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Comptabilité d'association : Excel ou logiciel en ligne ?

16 mai 2019
 

Vous venez d’être nommé trésorier et êtes à la recherche de la meilleure solution pour gérer la comptabilité de votre association ? Dans ce cas, deux grandes possibilités s’offrent généralement à vous : utiliser Excel, ou vous tourner vers un logiciel de comptabilité pour association en ligne.

Le choix peut être compliqué tant ces deux solutions possèdent chacune des qualités et des défauts. Pour vous aider à identifier la meilleure solution pour votre association, nous avons comparé Excel et les logiciels de comptabilité en ligne sur cinq grands points :

  1. Partage et collaboration
  2. Prix
  3. Lisibilité
  4. Efficacité
  5. Sécurisation de vos données

En avant la musique !

outils comptable pour association

1. La collaboration sur un document de comptabilité d’association Excel vs. les possibilités d’un  logiciel en ligne 

Le logiciel de comptabilité en ligne a évidemment ses avantages en matière de collaboration. Si vous souhaitez que certains collaborateurs aient accès à votre comptabilité, vous pouvez leur accorder un accès avec ou sans droit de modification. Avec un logiciel en ligne, plusieurs personnes peuvent généralement travailler sur un même exercice sans se gêner mutuellement.
Et si quelqu’un insiste pour consulter vos données comptables au format Excel, la plupart des logiciels de comptabilité permettent de toute façon une fonctionnalité d’export Excel.

Quant à la comptabilité d’association sur Excel, sa version la plus récente propose aujourd’hui de travailler à plusieurs sur le même fichier. Malgré ces efforts, la collaboration simultanée reste difficile avec cet outil. Même si de votre côté vous avez activé la “co-édition” d’un fichier, vous n’êtes pas à l’abri qu’une personne de votre association apporte des modifications sur le fichier Excel d’origine, sans avoir activé ce mode collaboratif. Dans ce cas, attention aux conflits de version !

En résumé, Excel est un logiciel pratiquement universel : la plupart des personnes sont capables de se servir des fonctionnalités et formules basiques. Mais les logiciels en ligne sont accessibles par tous sans qu’aucune installation ne soit requise et cela leur donne un avantage non négligeable.

Logiciel en ligne   1   -   1   Excel

comptabilité d'association excelComme Eva, vous ne savez pas quoi
choisir entre Excel et un logiciel en ligne ? 

comptabilité d'association excel

2. Le prix d’Excel et d’un logiciel en ligne pour la comptabilité de votre association

La plupart des logiciels fonctionnant maintenant sous forme d'abonnement. Il vous faudra donc réfléchir au type d'investissement financier que vous souhaitez faire.

Vous pouvez vous procurer les anciennes versions d’Excel (jusqu’à la version Office 2013) pour moins de 80€, mais la licence n’est valable que pour une installation sur un poste de travail. La dernière version du logiciel de Microsoft est quant à elle disponible sous forme d’abonnement, pour environ 10€ par mois et par utilisateur. Grâce à Solidatech, vous pouvez profiter d’une réduction sur la licence Office 2019.

Pour les logiciels en lignes, il faut par exemple compter de 13€ HT/mois pour Ciel comptabilité à 50€/mois par utilisateur et par mois pour Cegid. AssoConnect propose pour sa part des forfaits à partir de 19€/mois, et offre même aux petites associations la possibilité d’utiliser son logiciel de comptabilité d’association gratuit.

Le match est serré ! Pour les plus petites associations, il peut être intéressant de se tourner vers les offres gratuites de certains logiciels en ligne. Malgré le grand nombre de fonctionnalités utiles que présente un logiciel de comptabilité en ligne, c'est globalement Excel qui demeure au prix le plus attractif. De plus, il est bien souvent pré-installé sur les ordinateurs, ce qui évite de devoir investir.

Logiciel en ligne   1   -   2   Excel

outils comptable pour association

3. La lisibilité de votre comptabilité d’association sur Excel vs. un logiciel de comptabilité

"Un tableau comptable Excel, c'est lisible, net et précis."

Oui, mais... cela est valable surtout lorsque vous gérez la comptabilité d'une petite association en mode dépenses-recettes.

Dès que vous voulez une comptabilité plus précise et avec plus de données, les ennuis commencent. C’est notamment le cas si vous souhaitez une comptabilité auxiliaire liant vos écritures avec un fournisseur ou un client, avoir accès à la comptabilité analytique pour gérer vos budgets, ou encore voir tous les documents comptables (compte de résultat, journal, grand-livre, balance, bilan).

Ne parlons même pas des formules qui dépendent d’autres cellules : si un lien ne fonctionne plus, c’est potentiellement tout le tableau qui devient inexploitable.

La liste d’explications à donner aux personnes qui consultent votre comptabilité s'allonge. Celle des personnes qui comprennent ce qui se passe dans votre comptabilité rétrécit.

Pour ce qui est de la lisibilité, le logiciel en ligne a l'avantage d'être conçu spécialement pour la comptabilité. Il est donc clair, lisible et facile à comprendre, même sans notions comptables. En trois clics, souris en main, vous avez vu l'état général de votre comptabilité d’association, saisi une écriture, et consulté vos documents comptables automatiquement mis à jour.

Le fait de tenir sa comptabilité sur un outil standardisé permet de maintenir une présentation rigoureuse, ce qui apporte un avantage dans une vision de long terme pour la gestion de votre association.

Logiciel en ligne   2   -   2   Excel

comptabilité d'association excel

4. L’efficacité de ces solutions de comptabilité pour votre association

Cette catégorie est pour la plupart d'entre nous, trésoriers d'associations, le point majeur de ce match.

Excel est un logiciel aux possibilités quasiment infinies. Je n'ai jamais, à ce jour, rencontré quelqu'un qui sache utiliser toutes les fonctionnalités d'Excel ! Il est vrai que vous pouvez parfaitement faire votre comptabilité analytique et auxiliaire sur Excel.

Mais même trouvant sur internet un template de tableau comptable gratuit ou un modèle du plan comptable des associations sous Excel, il vous faudra tout paramétrer vous-même. Cela exige de très solides compétences sur Excel, et une patience digne d’un grand sage.

De son côté, le logiciel en ligne a déjà tout automatisé pour vous, et a spécialement été conçu pour la comptabilité, si ce n'est, dans certains cas, la comptabilité associative avec ses spécificités. Tous les formats des documents comptables sont donc déjà paramétrés et sont automatiquement mis à jour avec les dernières écritures comptables.

Le logiciel étant tourné vers la comptabilité, toutes les options nécessaires à une comptabilité avancée sont proposées et rapidement utilisables. Et ça c'est un grand plus dans la gestion de votre association ! 

Logiciel en ligne   3  -   2   Excel

outil comptable association

Alexis est détendu, grâce à son logiciel en ligne
tout est automatisé !
 
comptabilité d'association excel

5. La sécurité sur Excel et sur un logiciel de comptabilité en ligne pour votre association

"Méfie toi de ces logiciels en ligne, on ne sait jamais trop comment tes données sont sécurisées". Si cette phrase pouvait être légitime il y a quelques années, les choses ont depuis bien changé, et dans le bon sens !

Deux choix simples mais totalement opposés s’offrent à vous pour le stockage de vos données. Soit elles sont stockées directement sur votre ordinateur, soit elles le sont sur des serveurs en ligne, hébergés dans une entreprise dont le métier est de sécuriser vos données.

Les données stockées sur votre ordinateur sont non seulement vulnérables dans le cas où il serait infecté par un virus, mais également en cas de vol, de panne du disque dur ou de suppression involontaire des fichiers. L'avantage de cette solution ? Vous accédez à vos données comptables sans connexion internet, mais seulement sur l'ordinateur sur lequel elles sont stockées.

Certes, les données hébergées en ligne peuvent également être vulnérables vis-à-vis des cybercriminels. Mais dans la mesure où vous les confiez à des experts de la sécurité informatique, ces risques sont tout de même moindres.

De plus, des sauvegardes automatiques régulières vous garantissent que vos données ne seront jamais perdues, même en cas de panne généralisée des serveurs. Certes, il vous sera impossible d'accéder à vos données sans connexion internet (à moins d'en faire une copie sur votre disque dur), mais vous pourrez néanmoins les consulter et modifier depuis n'importe quel appareil connecté.

Logiciel en ligne 4 - 2 Excel

comptabilité d'association excel

Alors, gérer sa comptabilité d’association sur Excel est-il aussi efficace qu’avec un logiciel en ligne dédié ?

Quand on additionne ces points, deux constats s'imposent.

Excel est un logiciel polyvalent que vous avez probablement déjà sur votre ordinateur, et il est tout à fait possible de tenir une comptabilité associative sur le tableur de Microsoft. Toutefois, à moins que vous soyez un grand manitou des formules Excel, de nombreuses heures s’écouleront probablement avant que votre comptabilité soit prête à l’emploi.

D'un autre côté, les logiciels en ligne présentent des avantages indéniables. Vous gérerez bien mieux votre temps avec un outil en ligne spécialement conçu pour cet usage. Le critère du prix est donc crucial : l'investissement financier est-il justifié pour votre association ?

En bonus, certains logiciels de comptabilité proposent également d’autres outils, comme la gestion des membres et des adhésions, qui peuvent être directement liés à la comptabilité et peuvent émettre des écritures automatiques. Cela vous fera, là encore, gagner un temps précieux pour la gestion de votre association. 

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