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7 conseils pour améliorer la gestion de votre association

15 janvier 2018

Gérer une association est une responsabilité importante pour les personnes qui décident d'embrasser le rôle de dirigeants pendant plusieurs mois ou plusieurs années.

Si quand vous entendez "gestion association", vous n'avez qu'une idĂ©e vague de ce que cela signifie, vous avez sonnĂ© Ă  la bonne porte !  

Outre la gestion de la comptabilitĂ© qui incombe principalement au trĂ©sorier, la gestion d'une association rassemble de nombreux aspects : humains, matĂ©riels, financiers, lĂ©gaux, administratifs, etc. 

C'est ce que nous allons voir dans cet article dont voici le programme :

C'est parti pour un tour d'horizon de ce qu'il faut savoir pour bien gĂ©rer son association !

gestion-association-responsabilité

Bérénice cherche des inspirations
pour bien gérer son association

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Les responsabilités des dirigeants d'association

Prendre la responsabilité d'une association peut avoir des répercussions importantes pour ses dirigeants.

En effet, selon la manière dont ils gèrent l'association, les risques pris, les dépenses effectuées, etc., les dirigeants de l'association peuvent engager leurs responsabilités financière, civile et pénale.

Pour tout connaître des responsabilités des dirigeants d'associations, nous vous invitons à découvrir l'article dédié au sujet.

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GĂ©rer les membres et la vie associative

Une association, c'est avant tout des hommes et des femmes qui se rassemblent autour d'un projet collectif qui les mobilise.

Adhésions : pourquoi le paiement en ligne devient indispensable pour votre association

Les membres sont avant tout les adhérents de l'association.

Chaque dĂ©but d'annĂ©e est marquĂ© par la mĂŞme opĂ©ration dĂ©licate : celle des adhĂ©sions, et des innombrables Ă©cueils qu'elle comporte.

Mais remercions internet : les temps changent et vous facilitent la vie.

Le paiement des adhésions en ligne vous permet de gagner un temps précieux, vous offre une sécurité accrue et vous évite de faire des erreurs dans les saisies des informations concernant vos adhérents.

Pierre vous explique pourquoi proposer les adhésions en ligne à vos membres devient indispensable pour la gestion de votre association.

10 conseils pour gérer efficacement la base de membres de votre association

Maintenant que l'étape des adhésions est passée, autant prendre directement de bonnes habitudes dans la gestion de votre association et de ses membres.

Vous verrez que ce n'est pas si compliqué, un minimum de méthodologie permet de gagner largement en efficacité.

Voici 10 conseils simples Ă  mettre en place au niveau de la gestion de votre base de membres :

  1. Nommer un responsable de la base de données
  2. Mettre en place des procédures adaptées
  3. Déterminer des règles de saisie des informations
  4. S'assurer que toutes les personnes habilitées à mettre à jour la base de données ont bien été formées
  5. Vérifier que le détenteur de la base de données peut contrôler l’intégrité des données
  6. Identifier les membres de l'équipe qui commettent régulièrement des erreurs
  7. Mettre à jour régulièrement sa base de données
  8. Faire plusieurs sauvegardes des données
  9. SĂ©curiser ses mots de passe
  10. Se passer d'Excel

En suivant ces règles simples, vous aurez toutes les clés pour gérer efficacement votre base de membres.

Nous vous invitons vivement Ă  dĂ©marrer un essai gratuit pour gĂ©rer en toute simplicitĂ© votre association : 

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Réussir ses Assemblées Générales d'association

Si l'annĂ©e associative est ponctuĂ©e de nombreux rendez-vous, l'un d'entre eux est particulièrement important : l'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale.

Elle est l'occasion de partager les informations essentielles avec les membres de l'association et de prendre des décisions stratégiques pour le développement du projet associatif. C'est la raison pour laquelle il est crucial de préparer au mieux ce rendez-vous.

Découvrez nos conseils sur le sujet, et les clés d'une assemblée générale d'association réussie.

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Etablir le budget prévisionnel de l'association

S'il n'est pas obligatoire, le budget prévisionnel est pour autant un outil indispensable à la gestion de votre association. Le budget prévoit ce que la comptabilité constatera tout au long de l'exercice comptable.

Globalement, le budget prévisionnel anticipe les dépenses et recettes qui auront lieu pendant le prochain exercice. Que vous établissiez votre budget prévisionnel en fonction des recettes ou des dépenses (en fonction de la nature de vos activités), la règle à respecter est toujours d'avoir un budget équilibré.

Découvrez dans l'article dédié au budget prévisionnel les différents types de budgets, les méthodes pour les construire et nos conseils.

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GĂ©rer du matĂ©riel : le local d'association

Vaste sujet que celui du local d'association, votre QG !

C'est à la fois un espace où les membres de votre association peuvent se retrouver, mais aussi une fenêtre de visibilité vers l'extérieur, un lieu d'activités, un espace de stockage, de réflexions, de débats…

Bref, le local est un Ă©lĂ©ment clĂ© dans la gestion d'une association !

Mais comment trouver LE local qui sera parfait pour votre association ? Comment Ă©viter qu'il vous coĂ»te les yeux de la tĂŞte ? Comment l'organiser et le dĂ©corer ? Comment impliquer vos membres dans ce projet ?

Nous vous expliquons tout cela dans un article dĂ©diĂ© Ă  votre local d'association !

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GĂ©rer une association, c'est aussi devenir un expert de l'organisation

Organiser des événements et faire vivre l'association

Parfois, l'organisation d'un événement peut donner quelque peu le vertige.

Entre la thématique, le déroulé, les invitations, la logistique, l'animation, ce ne sont pas les choses à faire qui manquent.

Heureusement, vous n'êtes pas le premier (ni le dernier) à passer par là, et tout le monde finit par s'en sortir, il suffit d'un peu d'organisation… et de quelques conseils que nous avons rassemblés pour vous aider à organiser un événement pour votre association.

En avant la musique !

Téléchargez gratuitement la fiche technique de cet article pour garder tous ces conseils avec vous :

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Les bons outils pour organiser une sortie d'association

Outre les événements, des sorties d'association ont de bonnes chances de jalonner votre année, notamment si vous êtes une association sportive, culturelle ou de loisirs.

LĂ  encore, un minimum d'organisation est de mise.

Mais bonne nouvelle, des outils numériques sont là pour vous faciliter la vie, donc pas de panique.

Nous avons rassemblĂ© pour vous les bons outils pour votre sortie d'association, du choix de la date au sondage de satisfaction, en passant par l'hĂ©bergement, tout est lĂ  !

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RGPD : mettre son association en conformité avec la réglementation

Nous l'avons vu, la gestion d'une association revêt bien des aspects et celui de la réglementation n'est pas en reste. La loi évolue constamment, et il est parfois difficile d'être au courant des dernières évolutions.

L'annĂ©e 2018 est nĂ©anmoins marquĂ©e par un texte dont on parle beaucoup et qui a une rĂ©elle incidence pour toutes les structures qui collectent des informations sur des personnes – et les associations en font bien Ă©videmment partie – il s'agit du fameux RGPD : le Règlement GĂ©nĂ©ral sur la Protection des DonnĂ©es personnelles.

Si les associations ont peu de chances de faire partie des premières structures à être contrôlées par l'administration, elles doivent néanmoins prendre connaissance de cette nouvelle réglementation européenne et se mettre en conformité avec cette dernière.

Dans les grandes lignes, voilĂ  ce que le RGPD change pour les associations : elles doivent dĂ©sormais :

  • Demander et conserver l'accord des personnes dont elles collectent les informations pour le traitement de leurs donnĂ©es,
  • Informer dans les 72 heures la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des LibertĂ©s) ainsi que les personnes concernĂ©es si leurs donnĂ©es personnelles ont Ă©tĂ© piratĂ©es dans votre base,
  • Collecter seulement les informations dont elles ont lĂ©gitimement besoin, en rapport avec le bon dĂ©roulĂ© de leurs activitĂ©s,
  • Donner la possibilitĂ© aux individus dont les informations sont collectĂ©es de connaĂ®tre les Ă©lĂ©ments que les associations conservent sur elles,
  • Tracer l’ensemble des documents mis en place servant au traitement des donnĂ©es personnelles.

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre article dédié aux 5 bonnes pratiques RGPD pour votre association.

Vous pouvez Ă©galement commencer un essai gratuit sur AssoConnect en cliquant juste en dessous : 

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GĂ©rer son association en s'Ă©quipant des bons outils

Des logiciels de gestion d'association

Depuis quelques années, la gestion des associations s'est largement professionnalisée.

Au mĂŞme titre que les entreprises, les associations s'Ă©quipent d'outils pour leur permettre de gagner du temps. De plus en plus de logiciels dĂ©diĂ©s Ă  la gestion des associations existent, et c'est une excellente nouvelle : cela prouve que le monde associatif se dĂ©veloppe et mĂ»rit.

Outre le logiciel en ligne AssoConnect, différentes solutions existent pour répondre aux différents besoins des associations.

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Nina se sent libérée :
son asso est maintenant équipée !

Des outils web pour la gestion de votre association

Une simple recherche sur Internet permet de trouver une multitude d'outils numériques pour gagner du temps.

NĂ©anmoins, tous ne sont pas toujours adaptĂ©s aux associations et Ă  leurs spĂ©cificitĂ©s. C'est la raison pour laquelle nous avons Ă©laborĂ© un guide des outils numĂ©riques pour les associations en nous posant systĂ©matiquement la question "est-ce utile et adaptĂ© Ă  une association ?"

Nous vous avons concocté un livre blanc complet sur la comptabilité pour votre association. N'hésitez pas à le télécharger !

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Vous voilĂ  dĂ©sormais armĂ© pour envisager la gestion de votre association plus sereinement. Bonne route !