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Structurer la base d'adhérents d'une association d'anciens élèves

23 janvier 2014

L’Amicale des Diplômés de l’ESCP Europe au Maroc regroupe plus de 400 anciens étudiants de cette université. Cette association d’alumnis a pour mission de faire vivre le réseau de l’école de commerce parisienne au Maroc.

Omar El Hyani, son président, a trouvé dans AssoConnect une solution efficace et financièrement intéressante pour gérer sereinement sa base d’adhérents.

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Un annuaire facile à gérer, mis à jour automatiquement

Une association d’alumni a pour mission de regrouper les anciens élèves d’un établissement et de faire vivre ce réseau afin qu’il bénéficie professionnellement à ses membres. Un annuaire précis et à jour est généralement la première chose que ce type d’association se doit de fournir à ses adhérents d’après Omar.

Dès les débuts de l’association en 2015, le besoin de structurer les informations sur les adhérents apparaît comme une évidence aux yeux de l’équipe associative, faute de quoi gérer 400 contacts peut facilement tourner au cauchemar.

Le premier réflexe d’Omar est de rassembler les informations relatives à ses contacts sur différents tableaux Excel, un outil simple qu’il connaît et maîtrise bien. Pourtant, il rencontre rapidement des problèmes dans la mise à jour des contacts. 

"Des doublons apparaissent suite à des erreurs de manipulation."

Devoir vérifier régulièrement que l’annuaire est à jour et sans faute prend un temps fou. Omar se met alors en quête d’un outil pour faciliter cette gestion et éviter des erreurs dommageables à l’association. L’outil devait également permettre aux adhérents de mettre à jour leurs propres informations. 

"Cela fait gagner du temps aux adhérents et aux bénévoles qui s’occupent de la gestion de l’association. "

L’association regarde alors les solutions existantes sur internet, aussi bien gratuites que payantes.

Un jour, un ami  d’Omar partage sur Facebook un article présentant AssoConnect. Un tour sur le site et la découverte des différentes fonctionnalités proposées le convainquent de démarrer un essai gratuit de la plateforme pendant un mois.

"AssoConnect est avantageux puisque tous les modules sont connectés, cela nous permet de simplifier toute la gestion de notre association et pas seulement de disposer d’un annuaire complet"

La gestion de la base d’adhérents à moindre coût lui fait sauter le pas de l’abonnement.

"La formule Bonzaï à 29€ par mois me semble tout à fait cohérente avec la diversité de services que la plateforme nous propose."

Désormais, sa base de membres est gérée sur le logiciel en ligne.

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Segmenter sa base de membres pour mieux cibler sa communication

La gestion de la base de membres sur AssoConnect permet à Omar de segmenter sa base et de répartir les adhérents par ancienneté, par statut professionnel, etc

Cela facilite la communication de l’association puisque il est désormais possible d’envoyer des e-mails ciblés en fonction des personnes grâce au module d’e-mailing.  

"Anciens et nouveaux adhérents ne reçoivent plus les mêmes messages. De la même façon les informations concernant des opportunités d’emploi sont envoyées aux personnes en recherche, etc."

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Créer un site internet pour simplifier l'accès à l'information

Un autre avantage qui a encouragé l’Amicale des Diplômés ESCP Europe au Maroc à choisir AssoConnect est la possibilité de développer rapidement un site internet

"Les intéressés peuvent ainsi consulter le site internet pour découvrir les actualités de l’association."

Chaque adhérent a maintenant accès à son compte et peut modifier ses propres informations. "Un vrai gain de temps" comme le prévoyait Omar !

L’association propose également des événements auxquels les adhérents peuvent s’inscrire en ligne à partir du site internet. Un petit plus très pratique pour simplifier la gestion associative et multiplier les rencontres d’alumnis. 

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Gérer sa comptabilité de façon autonome

Omar utilise également le module de comptabilité

"C’est ma fonctionnalité favorite puisque je peux maintenant gérer moi-même la trésorerie sans l’aide d’un comptable."

Cela représente des économies importantes pour l’association, de l’ordre de 500€ par an

Omar utilise la fonction Ninja qui lui permet d’utiliser la comptabilité d’engagement pour repérer les impayés. 

"C’est agréable de pouvoir relancer facilement les adhérents qui n’ont pas encore réglés leurs cotisations en leur envoyant un mail de rappel."

Pour l'association, le fait que les modules soient connectés et s’enrichissent les uns les autres est la force d’AssoConnect. 

"Le logiciel est simple, pratique mais reste tout de même complet."

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Le mot de la fin pour Omar

Le constat est sans appel : AssoConnect a considérablement réduit le temps de gestion de l’Amicale des Diplômés de l’ESCP Europe. 

"Aujourd’hui, je dédie 3 à 4 heures par semaine à la gestion de mon association. Clairement, sans AssoConnect, j’y passerais beaucoup de temps en plus, notamment à cause de la comptabilité et de l’emailing qui sont des tâches très gourmandes en temps. "

Du côté des adhérents, la satisfaction est au rendez-vous ! Ils peuvent maintenant modifier leurs coordonnées, consulter facilement celles des autres, s’inscrire à des événements en deux clics, etc.  

Merci à Omar pour son partage d’expérience.  

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