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Géraud de Lachaise
Le 16 mai 2017
Comptabilité d'association : logiciel en ligne ou Excel ?

Comptabilité d'association : logiciel en ligne ou Excel ?

Logiciel en ligne ou Excel : quel outil vous offre le plus de possibilités pour la gestion de la comptabilité de votre association ? Nous avons confronté les deux solutions sur cinq points essentiels :

  1. Partage et collaboration
  2. Prix
  3. Lisibilité
  4. Efficacité
  5. Sécurisation de vos données

collaboration          1. Partage et collaboration

Excel est certainement l'un des logiciels les plus connus au monde toutes catégories confondues. Si vous envoyez un document Excel à un membre de votre association, il aura probablement déjà le logiciel, et saura comment lire votre fichier et utiliser les fonctionnalités basiques. La grande majorité des gens disposent en effet d’une licence Excel sur leur ordinateur, ou du moins d’un équivalent (Apple Numbers, Google Sheets, Open Office Calc…). De plus en plus d’appareils mobiles sont également en mesure d’ouvrir les fichiers Excel.

En ce qui concerne la collaboration, la version la plus récente d’Excel propose régulièrement de nouvelles fonctionnalités vous permettant de travailler à plusieurs sur le même fichier. Malgré ces efforts, la collaboration simultanée reste difficile.

Le logiciel en ligne a ses avantages en matière de collaboration. Si vous souhaitez que certains collaborateurs aient accès à votre comptabilité, vous pouvez leur accorder un accès avec ou sans droit de modification. Avec un logiciel en ligne, plusieurs personnes vont pouvoir travailler sur un même exercice sans se gêner mutuellement.

Et si quelqu’un insiste pour consulter vos données comptables au format Excel, la plupart des logiciels en ligne permettent de toute façon une fonctionnalité d’export Excel.

En résumé, Excel est un logiciel pratiquement universel : chacun maîtrise un minimum de fonctionnalités. Mais les logiciels en ligne sont accessibles par tous sans qu’aucune installation ne soit requise et cela leur donne un avantage non négligeable.

Logiciel en ligne   1   -   1   Excel

        2. Le prix

La plupart des logiciels, en ligne ou non, fonctionnant maintenant sous forme d'abonnement, il vous faudra réfléchir au type d'investissement financier que vous souhaitez faire.

Vous pouvez vous procurer les anciennes versions d’Excel (jusqu’à la version Office 2013) pour moins de 80€, mais la licence n’est valable que pour une installation sur un poste de travail. La dernière version du logiciel de Microsoft est quant à elle disponible sous forme d’abonnement, pour environ 10€ par mois et par utilisateur. Grâce à Solidatech, vous pouvez profiter d’une réduction sur la licence Office 2013 ou 2016.

Pour les logiciels en lignes, il faut compter de 10€/mois pour Ciel comptabilité à 64€/mois pour Loop en passant par 19€/mois pour AssoConnect.

Malgré le grand nombre de fonctionnalités utiles que présente un logiciel de comptabilité en ligne, c'est Excel qui demeure au prix le plus attractif. De plus, il est bien souvent pré-installé sur les ordinateurs, ce qui réduit les chances que vous ayez à faire l'investissement.

Logiciel en ligne   1   -   2   Excel

lisibilité         3. La lisibilité

"Un tableau Excel, c'est lisible, net et précis." Oui, mais... cela est valable surtout lorsque vous gérez la comptabilité d'une petite association en mode dépenses-recettes.

Dès que vous voulez une comptabilité auxiliaire liant vos écritures avec un fournisseur ou un client, avoir accès à la comptabilité analytique pour gérer vos budgets, ou que vous voulez voir tous les documents comptables (compte de résultat, journal, grand-livre, balance, bilan), en bref lorsque vous souhaitez une comptabilité plus précise et avec plus de données, les ennuis commencent . Ne parlons même pas des formules qui dépendent d’autres cellules : si un lien ne fonctionne plus, c’est potentiellement tout le tableau qui devient inexploitable.

La liste d’explications à donner aux personnes qui consultent votre comptabilité s'allonge et la liste des personnes qui comprennent ce qui se passe dans votre comptabilité rétrécit.

Pour ce qui est de la lisibilité, le logiciel en ligne a l'avantage d'être conçu spécialement pour la comptabilité. Il est donc clair, lisible et facile à comprendre, même sans notions comptables. En trois clics, souris en main, vous avez vu l'état général de votre comptabilité, saisi une écriture, et consulté vos documents comptables automatiquement mis à jour. Le fait de tenir sa comptabilité sur un outil standardisé permet de maintenir une présentation rigoureuse, ce qui apporte un avantage dans une vision de long terme pour la gestion de votre association.

Logiciel en ligne   2   -   2   Excel

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        4. L’efficacité

Cette catégorie est pour la plupart d'entre nous, trésoriers d'associations, le point majeur de ce match.

Excel est un logiciel aux possibilités quasiment infinies. Je n'ai jamais, à ce jour, rencontré quelqu'un qui sache utiliser toutes les fonctionnalités d'Excel ! Il est vrai que vous pouvez parfaitement faire votre comptabilité analytique et auxiliaire sur Excel. Or, il vous faudra tout paramétrer vous-même, ce qui exige de très solides compétences sur Excel, et une patience digne d’un grand sage.

De son côté, le logiciel en ligne a déjà tout automatisé pour vous, et a spécialement été conçu pour la comptabilité, si ce n'est, dans certains cas, la comptabilité associative avec ses spécificités. Tous les formats des documents comptables sont donc déjà paramétrés et sont automatiquement mis à jour avec les dernières écritures comptables que vous venez d'entrer. Le logiciel étant tourné vers la comptabilité, toutes les options nécessaires à une comptabilité avancée sont proposées et rapidement utilisables.

Logiciel en ligne   3  -   2   Excel

        5. La sécurité

"Méfie toi de ces logiciels en ligne, on ne sait jamais trop comment tes données sont sécurisées". Si cette phrase pouvait être légitime il y a déjà quelques années, les choses ont depuis bien changé, et en bien !

Deux choix simples mais totalement opposés s’offrent à vous pour le stockage de vos données. Soit elles sont stockées directement sur votre ordinateur, soit elles le sont sur des serveurs en ligne, hébergés dans une entreprise dont le métier est de sécuriser vos données.

Les données stockées sur votre ordinateur sont non seulement vulnérables dans le cas où vous seriez infecté par un virus, mais également en cas de vol, de panne du disque dur ou de suppression involontaire des fichiers. L'avantage de cette solution ? Vous accédez à vos données comptables sans connexion internet, mais seulement sur l'ordinateur sur lequel elles sont stockées.

Les données hébergées en ligne peuvent également être vulnérables vis-à-vis des cyber-criminels, mais étant donné que vous les confiez à des experts de la sécurité informatique, ces risques sont tout de même moindres. De plus, des sauvegardes automatiques régulières vous garantissent que vos données ne seront jamais perdues, même en cas de panne généralisée des serveurs. Certes, il vous sera impossible d'accéder à vos données sans connexion internet (à moins d'en faire une copie sur votre disque dur), mais vous pourrez néanmoins les consulter et modifier depuis n'importe quel appareil connecté.

Logiciel en ligne 4 - 2 Excel

L’heure du bilan

Quand on additionne ces points, deux constats s'imposent. Excel est un logiciel polyvalent que vous avez probablement déjà sur votre ordinateur, et il est tout à fait possible de tenir une comptabilité associative sur le tableur de Microsoft. Or, à moins que vous soyez un grand manitou des formules Excel, de nombreuses heures s’écouleront probablement avant que votre comptabilité soit prête à l’emploi.

D'un autre côté, les logiciels en ligne présentent des avantages indéniables. Vous gérerez bien mieux votre temps avec un outil en ligne spécialement conçu pour cet usage. Le critère du prix est donc crucial : l'investissement financier est-il justifié pour votre association ?

En bonus, certains logiciels de comptabilité proposent également d’autres outils, comme la gestion des membres et des adhésions, qui peuvent être directement liés à la comptabilité et peuvent émettre des écritures automatiques. Cela vous fera, là encore, gagner un temps précieux.

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