seconde possibilité : publier votre offre sur la page Facebook de votre association et demander à votre audience de la partager. Ces deux options sont évidemment cumulables.
  • LinkedIn est évidemment LE réseau social dédié aux professionnels. N’hésitez pas à partager votre annonce sur la page de votre association et demandez à vos membres de la partager à leur tour : votre future pépite se trouve peut-être dans leur réseau !

Enfin, si vous avez un site internet, vous pouvez créer une page dédiée à vos recrutements et y détailler vos besoins en ressources humaines.

Procéder aux entretiens d’embauche

Après une première sélection parmi les candidatures reçues, vous avez convoqué plusieurs personnes pour des entretiens d’embauche.

Il vous faut impérativement préparer vos entretiens et les questions qui vous permettront d'identifier le salarié idéal pour votre association.

Chez AssoConnect, nous avons la chance d’avoir une équipe qui grandit vite : les recrutements s’enchaînent ! Je vous propose de partager ici les points essentiels que nous validons chez les candidats.

  • L'adéquation des valeurs

Les valeurs sont le premier élément. Nous sommes extrêmement attachés à nos valeurs - Simplicité, Excellence, Bienveillance - et il nous paraît essentiel que toutes les personnes susceptibles de nous rejoindre les partagent.

Elles permettent de s'assurer de la comptabibilité sur le plan humain et (souvent) la manière de travailler entre le candidat et le recruteur.

Tester des valeurs est abstrait et compliqué. Mais vous pouvez demander des exemples d’expériences illustrant ces valeurs : c'est bien plus simple.

  • L'adéquation avec la mission de votre association

Ensuite, nous validons l’adéquation avec le projet d’AssoConnect. Si une personne nous rejoint, il est essentiel qu’elle adhère au projet de l’entreprise.

Il en va évidemment de même avec la mission de votre association.

  • La validation des compétences

Evidemment, les compétences professionnelles ne sont pas en reste. Les valider est un incontournable.

Outre l’exploration des expériences passées du candidat, proposer un exercice est généralement efficace pour valider la capacité du candidat à réaliser les missions attendues.

  • Les perspectives

Puis, questionnez-le sur ses ambitions et projets d'avenir – quelles sont ses perspectives ? Si vous souhaitez embaucher un salarié sur du long terme, il est intéressant de savoir comment il projette l'avenir.

  • L'envie et la motivation

Pour conclure, testez la motivation, la curiosité et l’envie d’apprendre de votre candidat. Pour cela, soyez attentif aux questions qu'il vous pose. Elles sont souvent très révélatrices de ses motivations.

A la fin de votre entretien, vous pouvez lui demander concrètement ce qu’il en a pensé de votre échange. C'est une occasion de tester sa capacité à l'autocritique et la prise de recul.

Vos premiers entretiens seront sans doute source de stress. Ne vous inquiétez pas, vous vous ferez rapidement la main.

Si le recrutement avance bien, vous pouvez par exemple inviter votre candidat à déjeuner ou boire un verre avec le reste de l’équipe. Cette dernière étape permettra à chacun (vous, votre équipe et le candidat) de se projeter et valider l’envie de travailler ensemble !

Anticiper le coût du salaire

Attention aux coûts cachés lorsque vous embauchez un salarié !

Lors des entretiens, soyez clair dans votre discours concernant le salaire proposé : est-il exprimé en net ou brut ? Il peut y avoir plusieurs centaines d’euros d’écart donc soyez précis pour éviter toute confusion ou incompréhension.

Vous êtes un peu perdu entre salaire brut, salaire net, total chargé par l'employeur ?

Allez jeter un œil à l'estimateur de cotisations développé par l'URSSAF. Il permet de calculer les charges salariales pour les entreprises du secteur privé (dont les associations font partie). Vous pouvez vous y référer pour avoir une estimation de la masse salariale.

Nous dédierons un prochain article au sujet des salaires associatifs.

Outre les coûts liés à la rémunération de votre salarié, prenez en compte les coûts cachés. Il s'agit par exemple :

  • des frais d’avocat pour rédiger le contrat de travail si vous y avez recours,
  • des indispensables pour travailler (bureau, ordinateur, téléphone, chaise, électricité, internet, etc.),
  • du temps de formation avant que votre salarié soit opérationnel sur son nouveau poste.
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4. Répondre aux obligations légales à l’égard de votre futur salarié d’association

Comme tout employeur, votre association est tenue de remplir certaines obligations légales à l’égard de ses salariés.

Outre les éléments de votre convention collective, ces obligations concernent principalement la santé de votre salarié.

En tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation de programmer une visite médicale auprès de la médecine du travail à l’embauche d’un salarié, puis une fois tous les 5 ans, selon les cas (type d’emploi, convention collective, etc.).

La prévoyance est souvent une prédisposition conventionnelle (ex : l'indemnisation en cas d'invalidité identifiée). La prévoyance dépend de ce que prévoit la convention collective et n'est pas automatique.

La mutuelle est un dispositif complémentaire au système de Sécurité sociale. Toute association employeuse a l'obligation d'en proposer une à ses salariés qui n'en ont pas encore. L'employeur doit financer au moins 50% de la cotisation, le reste étant à la charge du salarié.

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5. Déclarer votre salarié d'association

Evidemment, tout salarié embauché dans votre association doit être déclaré. Plusieurs options s’offrent à vous. Voyons les ensemble !

Le Chèque Emploi Associatif

Le Chèque Emploi Associatif (CEA) offre aux associations et fondations employeuses un mode de gestion salariale simplifié.

Il suffit d’adhérer au CNCEA (Centre National Chèque Emploi Associatif) pour en profiter.

Ainsi, en une formalité administrative unique, vous obtenez :

  • une déclaration préalable à l'embauche (DPAE),
  • une déclaration du contrat de travail,
  • une déclaration au CEA pour l'ensemble des organismes de protection sociale obligatoire (sécurité sociale, chômage, retraite complémentaire et prévoyance santé),
  • le prélèvement automatique des cotisations et du prélèvement à la source pour l'impôt sur le revenu,
  • l'édition des bulletins de paie destinés aux salariés.

Notez que ce dispositif est exclusif : si vous commencez à utiliser un CEA pour un salarié, vous êtes obligé de l’utiliser pour l'ensemble des salariés de votre association.

Par son aspect simple et pratique d’utilisation ce dispositif est idéal. Mais attention, il est réservé aux associations de moins de 20 salariés.

Le dispositif impact emploi

Le dispositif impact emploi a été mis en place par l’URSSAF à destination des associations de moins de 10 "Equivalents Temps Plein".

Moyennant participation financière (quelques centaines d'euros), votre association sous-traite la gestion des ressources humaines et toutes les déclarations pour les salariés à des organismes intermédiaires (la Ligue de l’Enseignement, Profession Sport et Loisirs, etc.).

Le service impact emploi effectue également des veilles juridiques. Pour votre association, c’est très avantageux : cela vous permet d'être au fait des changements concernant la législation en vigueur (ex : rémunération, cadre d'emploi, sécurité, nouvelles exigences comptables, etc.).

Le groupement d'employeurs

Le groupement d’employeurs repose sur le principe de mutualisation des ressources humaines.

Ses avantages sont multiples : facilitation de la création d'emploi, simplification de la gestion pour l'association employeuse, fidélisation des salariés, mutualisation des moyens de gestion, etc.

Nous avons dédié un article complet aux groupements d'employeurs que je vous invite à (re)découvrir.

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Recruter son premier salarié d'association est une bonne nouvelle : c'est signe que votre projet se développe et un moyen supplémentaire d'atteindre vos ambitions !

Nous espérons par cet article vous avoir aidé à y voir plus clair sur la marche à suivre pour recruter votre premier salarié d'association.

Je vous invite à nous indiquer en commentaire ci-dessous si vous souhaitez que nous approfondissions un aspect dans un prochain article.

Bons recrutements !

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