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Corinne Dardelet
Le 5 février 2019
6 critères pour (bien) choisir son logiciel d'association

6 critères pour (bien) choisir son logiciel d'association

En tant que dirigeant d’association, c’est généralement vous qui tranchez lorsqu’on vous demande d’équiper votre association d’un logiciel. Il est donc de votre ressort de choisir le meilleur logiciel pour votre association, celui dont vos salariés et bénévoles rêvent qu’il leur facilitera la vie.

Internet regorge de solutions toutes plus alléchantes les unes que les autres. Face à cette offre pléthorique, il est possible de se perdre.

Pas question de vous laisser dans le flou, je vous propose aujourd’hui d’explorer les critères à prendre en compte avant d’adopter un logiciel pour votre association.

Nous en dénombrons 6 que nous allons détailler :

  1. Facilité d’utilisation du logiciel associatif
  2. Le prix du logiciel pour associations et les "cadeaux"
  3. Le support et l'aide à disposition
  4. Logiciel en ligne vs. logiciel à installer
  5. Logiciel collaboratif et multi-administrateur
  6. Accès, stockage et sécurité des données sur le logiciel

A noter : dans cet article, nous faisons l’hypothèse que vous êtes face à plusieurs logiciels. Tous offrent des fonctionnalités répondant aux besoins que vous avez identifiés. La question est désormais de savoir comment les départager.

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Nous vous proposons de télécharger la fiche technique récapitulant les 6 critères à garder en tête lors de votre choix !

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En avant !

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Facilité d’utilisation du logiciel associatif

Si tous les critères que nous allons détailler ci-dessous sont importants, ce premier est particulièrement crucial.

La solution vers laquelle vous vous tournez doit impérativement être simple d’utilisation, et ne requérir aucune compétence particulière.

S’il faut avoir un diplôme d’ingénieur ou 12 ans d’expérience en comptabilité pour être capable d’utiliser le logiciel que vous envisagez, fuyez !

Même si l’un de vos bénévoles très impliqué détient ces compétences, choisir un logiciel d’expert est hautement risqué : que ferez-vous lorsque votre bénévole et ses précieuses compétences spécifiques s’en ira vers de nouveaux horizons ?

Dans la mesure du possible, c’est le logiciel qui s’adapte à ses utilisateurs, et non le contraire. Ainsi, un logiciel simple et ergonomique doit être à la portée de tout le monde.

Idéalement, vous trouvez un logiciel qui propose différentes options, différents niveaux, de manière à s’adapter aux besoins de votre association, mais aussi aux compétences des personnes qui l’utiliseront.

Simple d’utilisation ne signifie pas pour autant qu’il n’y aura pas une petite période de découverte du logiciel, d’apprentissage et de prise en main, évidemment.

Mais cet apprentissage doit être rapide et facilement transmissible, d’une équipe de bénévoles à une autre par exemple. Outre le gain de temps, un processus d’apprentissage rapide permet d’accroître la motivation de vos salariés et bénévoles à utiliser le logiciel.

Côté AssoConnect, nous apportons de gros efforts sur l’amélioration de l’ergonomie du logiciel. Un exemple parmi tant d’autres est la manière dont les utilisateurs d’AssoConnect paramètrent leurs campagnes de dons, d’adhésions, leurs billetteries et boutiques en ligne.

Les 4 formulaires de ces 4 modules sont les mêmes.

Ainsi, lorsque votre bénévole sait comment créer une campagne d’adhésions, il peut facilement créer une campagne de dons, une billetterie pour un événement, ou une boutique en ligne.

Et évidemment, il peut montrer aux autres personnes de l’équipe comment le faire !

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Le prix du logiciel pour associations et les "cadeaux"

Sans grande surprise, la première question qui se pose souvent à la découverte d’un logiciel est : "C'est bien beau, mais combien ça coûte exactement ?".

C’est d’ailleurs un tort que ce soit la première question : un logiciel gratuit mais extrêmement complexe ne sera pas utilisé au simple prétexte qu’il est gratuit.

Néanmoins, il est évident que le prix est un critère important dans la décision d’adopter un outil numérique au sein de votre association.

Reprenons les choses dans l’ordre.

Le logiciel fait-il des "cadeaux" ?

Il arrive souvent que le logiciel fasse des cadeaux à ses utilisateurs.

Généralement, il s’agit d’une période d’essai gratuit qui présente l’immense avantage de vous permettre de tester le logiciel et ses différentes fonctionnalités au sein de votre association.

Cela vous permet généralement de valider 2 points importants :

  • vérifier que le logiciel répond aux besoins identifiés au préalable,
  • vérifier de manière pratique la facilité d’utilisation et la rapidité de prise en main du logiciel.

L’autre "cadeau" qu’offrent de nombreux logiciels est de rendre accessibles gratuitement certaines fonctionnalités du logiciel, et d’autres payantes.

C’est ce qu’on appelle le modèle Freemium, très répandu parmi les logiciels en ligne.

Il a les mêmes avantages que la période d’essai gratuit, auquel s’ajoute l’avantage de la gratuité totale pour les associations aux besoins ou aux effectifs limités.

Dans ce cadre des offres Freemium, prêtez une attention particulière aux limites de l’offre gratuite, de manière à ne pas vous retrouver bloqué par les prix prohibitifs si vous avez absolument besoin de passer à la version payante.

Les tarifs sont-ils abordables pour votre association ?

Lorsque le logiciel que vous lorgnez n’est pas gratuit, il importe évidemment de vous pencher sur les tarifs qu’il affiche, et de comprendre leur logique. De quoi dépendent-ils ? Y a-t-il des frais cachés incompressibles ? A quelle vitesse les prix augmentent-ils ?

Regardez les différents paliers de prix, et ce qui se passe entre les paliers. Faites des projections. Les prix dépendent de votre activité ? Du nombre d’administrateurs ? Du nombre de sessions sur le logiciel ?

Evaluez vos besoins et anticipez le prix que vous devrez payer pour profiter au mieux des bénéfices apportés par le logiciel.

Evidemment, pour certains logiciels, le prix affiché peut paraître élevé à première vue.

Dans ce cas, prenez le temps de calculer ce qu’il vous fera gagner en termes d’efficacité, de gain de temps, de potentielles nouvelles ressources financières, d’économies pour remplacer d’autres logiciels, etc.

Mettez ces gains au regard du prix du logiciel… et décidez si le jeu en vaut la chandelle ou pas.

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Evidemment, gardez un oeil sur vos capacités de financement : vérifiez que votre plan de trésorerie vous permet de faire face à la dépense nécessaire pour le logiciel. Il serait dommage de commencer à utiliser le logiciel pour être contraint de l’abandonner quelques mois plus tard, faute de ressources.

Si votre budget est un peu serré, demandez à l’éditeur de logiciel s’il a des partenariats permettant d’alléger la facture.

En France, des acteurs de l’écosystème associatif offrent des réductions intéressantes, comme Solidatech, avec qui AssoConnect a un partenariat.

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Le support d’aide à disposition sur votre logiciel d'association

Aussi ergonomique soit-il, un logiciel ne peut pas prévoir tous les cas d’utilisation possibles et imaginables.

Ainsi, lorsqu’un salarié ou un bénévole utilise un logiciel, il se retrouve parfois bloqué pour X raisons valables sur une fonctionnalité. Un bon logiciel ne doit pas le laisser dans l’impasse.

Avant d’adopter un logiciel pour votre association, informez-vous sur les moyens et ressources à disposition pour résoudre un problème s’il survient.

Voici quelques pistes que vous pouvez vérifier :

  • Des articles dédiés aux différentes fonctionnalités pour être guidé pas à pas dans l’utilisation d’un module, et réussir à réaliser une action précise,
  • Un tchat en ligne pour débloquer une situation de manière urgente,
  • Une assistance dédiée par mail qui vous permet d’avoir une réponse personnalisée avec des captures d’écran,
  • Une assistance par téléphone pour les problèmes urgents et bloquants,
  • Des vidéos de formations.

Pour ces différents éléments, regardez si elles impliquent un coût supplémentaire, ou si elles sont incluses dans le prix affiché.

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Choisir un logiciel en ligne vs. logiciel à installer

Les multiples avantages du logiciel en ligne ne sont plus à démontrer. Ce n’est pas un hasard que la majorité des logiciels qui se répandent partout sur le globe soient des logiciels en ligne.

La facilité d’accès du logiciel en ligne

Quand vous travaillez en équipe, le logiciel en ligne permet à chaque membre d'intervenir sur une tâche à effectuer au sein du projet associatif.

Si vous travaillez par exemple avec des bénévoles et salariés à distance de vos locaux, ces derniers ont un accès illimité au logiciel si vous leur octroyez les droits d’administrateurs.

Adieu les problèmes de stockage sur votre disque dur, ou de téléchargements interminables, avec le logiciel est en ligne, une simple connexion internet suffit pour piloter vos projets.

Les mises à jour automatiques des fonctionnalités du logiciel en ligne

"Merci de télécharger la dernière version du logiciel."

Les fenêtres contenant ce message sont un vieux souvenir avec les logiciels en ligne, qui présentent également l’avantage de ne pas prendre de place sur votre ordinateur.

Un logiciel vit et évolue pour répondre en permanence aux besoins de ses utilisateurs - au passage, si vous ne voyez jamais de mise à jour ou d’évolution d’un logiciel que vous utilisez, cela vaut le coup de vous informer de la santé de l’entreprise qui est derrière.

Ainsi, la majorité des logiciels en ligne (comme AssoConnect) font des améliorations et mises à jour régulières de leurs fonctionnalités.

Autrement dit, sur un logiciel en ligne, vous avez fréquemment accès à de nouvelles fonctionnalités sans n’avoir rien à faire.

Les évolutions sont disponibles sans surcoût sur les logiciels en ligne.

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Les aspects collaboratifs et multi-administrateurs du logiciel d’association

Rares sont les associations gérées par une personne unique - sinon bonne chance à elles ! Une association est par essence un projet collectif, et sa gestion l’est généralement aussi.

Lorsque vous cherchez un logiciel pour votre association, prêtez un oeil attentif au nombre de personnes pouvant accéder au logiciel et l’utiliser de concert.

C’est ici le critère collaboratif qui rentre en ligne de compte.

Si la dimension collaborative est importante dans la gestion de votre association, veillez à ce qu’il n’y ait pas de surcoût en fonction du nombre d’utilisateurs du logiciel.

Point d’attention : je vous déconseille catégoriquement de partager un compte unique d’administrateur entre plusieurs personnes. C’est très risqué en termes de sécurité des données et de confidentialité.

Chez AssoConnect, vous pouvez autoriser l’accès à autant de membres et administrateurs qu’il vous convient, le prix ne change absolument pas !

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Accès, stockage et sécurité des données sur le logiciel d'association

Là encore, nous touchons un point hautement sensible : la sécurité.

En tant qu’association, vous récoltez et stockez des informations sur vos membres, adhérents, donateurs, etc. Il paraît évident que ces informations doivent être stockées en lieu sûr et accessibles uniquement aux personnes autorisées.

Sans rentrer dans les détails du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) auquel nous avons dédié un article complet, notez que les logiciels que vous utilisez pour gérer les données de votre association sont des tiers de confiance, qui doivent eux aussi être en conformité avec le RGPD.

Aussi, avant d’adopter un logiciel, allez jeter un oeil à sa documentation en matière de traitement des données personnelles.

Ils ont généralement une page dédiée à la Politique de confidentialité, des CGUV ou encore des FAQ capables de répondre à vos questions.

Regardez en premier lieu où sont stockées les données, et qui y a accès.

Ce dernier point nécessite que vous soyez attentif pour savoir si le logiciel de votre association est susceptible de répondre à la réglementation européenne en vigueur.

Vous ne trouvez toujours pas l’information ? Contactez directement les supports à disposition, ils ne manqueront pas de vous répondre s’ils sont en règle !

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Pour récapituler, voici les points d’attention à garder en tête au moment du choix d’un logiciel pour votre association :

  • Facile d’utilisation : le logiciel ne doit pas nécessiter de compétence technique particulière, il doit être ergonomique et simple à utiliser.
  • Accessible : avec de la semi-gratuité ou une période d’essai permettant de valider qu’il est facile d’utilisation et répond bien aux besoins de votre association, et des tarifs accessibles.
  • Apporter de l’aide ou un support : vous ne devez pas être bloqué dans l’utilisation du logiciel, et dans le cas contraire, une manière d'être débloqué doit exister.
  • En ligne : accessible de partout, tout le temps, avec des mises à jour et évolutions régulières.
  • Collaboratif : un logiciel permettant à plusieurs personnes de l’équipe associative d’avoir chacune son accès pour travailler collectivement.
  • Sécurité : les données de votre association sont stockées en lieu sûr et accessibles uniquement aux personnes autorisées.

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour faire un choix éclairé de logiciel - cela s’applique aussi bien à votre association que dans d’autres cadres, d’ailleurs !

N’hésitez pas à nous dire en commentaire si certains autres critères vous paraissent essentiels.

Sachez qu’AssoConnect répond aux 6 critères définis ci-dessus ! Si vous ne l’avez pas encore fait, utilisez notre "cadeau" et démarrez un essai gratuit de toutes les fonctionnalités pendant 30 jours !

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