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Corinne Dardelet
Le 1 janvier 2019
Les 10 bonnes résolutions à prendre pour votre association cette année

Les 10 bonnes résolutions à prendre pour votre association cette année

Ca y est, la période des fêtes s’éloigne peu à peu pour faire place à janvier : retrouvailles des collègues après les congés, récit des récentes festivités en famille ou entre amis, meilleurs voeux de toute part, etc.

Et évidemment, difficile de passer à côté de la fatidique question des bonnes résolutions. Je ne me permettrais évidemment pas de vous en suggérer sur un plan personnel, mais avez-vous déjà pensé aux bonnes résolutions pour votre association ?

Cette année, nous en avons quelques unes à vous suggérer. Bonne nouvelle, toutes sont parfaitement tenables : elles nous sont directement inspirées par les associations que nous côtoyons au quotidien. D'ailleurs, vous en tenez peut-être déjà plusieurs !

  1. Faire votre clôture comptable dans les temps
  2. Vérifier que vous êtes en conformité avec le RGPD
  3. Organiser 3 événements entre vos salariés et vos bénévoles
  4. Etre actif sur les réseaux sociaux
  5. Valoriser vos contributions volontaires en nature dans votre comptabilité
  6. Faire évoluer votre site internet
  7. Participer à des formations
  8. Faire du tri dans votre base de membres
  9. Vous lancer dans la comptabilité analytique
  10. Poser vos questions sur OpenAsso

Allez, c'est parti, nous vous détaillons tout cela !

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Bonne résolution n°1 : Faire votre clôture comptable dans les temps

Pour les associations dont l’exercice comptable se clôt le 31 décembre, le challenge des premiers mois de l’année civile est évidemment de réussir à faire sa clôture comptable, généralement, dans les trois mois qui suivent la fin de l’exercice comptable.

Et si votre défi cette année était de vous débarrasser de ce sujet dès janvier ? Je le reconnais, c’est un défi de taille. Mais il n’est pas impossible.

Si votre association est équipée d’un logiciel de comptabilité, vous vous facilitez bien évidemment la tâche - si vous en cherchez un, je serai ravie de vous en suggérer un !

Globalement, la clôture comptable sera un jeu d’enfant si vous avez tenu rigoureusement votre comptabilité tout au long de l’exercice passé.

Dans les grandes lignes, tenir sa comptabilité régulièrement signifie :

  • enregistrer au fur et à mesure vos recettes et dépenses,
  • suivre de près vos dettes et créances,
  • faire votre rapprochement bancaire tous les mois,
  • suivre le remboursement des frais bénévoles s’ils ont lieu d’être.

Si votre trésorier suit bien cette checklist, il n’y a pas de raison que la clôture comptable lui donne trop de fil à retordre.

N’hésitez pas à (re)découvrir notre article sur le sujet pour découvrir comment effectuer votre clôture comptable sur AssoConnect.

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Bonne résolution n°2 : Vérifier que vous êtes globalement en conformité avec le RGPD

Cela fait bientôt un an que vous en entendez parler régulièrement, et pourtant, c’est un sujet sur lequel vous n’êtes pas encore très à l’aise.

Je vous propose de mettre le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) sur la table des bonnes résolutions pour cette nouvelle année.

Concrètement, voici quelques pistes pour faire avancer cette bonne résolution dans la bonne direction :

  • (re)lire l’article sur les bonnes pratiques à mettre en place,
  • nommer votre DPO : Data Protection Officer - comprendre responsable de la protection des données,
  • informer vos membres que c’est un sujet que vous allez prendre à bras le corps cette année,
  • faire le point sur vos pratiques actuelles en termes de gestion des informations personnelles au sein de votre association.
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Bonne résolution n°3 : Organiser 3 événements entre vos salariés et vos bénévoles

Votre association compte des salariés et des bénévoles ?

Cette année, mettez l’accent sur la bonne coordination entre les différentes personnes impliquées dans votre association.

Ca n’a que des bénéfices que vous ressentirez rapidement, aussi bien au niveau de l’atmosphère de travail que de l’efficacité avec laquelle les projets de votre association avanceront.

Pour cela, planifiez dès maintenant des moments privilégiés, sacralisés, entre vos bénévoles et vos salariés. Vous pouvez par exemple vous fixer comme objectif d’avoir 3 temps forts d’échange dans l’année, dédiés uniquement à cet enjeu.

Pour éviter de surcharger une personne unique, n’hésitez pas à faire appel à un "couple" salarié-bénévole volontaire pour organiser chacun des événements prévus.

Pour accompagner les organisateurs dans cette mission, n'hésitez pas à leur partager nos 10 conseils pour organiser un événement.

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Bonne résolution n°4 : Etre actif sur les réseaux sociaux

Voici un sujet qui peut potentiellement fâcher.

Croyez-moi : je suis bien placée pour savoir qu’après une période d’excitation à l’idée de lancer un nouveau canal de communication, l’aventure peut parfois prendre des allures de fausse bonne idée.

Alors que faire ?

Commencez par dresser un rapide bilan de l’année écoulée et des résultats obtenus sur chacun des réseaux sociaux sur lesquels votre association est présente. Mettez ces résultats en adéquation avec les objectifs fixés initialement et tirez-en les conclusions qui s’imposent.

Si les résultats vous satisfont : félicitations pour tout ce travail !

Si le bilan est plus nuancé, il est sans doute temps de réfléchir au sujet pour bien commencer la nouvelle année.

Une solution envisageable consiste à mieux choisir vos chevaux de bataille : faire moins, mais faire mieux, et réduire la voilure sur certains réseaux sociaux.

Peut-être les cibles que vous cherchez à atteindre ne sont-elles pas sur les réseaux sociaux que vous utilisez ?

Pour caricaturer, dites-vous que :

  • les journalistes, médias et politiques sont beaucoup sur Twitter,
  • les professionnels, partenaires et potentielles recrues (bénévoles et salariées) sont sur LinkedIn,
  • les "jeunes" sont sur Instagram et Snapchat,
  • les autres membres sont généralement sur Facebook !

Enfin, si votre analyse démontre que vous faites globalement les choses bien, mais vous estimez que vous y passez trop de temps, regardez du côté des outils numériques qui vous permettent de gagner sur temps dans la gestion des réseaux sociaux.

Vous pouvez bien évidemment saisir cette opportunité d’impliquer des personnes bénévoles sur ces sujets, notamment les plus jeunes, des bénévoles mineurs par exemple (en les accompagnant évidemment).

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Bonne résolution n°5 : Valoriser les contributions volontaires en nature dans votre comptabilité d’association

C’est un sujet dont vous avez déjà entendu parler, mais sur lequel vous n’êtes pas parfaitement au point ? Saisissez l’occasion des bonnes résolutions pour vous y mettre complètement !

Les contributions volontaires en nature sont les travaux, bien ou services fournis gratuitement et volontairement par des personnes à une association. Cela couvre principalement le bénévolat, les prestations en nature et les dons en nature.

Elles n’ont pas de dimension financière, mais ce n’est pas pour autant qu’elles n’ont pas de valeur, bien au contraire !

Il est possible (et recommandé) de comptabiliser les contributions volontaires en nature dans la comptabilité de votre association. Elles n’ont évidemment pas d’impact sur le résultat (Produits - Charges) de votre association, mais apparaissent en pied de ce compte de résultat.

A ce titre, elles sont visibles au travers des documents comptables de votre association et représentent un argument de poids quant à la solidité de votre association et de ce grâce à quoi elle peut développer ses projets.

Sur AssoConnect, vous avez la possibilité de comptabiliser toutes ces contributions volontaires en nature. Si vous souhaitez savoir comment cela fonctionne sur le module comptabilité d'AssoConnect, je vous invite à découvrir ce court article.

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Bonne résolution n°6 : Faire évoluer votre site internet d’association (et créer un blog)

Je n’apprends rien à personne : un site internet doit vivre.

Votre site internet d'association commence à perdre de son éclat ? Ses contenus éditoriaux et visuels datent un peu ? Et si cette année était celle de la refonte de votre site ?

Dans l'hypothèse où ce sujet vous a traversé la tête, je vous encourage à en discuter avec les autres personnes de votre association. Il est possible qu’elles aient les mêmes hésitations que vous et que l’évolution ou la refonte de votre site internet d’association devienne un chantier de cette nouvelle année.

Sans faire table rase de tout le travail sur votre site internet actuel, il est possible d’envisager potentiellement des chantiers annexes et de moins grande ampleur.

Créer un blog pour votre association en est un. C’est rapide à mettre en place, et une belle opportunité de donner un coup de boost à la visibilité de votre association grâce au référencement naturel.

Un intranet pour vos adhérents ou encore les membres du bureau est également un projet connexe à votre site internet, relativement rapide à mettre en place.

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Bonne résolution n°7 : Participer à des formations (et en faire profiter également vos bénévoles)

Nul ne peut prétendre être expert dans tous les domaines.

Mais être responsable associatif exige d’avoir un sacré nombre de cordes à son arc, aussi bien en termes de compétences techniques que de connaissances.

Heureusement, nombre de contenus existent pour vous accompagner sur les différents sujets relatifs à votre association.

Parmi les ressources à votre disposition, je peux notamment vous proposer :

  • les webinaires hebdomadaires gratuits d’AssoConnect sur des thèmes divers et variés : ici,
  • les webinaires de nos amis de Solidatech : ici,
  • les formations organisées régulièrement par nos amis de Webassoc : ici,
  • de vous rapprocher de la Maison des Associations de votre territoire ; les Maisons des Associations proposent généralement de nombreux contenus et formations sur une palette de thèmes extrêmement large.

Lorsque c’est possible et pertinent, je vous encourage à inviter vos bénévoles à participer également à ces formations. En effet, cela démultiplie les savoirs au sein de votre association, et nous avons déjà vu que la formation et l’apprentissage sont des sources importantes de motivation et de fidélisation des bénévoles.

assoconnect association base de membres

Bonne résolution n°8 : Faire du tri dans votre base de membres d’association

Voici un autre sujet potentiellement anxiogène : l’heure du grand ménage de votre base de membres a sonné.

Je ne parle évidemment pas de faire le ménage par le vide, mais de trier et d’organiser l’information pour commencer la nouvelle année sur des bases saines.

Concrètement, plusieurs actions peuvent être mises en place, notamment :

  • identifier les informations que vous avez à disposition sur vos membres (et vérifier qu’elles vous sont vraiment utiles et qu’il est légitime que vous les utilisiez dans le cadre de la bonne gestion de votre association),
  • mettre en place des règles de saisies et un maximum de champs automatiques pour éviter les erreurs de saisie. Si ces règles de saisies sont nouvelles, il sera indispensable de reformater votre base (notamment si vous la tenez sur un tableau Excel),
  • inviter vos membres à mettre à jour leurs informations. Pour cela, vous pouvez tout simplement leur expliquer que l’une de vos bonnes résolutions est de faire une passe sur votre base de données, notamment parce que cela vous permettra de mieux communiquer avec eux,
  • segmenter votre base de manière à être plus efficace dans vos communications à venir : envoyer le bon message à la bonne personne est la recette pour intéresser votre audience et être plus percutant dans votre communication. Si vous utilisez AssoConnect, créez des groupes simples - c’est gratuit - vous gagnerez un temps précieux dans vos futures communications.

En ayant fait cela, vous vous épargnez bien du temps de perdu pour les prochains mois.

assoconnect logiciel association comptabilite analytique

Bonne résolution n°9 : Vous lancer dans la comptabilité analytique

Plusieurs personnes vous l’ont suggéré, mais vous n’avez pas encore sauté le pas de la comptabilité analytique pour votre association ?

Si tout n’est pas pertinent à analyser, la comptabilité analytique est toujours utile pour mesurer les performances des gros postes d’activités : ceux qui sont clés pour votre association.

Vous verrez que ce n’est finalement pas compliqué : il s’agit simplement de suivre la répartition des produits et charges sur les activités cœur de votre association.

Une comptabilité analytique bien menée, avec des budgets construits intelligemment, est une clé de lecture indispensable pour bien piloter l’activité de votre association.

Si vous envisagez de tenir de la comptabilité analytique pour votre association cette année, je vous invite à lire cet article d’Arnaud dédié qui explore les grands principes de la comptabilité analytique de fond en comble.

Et Alvina sera ravie de vous accueillir sur son prochain webinaire sur le même sujet, il suffit de vous inscrire ici.

assoconnect association logiciel

Bonne résolution n°10 : Poser vos questions sur OpenAsso quand vous en avez

Cette 10ème proposition de bonne résolution est résolument centrée sur le gain de temps : je vous propose de vous éviter de prendre des minutes voire des heures précieuses à chercher une information à droite et à gauche sur internet.

A la place, adoptez le réflexe d’aller poser votre question sur OpenAsso, la plateforme collaborative des responsables associatifs.

En plus des articles apportés par les différents partenaires de la plateforme, vous trouverez sur OpenAsso un module de Questions/Réponses. A l’instar d’un "wiki", c’est la communauté qui se mobilise et répond aux questions posées par les uns et les autres.

Cette communauté est composée de responsables associatifs, mais aussi d’experts de différents domaines (comptabilité, juridique, fiscal, communication, numérique, etc.). Et elle vous ouvre grands les bras !

N’hésitez pas à vous créer un compte sur OpenAsso (c’est gratuit), poser vos questions et répondre à d’autres déjà posées si vous souhaitez partager vos conseils et retours d’expérience. OpenAsso repose avant tout sur le partage et l’entraide si chers au monde associatif, donc n’hésitez pas.

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Evidemment, si nous ne l’avez pas encore fait, une 11ème suggestion de bonne résolution s’impose : celle de tester un logiciel de gestion pour votre association !

C’est une résolution qui n’engage à rien d’autre que d’essayer de multiples fonctionnalités gratuitement pendant 30 jours. Qu’en pensez-vous ?

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