Découvrir assoconnect Essai gratuit

10 étapes pour organiser un événement d'association

20 décembre 2017

Une association, c'est avant tout de l'humain. Des hommes, des femmes, des enfants qui se rencontrent et interagissent pour faire des choses de manière collective.

Cette semaine, nous avons organisé le premier petit déjeuner d'AssoConnect dans nos locaux, avec une quarantaine de représentants d'associations. Cette rencontre fut l'occasion de mettre en application quelques principes de base de l'organisation d'événements.

Nous vous proposons aujourd'hui de les passer en revue.

Les grandes √©tapes :

  1. Définir l'objectif de l'événement
  2. Déterminer le cadre de l'événement
  3. S'organiser collectivement
  4. Créer un lien d'inscription
  5. Envoyer les invitations
  6. Communiquer sur votre événement
  7. Finaliser les derniers détails
  8. Etre "présent" pendant l'événement
  9. Garder le contact avec les participants
  10. Dresser le bilan de votre événement associatif

Vous √™tes pr√™t ? C'est parti !

organisation-évènement-association

1/ D√©finissez les objectifs de l'√©v√©nement d'association

L'organisation d'un √©v√©nement est quelque chose de chronophage, et potentiellement fatiguant voire porteur de stress. Il s'agit donc de ne pas se tromper dans les objectifs et les d√©finir clairement. 

Les occasions de rassembler des personnes ne manquent pas : c√©l√©brer une r√©alisation, lancer un appel aux dons, recruter des volontaires, pr√©senter un nouveau projet‚Ķ Il est possible que vous ayez plusieurs objectifs en t√™te mais comme pour une newsletter, faites l'effort d'identifier les objectifs et de les hi√©rarchiser.

De m√™me, identifiez pr√©cis√©ment les personnes que vous souhaitez inviter √† cet √©v√©nement associatif, en fonction de son objectif principal.

Ce travail de priorisation vous permettra d'√™tre plus clair dans le message que vous enverrez aux personnes que vous invitez : elle auront toutes les cartes en main pour savoir si elles souhaitent participer √† votre √©v√©nement, et n'auront pas l'impression d'√™tre prises au d√©pourvu. Il vous permettra √©galement de construire le contenu de votre √©v√©nement.

Une fois votre objectif global d√©fini, fixez-vous √©galement un objectif chiffr√© : combien de personnes souhaitez-vous avoir √† votre √©v√©nement ? Cela vous permettra d'anticiper les efforts de communication √† fournir, et de mesurer apr√®s votre √©v√©nement s'il a √©t√© un succ√®s.

Dans notre cas, l'objectif premier √©tait de rencontrer des responsables associatifs, et qu'ils se rencontrent entre eux. Les objectifs secondaires : r√©colter les questions que se posent les responsables associatifs, pr√©senter les d√©veloppements pr√©vus sur le logiciel pour l'ann√©e 2018, et faire de jolies photos de ce moment de partage. Et nous visions d'avoir une trentaine de personnes pr√©sentes.

organiser-évènement-association-étape

2/ Déterminez le cadre de votre événement d'association

Quelle que soit l'ambition de votre √©v√©nement en termes d'affluence, il est indispensable d'anticiper autant que possible son organisation. M√™me pour une rencontre de taille modeste, nous vous recommandons de l'organiser au moins 3 semaines √† l'avance. La raison est simple : vos invit√©s ont probablement des agendas charg√©s, ils auront du mal √† venir √† un √©v√©nement s'ils sont pr√©venus la veille au soir.

Fixer la date et l'heure peut parfois relever du parcours du combattant. Plusieurs possibilités s'offrent à vous.

  • Si plusieurs personnes doivent imp√©rativement √™tre pr√©sentes, faute de quoi votre √©v√©nement ne fait pas sens (ex : le bureau de l'association, un partenaire, le parrain ou la marraine de votre association, etc.), alors optez pour la solution de la concertation. Doodle est un outil particuli√®rement int√©ressant pour √ßa qui vous permettra de trouver une date et une heure qui conviendra √† tous les "VIP".
  • Si ce n'est pas le cas, n'h√©sitez pas √† solliciter quelques personnes dont vous aimeriez qu'elles soient pr√©sentes √† votre √©v√©nement pour leur demander le jour de la semaine et l'heure de la journ√©e les plus arrangeant pour elles. Il y a des chances que les contraintes des uns soient √©galement celles des autres, alors autant maximiser vos chances d'avoir des participants √† votre √©v√©nement.

Le lieu de votre √©v√©nement d'association d√©pend directement des crit√®res √©voqu√©s ci-dessous : les objectifs, le nombre de personnes attendues, le jour et l'heure. Si vous organisez votre √©v√©nement dans un lieux public comme un caf√©, prenez le temps de passer en d√©tail tous les √©l√©ments de la rencontre avec la personne qui g√®re ce lieu pour √©viter les mauvaises surprises.

Si vous souhaitez faire un √©v√©nement sur la place publique, il est indispensable de faire une d√©claration pr√©alable aupr√®s des autorit√©s comp√©tentes, √† savoir :

  • √† la mairie de la commune o√Ļ votre √©v√©nement aura lieu (ou dans chaque mairie s'il a lieu sur plusieurs communes),
  • √† la pr√©fecture de police si votre √©v√©nement a lieu √† Paris,
  • √† la pr√©fecture de d√©partement si votre √©v√©nement a lieu dans une commune chef-lieu du d√©partement.

Pour les √©v√©nements sur la voie publique, l'anticipation est de mise √† Paris : vous devez d√©poser la d√©claration au moins 2 mois avant la date de votre √©v√©nement. Pour les autres communes, cette d√©claration doit √™tre d√©pos√©e au moins 3 jours avant la date de votre √©v√©nement.

En termes de contenu, les éléments à inclure dans la déclaration relèvent du bon sens : les informations sur l'association, les coordonnées des personnes responsables de l'organisation de l'événement, l'objet et un descriptif de l'événement, le lieu, date et heure, le nombre de participants attendus et tout renseignement complémentaire à porter à la connaissance des autorités, notamment concernant la sécurité. Enfin, la déclaration doit être signée par le président de l'association (ou une personne à qui il a formellement délégué son pouvoir) et les responsables de l'organisation de l'événement.

Enfin, si vous avez un local d'association, et qu'il s'y pr√™te, y organiser votre √©v√©nement peut √™tre une solution simple, et qui ravira sans doute vos invit√©s !

Pour l'organisation de notre √©v√©nement, nous h√©sitions entre un petit d√©jeuner et un format plus "afterwork" en fin de journ√©e. Nous avons donc tout simplement sond√© plusieurs personnes pour d√©terminer le format qui leur avait leur pr√©f√©rence ‚Äď le petit d√©jeuner l'a emport√©.

Concernant le lieu, nous avons la chance de travailler √† la P√©pini√®re 27, √† Paris. Et ce lieu b√©n√©ficie d'une verri√®re avec une grande capacit√© d'accueil. Nous l'avons donc privatis√©e. Inviter les participants "chez nous", dans nos bureaux √©tait vraiment sympa !

organiser-évènement-association-cadre

organiser-évènement-association-étapes

3/ Organisez-vous collectivement

Organiser un √©v√©nement seul est tr√®s compliqu√©. Notre conseil : mettez √† contribution les personnes de votre √©quipe (ou vos b√©n√©voles) et d√©terminez les r√īles des uns et des autres, id√©alement en fonction de leurs comp√©tences et de leurs envies, √ßa les motivera d'autant plus.

En plus d'all√©ger votre charge de travail, cela aura un effet b√©n√©fique sur votre √©quipe : responsabilisation et coh√©sion, c'est tout b√©nef !

D√©terminez ensuite un r√©troplanning avec les diff√©rentes t√Ęches √† effectuer (logistique, communication, contenu, programme, partenaires, etc.) pour vous assurer du succ√®s de votre √©v√©nement. Pour chacune des t√Ęches, associez une personne responsable et une √©ch√©ance.

Pour vous aider dans l'organisation, diff√©rents outils existent, comme Trello par exemple.

Pour l'organisation de notre petit d√©jeuner, nous avons utilis√© Trello pour communiquer au sein de l'√©quipe et r√©partir les r√īles. Ainsi, David, notre digital marketing manager, √©tait en charge de live-twitter pendant l'√©v√©nement, Brian ‚Äď passionn√© de photo ‚Äď avait pour mission d'immortaliser l'√©v√©nement, Conrad, Jules et Louis se sont occup√©s de faire les courses.

organiser-évènement-association-invitation

Nous avons √©galement r√©parti les r√īles pour les prises de parole pendant le petit d√©jeuner : Pierre, l'un des 3 cofondateurs, a pr√©sent√© l'historique et la mission d'AssoConnect, Bertrand et Alexis, chefs de produit, ont pr√©sent√© les d√©veloppements techniques √† venir sur la plateforme, Marine, notre designer, a d√©voil√© l'√©volution de l'identit√© visuelle d'AssoConnect, et j'ai conclu en parlant de la communaut√©.

organiser-évènement-association-collectivement

4/ Créez un lien d'inscription pour l'événement

L'une des plus grosses angoisses li√©es √† l'organisation d'√©v√©nement est de savoir combien de personnes viendront. Pour cela, cr√©ez un lien d'inscription afin d'avoir un suivi r√©gulier. Cela vous √©vitera √©galement de recevoir des dizaines ou des centaines de mails de confirmation de participation. 

Diverses solutions existent : si vous √™tes utilisateur d'AssoConnect, vous pouvez √©videmment utiliser le module de billetterie inclus dans le logiciel ; sinon d'autres solutions existent : Meetup, Eventbrite, Kawaa, Wheezevent, etc. Faites votre choix !

Faites en sorte que la page dédiée à votre événement d'association soit à son image et donne envie. Pour cela, donnez suffisamment d'informations de manière à ce que les personnes qui voient votre événement sachent à quoi s'attendre.

organiser-évènement-association-communauté

Pour notre petit d√©jeuner, nous sommes √©videmment pass√©s par notre propre solution de billetterie et avons r√©dig√© un court texte √† l'image de ce que l'on souhaitait pour notre √©v√©nement : de la proximit√©, de la convivialit√© et de fond.

organiser-évènement-association-billetterie

5/ Lancez les invitations à votre communauté

En fonction des personnes que vous attendez pour votre √©v√©nement, il peut √™tre judicieux de "chouchouter" particuli√®rement les personnes dont vous estimez qu'il est important qu'elles soient pr√©sentes (partenaires, m√©c√®nes, etc.). 

Pour cela, nous vous recommandons de leur envoyer des messages personnalis√©s, plut√īt qu'un message g√©n√©rique. Cela leur montrera que vous tenez particuli√®rement √† ce qu'elles soient pr√©sentes. N'h√©sitez pas √† leur passer un petit coup de fil, cela peut √™tre une bonne occasion de prendre des nouvelles.

Ces personnes pourront également être de super relais de la communication faite pour votre événement. Invitez-les à inviter à leur tour des personnes.

Pour notre petit déjeuner, nous avons commencé par envoyer des invitations très ciblées aux personnes dont nous étions les plus proches, notamment par l'intermédiaire d'un groupe Facebook que nous avons avec ces personnes. Toutes les personnes de l'équipe ont également envoyé des invitations personnelles aux responsables associatifs qu'elles connaissaient bien.organiser-évènement-association-invités

6/ Communiquez plus largement sur l'événement

La communication est le nerf de la guerre d'un événement réussi.

Pour cela, les r√©seaux sociaux sont un alli√© pr√©cieux. En fonction de vos objectifs de public, les diff√©rents r√©seaux sociaux peuvent √™tre pertinents. Par exemple, Facebook est plut√īt grand public, Twitter vous permet de vous rendre visible aupr√®s d'influenceurs de votre secteur, et LinkedIn facilite les contacts avec des professionnels.

Il n'y a pas de r√®gle d'or, mais plut√īt des bonnes pratiques. Par exemple : 

  • Communiquez √† intervalles r√©guliers ;
  • Identifiez les personnes susceptibles de relayer votre message et facilitez-leur la t√Ęche (ex : un message d'invitation mod√®le) ;
  • Communiquez sur le programme de votre √©v√©nement ;
  • D√©voilez une partie des coulisses des pr√©paratifs (ex : votre √©quipe en train de travailler sur l'√©v√©nement) ;
  • A l'approche de l'√©v√©nement, informez du nombre de places restantes.

Si vous envoyez des newsletters, c'est un canal de diffusion de l'information intéressant pour communiquer sur votre événement.

Attention tout de m√™me : le propre d'un √©v√©nement est qu'il a lieu √† un endroit d√©fini. Si votre liste de diffusion contient des personnes r√©parties sur tout le territoire, de nombreux destinataires ne seront pas concern√©s par votre √©v√©nement car trop √©loign√©s g√©ographiquement, et cela risque de cr√©er plus de frustration qu'autre chose. Dans ce cas, pr√©f√©rez cr√©er une nouvelle liste de diffusion avec des personnes pour lesquelles se d√©placer jusqu'√† votre √©v√©nement est possible.

Enfin, un événement est l'occasion de créer une jolie affiche et/ou des flyers, d'autant plus si votre événement a une dimension locale forte. Pour créer de jolies affiches, (re)découvrez les grands principes du design et les conseils de Marine, notre designer.

Pour notre petit d√©jeuner, apr√®s la premi√®re salve d'invitations personnalis√©es, nous avons relay√© votre rencontre sur notre page Facebook, ainsi que dans notre newsletter en s√©lectionnant uniquement les personnes en r√©gion parisienne pour √©viter d'envoyer une information non pertinentes pour des personnes qui ne seraient pas concern√©es.

organiser-évènement-association-réseaux-sociaux

organiser-évènement-association-facebook

7/ Finalisez les derniers détails de l'événement de votre association

Votre événement approche, il est temps de vérifier que la préparation est toujours sur la bonne voie. Les choses à faire ne manquent pas.

Parmi les choses √† garder en t√™te, il y a potentiellement :

  • les courses ;
  • le support de pr√©sentation ;
  • les goodies ‚Äď si vous en avez ;
  • le fl√©chage jusqu'√† votre √©v√©nement, etc.

évènement-association-support

Nous vous conseillons également d'envoyer un petit mail de rappel à tous les inscrits 1 à 2 jours avant votre événement. C'est l'occasion de leur faire passer les derniers messages.

Pour notre petit d√©jeuner, la r√©partition des t√Ęches a largement facilit√© la gestion de ces d√©tails de derni√®re minutes. Nous avions pr√©vu des flyers et des stylos AssoConnect √† distribuer √† nos invit√©s.

évènement-association-flyers

8/ Pendant l'événement associatif, soyez "présent"

Cela peut para√ģtre b√™te, mais c'est extr√™mement important : si vous √™tes en train de courir √† droite et √† gauche pendant votre √©v√©nement, les participants le sentiront. 

Accueillez-les, faites en sorte qu'ils soient heureux d'être présents, créez une atmosphère en accord avec les objectifs de votre événement d'association.

Si vous avez bien r√©parti les r√īles au sein de l'√©quipe, chacun doit savoir ce qu'il est cens√© faire √† chaque moment.

Et surtout, profitez de l'√©v√©nement !

organiser-évènement-association-équipe

Voici le tableau que nous avions cr√©√© pour notre petit d√©jeuner avec les r√īles des uns et des autres tout au long de l'√©v√©nement, et les instructions √©taient explicit√©es √† c√īt√©.

organisation-évènement-association-équipe

9/ Après l'événement associatif, gardez le contact

Une fois votre événement passé, ça ne s'arrête pas. Votre événement poursuivant un objectif, il y a de fortes chances qu'il ait des suites.

Ainsi, pensez à envoyer un petit mail de remerciement aux participants. C'est également l'occasion de leur partager votre appréciation de l'événement et les perspectives pour la suite. Vous pouvez également leur envoyer un rapide sondage afin de savoir ce qu'ils ont pensé de votre événement associatif.

De notre c√īt√©, √† l'occasion de notre petit d√©jeuner, nous avons recueilli diverses questions relatives √† la vie associative, pour comprendre les pr√©occupations des responsables associatifs ‚Äď souvenez-vous, c'√©tait l'un des objectifs secondaires de notre petit d√©jeuner.

Enfin, si vous avez pris des photos, n'h√©sitez pas √† les poster sur la page Facebook de votre association.

organiser-évènement-association-photo

organiser-évènement-association-bilan

10/ Faites le bilan de votre évènement d'association

Quelques jours apr√®s votre √©v√©nement, prenez le temps de r√©aliser le bilan, √† la fois personnellement et de mani√®re collective, avec les retours de votre √©quipe ‚Äď il est possible que les ressentis soient tr√®s diff√©rents entre les personnes. 

Dans la mesure du possible, essayez de dresser un bilan √† la fois quantitatif (ex : nombre de participants vs. nombre d'inscrits, co√Ľt total de l'√©v√©nement, nombre d'heures de pr√©paration, etc.) et qualitatif (satisfaction des participants et de l'√©quipe organisatrice, nouvelles opportunit√©s cr√©√©es, difficult√©s rencontr√©es, etc.).

Id√©alement, essayez de trier les retours en 3 cat√©gories : A garder / A am√©liorer / A supprimer.

Ce bilan vous permettra d'anticiper au mieux les prochains événements de votre association et améliorer la gestion de votre association !

organiser-évènement-association-bilan

En bref

ūüéČ Pourquoi organiser un √©v√®nement pour votre association ?

Créer un évènement peut vous aider sur de nombreux points. Un évènement peut vous permettre de lancer un appel aux dons, recruter des volontaires, présenter un nouveau projet, etc. En savoir plus

ūüí™ Comment g√©rer l'organisation d'un √©v√®nement ?

Commencez par r√©partir les diff√©rentes t√Ęches, cr√©ez ensuite un lien d'inscription pour l'√©v√®nement et n'oubliez surtout pas de bien communiquer sur l'√©v√®nement. En savoir plus

ūüď£ Comment bien communiquer sur l'√©v√®nement ?

Communiquez à intervalles réguliers, demander à ce que le message soit relayé, communiquez sur le programme, dévoilez les coulisses des préparatifs, informez du nombre de places restantes. En savoir plus

 

Vous pouvez bien √©videmment communiquer sur votre site internet. Et bonne nouvelle, nous avons r√©alis√© un guide complet pour vous aider dans la cr√©ation de celui-ci :

Nouveau call-to-action