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Animer un réseau d'alumni partout en France

Le réseau d’alumni de l’IUT département Génie Civil d’Egletons est né en même temps que l’IUT lui-même, en 1971. L’établissement est situé dans une petite ville de la Corrèze, et parmi les 100 nouveaux étudiants reçus chaque année, seuls 10% sont originaires de la région. A la fin de leur cursus, les étudiants partent donc poursuivre leur parcours ailleurs.

La nécessité de maintenir un contact entre les anciens se présente donc comme une évidence dès le début. Richard Lonjou enseigne à l’IUT d’Egletons depuis le début des années 2000, après une carrière d’ingénieur. Seul, il s’occupe d’animer et d’alimenter le réseau d’anciens étudiants, en parallèle de son activité d’enseignant. Tous les ans, il dédie environ 300 heures de son temps à la gestion de ce réseau.

De l’annuaire papier à la carte interactive

Avant d’utiliser AssoConnect, Richard Lonjou éditait chaque année un annuaire papier, regroupant les informations sur la carrière des anciens étudiants de l’IUT. Au fil des années – et des évolutions technologiques – de moins en moins d’étudiants achetaient cet annuaire, et seuls quelques-uns d’entre eux venaient le consulter directement dans son bureau.

❝ Je passe mes journées avec des étudiants de 20 ans. Je vois bien ce qui fonctionne avec eux : ils sont accrochés à leur téléphone, pas à un annuaire papier. ❞

En découvrant le logiciel, Richard manifeste son intérêt pour le module de gestion de la communauté, mais une fonctionnalité qui lui parait indispensable manque à l’appel : la possibilité de lier l’annuaire à une carte Google Maps.

❝ La possibilité d’inclure Google Maps à l’annuaire était la seule chose qui m’importait. AssoConnect l’a bien compris et la fonctionnalité a finalement été déployée. C’est pour cette raison que je me suis abonné. ❞

Animer le réseau

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Aujourd’hui, l’annuaire est accessible en ligne, dans un espace réservé aux anciens étudiants. Les étudiants qui souhaitent effectuer un stage ou une alternance dans une ville en particulier peuvent, visuellement, accéder aux coordonnées des anciens y travaillant. Ceux qui voudraient intégrer une entreprise précise peuvent entrer le nom de cette entreprise dans la recherche.

Pour alimenter cette base de données, les étudiants peuvent renseigner eux-mêmes les informations les concernant, en accédant à l’annuaire avec leurs identifiants de connexion. Il arrive que Richard Lonjou complète lui-même ces données, grâce à un export d’informations issues de LinkedIn.

Dans la base de données, chaque étudiant est classé dans un groupe en fonction de la promotion à laquelle il ou elle appartient. Cela permet à Richard d’envoyer des e-mails ciblés : il peut par exemple contacter la promotion 1980 pour solliciter des informations, joindre la liste des informations déjà connues...

Ce classement par groupes permet également à Richard de paramétrer les droits d’accès aux différents contenus du site, en fonction du groupe d’appartenance des personnes. Certaines pages sont en accès public, d’autres sont totalement réservées.

❝ Parmi toutes les fonctionnalités que j’avais envisagées, la nomenclature ses droits d’accès paramétrable était un gros point positif car elle palliait les insuffisances de nos outils en place. ❞

Richard Lonjou peut ainsi réellement animer sa communauté, et maintenir l’annuaire à jour malgré la dispersion des anciens étudiants partout en France. Cela crée une vraie valeur ajoutée pour les étudiants actuels, qui profitent d’un réseau d’alumni solide lorsqu’ils recherchent un stage ou un premier emploi.

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