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Gérer une centaine d’adhésions par mois sans perdre de temps

endofrance association medicosociale

EndoFrance est une association de patientes qui lutte contre l’endométriose, une maladie chronique gynécologique touchant une femme sur dix. L’association remplit trois grandes missions : soutenir les femmes atteintes d’endométriose, informer le grand public sur cette maladie encore méconnue, et mener des actions pour faire reconnaître la maladie auprès des pouvoirs publics. EndoFrance bénéficie aussi de l’aide de sa marraine, l’actrice Laetitia Millot, qui contribue à financer des projets de recherche.

presidente association endofrance

❝ L’endométriose est une maladie qui demande encore à être connue. Cela passe par des actions auprès des professionnels de santé comme du grand public, notamment sur les réseaux sociaux ❞   Yasmine Candau - Présidente d’EndoFrance

EndoFrance existe depuis 16 ans et ne touche pas de subventions. Elle vit uniquement des dons et des adhésions. L’association est animée par une quarantaine de bénévoles, répartis sur plusieurs régions. Ces bénévoles exercent des fonctions diverses : communication et réseaux sociaux, administration, gestion des adhésions, trésorerie, organisation d’événements locaux, etc.

Présidente de l’association, Yasmine Candau coordonne et accompagne au quotidien l’action de tous ces bénévoles. La gestion de l’association n’étant pas son activité professionnelle principale, cela exige d'elle une organisation irréprochable, et une bonne connaissance des missions de chacun.

Jusqu’en 2014, les informations sur les adhérents de l’association étaient stockées sur une base de données Access, générée à partir de fichiers Excel. A ce moment, EndoFrance a commencé à utiliser un logiciel gratuit, qui a malheureusement révélé ses premières faiblesses quand l’association a atteint les 500 membres : les fonctionnalités étaient bien trop limitées. C’est alors que Yasmine a commencé à se renseigner sur les solutions alternatives et a essayé plusieurs logiciels, dont AssoConnect.

❝ J’ai apprécié les échanges avec l’équipe avant de prendre ma décision : démonstration en direct, conseils au téléphone... ❞

AssoConnect était le logiciel le plus intuitif et ergonomique parmi ceux qu’elle a essayés. Face à l’angoisse de perdre des données lors de l’import de la base d’adhérents, cet atout a fait la différence. Yasmine a finalement pu importer sa communauté grandissante de 660 adhérents très simplement, et sans perdre aucune donnée. Elle a ensuite pu tester elle-même le module d’adhésion, afin de créer une procédure pour la bénévole qui gère les adhésions au quotidien.

Avec les 900 adhérents que compte aujourd’hui l’association, Yasmine est soulagée de ne plus être limitée à l’envoi de 1000 e-mails par mois, comme sur le logiciel gratuit qu’elle utilisait auparavant.

❝ Pour nos besoins, nous avons choisi un abonnement Baobab, à 55€ par mois. La facture en vaut la peine. Nous gagnons du temps et tout est simplifié. ❞

Elle peut ainsi maintenir un contact régulier avec les adhérents, grâce à l’envoi d’une "gazette" avec le module d’e-mailing. L’association n’a pas de locaux à proprement parler : les bénévoles travaillent de chez eux. Pouvoir collaborer sur le logiciel à distance est donc un point positif majeur. Quand la chargée des adhésions est débordée, Yasmine peut lui venir en aide de chez elle, en se connectant simultanément au logiciel. De plus, il n’y a pas besoin de créer une sauvegarde régulière sur un disque dur.

Pour garder le contrôle sur les paiements, Yasmine a choisi de ne pas activer les dons et adhésions en ligne. Ce sont donc les bénévoles qui saisissent les règlements et s’assurent que ceux-ci sont bien reçus. Les adhérents et donateurs n’ont pas à s’inquiéter pour leurs reçus fiscaux : chaque reçu est rattaché au profil du donateur dans le module « Communauté » du logiciel. L’association étant reconnue d’intérêt général, la cotisation donne droit à un reçu fiscal, ce qui porte à plus de 900 le nombre de reçus gérés dans le logiciel.

Après 9 mois d’utilisation d’AssoConnect, Yasmine n’imagine pas revenir en arrière. Le logiciel est utilisé quotidiennement, et lui permet de se concentrer sur l’essentiel. Pour une bénévole dont le temps consacré à la gestion de l’association est compté, cela n’a pas de prix.

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