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La prise de fonction du trésorier d'association

28 avril 2020

"Les 100 jours", une expression qui décrit la courte période pendant laquelle le nouveau Président est censé prendre des mesures importantes alors qu'il bénéficie encore de "l'état de grâce". Historiquement, les 100 jours sont un compte arrondi des jours du règne rétabli de Napoléon Ier.

Pour vous, trésorier prêt à prendre les rênes de la comptabilité de votre association, c'est la période qui commence avec votre nomination et la passation avec l'ancien trésorier. Elle s’achève une fois que vous avez pris vos marques et mis en place votre mode de fonctionnement.

Face à l’ampleur de la tâche, il est courant de ne pas savoir par où commencer. Dans cet article, nous vous aidons à franchir l’étape des 100 premiers jours, déterminante pour le reste de votre mandat de trésorier.

Au programme :

À la fin de cet article, vous retrouverez également un bref récapitulatif.

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Préambule : Changements auprès de la préfecture

Si la prise de fonction commence après qu’un procès-verbal de nomination du nouveau trésorier a été dressé, les choses sérieuses commencent avec la déclaration auprès de la préfecture.

Ce n’est pas au nouveau trésorier de l’association de s’occuper de cette tâche mais il peut veiller à ce qu’elle soit bien exécutée pour avoir ensuite toute la légitimité pour démarrer sa mission.

"Sur le plan juridique, tous les changements intervenus dans l’administration de l’association doivent être déclarés à la préfecture ou la sous-préfecture du ressort du siège social de l’association dans un délai de trois mois" (L. du 1er juillet 1901, JO du 2, art. 5)

Il convient donc qu’un membre habilité du bureau de votre association (généralement le Président) déclare le changement de trésorier auprès de la Préfecture avec :

  • Le formulaire CERFA 13971
  • La copie du PV de nomination du trésorier

Cette lettre doit être envoyée en recommandé avec avis de réception. Il est sage de garder une copie de ce courrier, ainsi que son accusé de réception jusqu'à ce que le nouveau trésorier de l'association soit officiellement nommé.

Quand vous obtiendrez le récépissé de la préfecture, le changement de trésorier devra être consigné dans le registre spécial éventuellement détenu par l'association.

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La passation entre l'ancien et le nouveau trésorier de l’association

La passation est primordiale pour que vous démarriez dans les meilleures conditions. Distinguons deux phases : la passation officielle et la passation officieuse.

La passation officielle de la comptabilité de l’association

Lors d'un changement de trésorier au sein d’une association, il est important d'effectuer une passation de pouvoir.

En tant que nouveau trésorier, il faut également vous remettre les documents suivants :

  • Le journal de banque : extraits de compte bancaire et carnets de chèques,
  • L'inventaire des biens dont l'association est propriétaire : matériel et stocks,
  • Les bilans des trois exercices précédents,
  • Le tableau des emprunts et des contrats de prêt. Plus généralement, il faut que les engagements de l’association (paiements à venir, calendrier des divers paiements obligatoires ou emprunts par exemple…) soient identifiés et vous soient communiqués par l’ancien trésorier. Par exemple : la liste des adhérents pour déterminer ceux qui sont à jour de leur cotisation, les contrats en cours conclus par l'association (bail, téléphone, électricité, etc.).

Il faut également que vous vérifiiez que la comptabilité est à jour au moment du changement ou que les pièces restantes à enregistrer sont clairement identifiables.

Si la situation financière de l’association est délicate au moment de la prise de fonction du nouveau bureau ou si l’on soupçonne des malversations de la part de l’ancienne équipe, il peut être utile de faire procéder à l’établissement des comptes à la date de la passation de pouvoirs, et éventuellement un audit des comptes diligenté par un expert-comptable extérieur à l’association.

Si l’association utilise un logiciel comptable, l’ancien trésorier doit vous remettre l’accès au logiciel ou vous nommer administrateur de ce dernier.

Il est également important que vous preniez connaissance des documents juridiques.

Vous devez récupérer :

  • la copie des statuts de l'association et du règlement intérieur,
  • la liste des membres du conseil d'administration.

La passation officieuse : une opportunité pour améliorer l’organisation

Un changement de trésorier est une bonne occasion de faire un audit de ce qui fonctionne et de ce qui fonctionne moins bien au sein de l’association.

Listez avec lui les points à améliorer dans le suivi ou le traitement comptable. Il y a sûrement des petites améliorations simples à mettre en place.

C’est également le moment de se poser la question d’outils qui pourraient vous simplifier la vie comme des logiciels de comptabilité ou la mise en place d’un ERP.

Un investissement qui pourrait vous faire gagner du temps, et in fine de l’argent s’il vous permet de produire des documents comptables venant étayer des demandes de subventions.

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La rencontre entre le trésorier et la banque

Logiquement, pour pouvoir exercer son mandat, le trésorier a besoin de "la signature" sur les comptes en banque. En règle générale, pour fluidifier son fonctionnement, l’association octroie le pouvoir de signature au Président et au trésorier.

Vous partagerez donc la responsabilité pénale.

Il conviendra alors de prendre rendez-vous avec votre banque pour vous présenter comme nouveau signataire. Dans certains cas, vous recevrez une nouvelle carte bleue, nominative.

Pensez à vous munir des documents habituels (pièce d’identité, justificatif de domicile), ainsi que des procès-verbaux attestant de vos nouvelles attributions !

Il est préférable d’attendre le récépissé de déclaration de préfecture, les banquiers ne prendront pas le risque d’engager leur responsabilité en versant l’argent à une mauvaise personne.

Pensez également à :

  • renouveler les codes d’accès aux services de banque en ligne,
  • modifier éventuellement les adresses d’envoi des relevés bancaires si ceux-ci étaient expédiés au domicile des anciens dirigeants,
  • vérifier que le banquier procède au retrait des pouvoirs bancaires du trésorier sortant.

assoconnect association tresorierMarquons un temps de pause,
David prend un RDV à la banque !

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Prendre en compte les règles et principes comptables

Vous devez maintenant apprendre à vous familiariser avec les règles et les principes comptables. Tout le long de votre mandat de trésorier d'association, vous devrez les garder en tête et vous y référer.

Voici quelques articles indispensables qui vous aideront dans votre tâche :

  • Connaître les principales obligations comptables,
  • Maîtriser les bases du Plan Comptable des Associations (PCA),
  • Savoir lire les principaux documents comptables,

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S'organiser pour démarrer la saisie des opérations rapidement

En parallèle de ces missions de transition et d’apprentissage, vous devez gérer le quotidien. Certaines tâches sont indispensables comme le remboursement des frais bénévoles ou le paiement des salaires le cas échéant.

D’autres seront pénibles si vous les repoussez trop : rapprochement bancaire, enregistrement des écritures comptables, etc.

Pour vous aider, n’hésitez pas à découvrir notre article sur le quotidien du trésorier d'association.

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Si possible, constituer une équipe pour faciliter les tâches comptables

Essayez de convaincre d'autres personnes (le nombre peut varier en fonction de la taille de votre association) de vous épauler dans la gestion de la trésorerie.

En plus de vous sentir moins seul, vous gagnerez du temps dans votre gestion comptable. Tenir une comptabilité n’est pas toujours évident et les bénéfices de pouvoir compter sur une équipe sont nombreux.

L'idée est à la fois de faire prendre conscience à vos équipes de l'importance d'une gestion comptable saine, mais aussi de bénéficier d'un soutien opérationnel.

Ainsi, mieux vous serez accompagné dans vos tâches, plus la comptabilité de votre association pourra être aboutie !

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En bref

💰 Quelles démarches pour le nouveau trésorier en association ?

Après le PV de nomination, il peut commencer la passation avec l'ancien trésorier, rencontrer la banque, se renseigner sur les Règles et Principes Comptables, éventuellement constituer une équipe et se lancer. 

🤝 Comment réussir la passation ?

La passation officielle est encadrée et passe par le transfert de nombreux documents. La passation officieuse représente un bon moyen d’obtenir des informations et des pistes d’amélioration pour l’association.

🤓 Quelles compétences comptables doit-avoir le trésorier ?

Le trésorier d’association doit avoir des connaissances de base en comptabilité et pouvoir comprendre les principaux documents comptables. Il peut être grandement aidé dans sa mission par un logiciel comptable pour limiter les risques d’erreur.

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Nous l’avons vu, le rôle du trésorier est primordial au sein d’une association. Il est important que les responsables, salariés ou encore les bénévoles le comprennent bien afin que l’association puisse tourner au mieux.

Nous espérons que cet article vous aura aidé à y voir plus clair sur les étapes de votre prise de fonction en tant que nouveau trésorier d’association.

Il ne nous reste plus qu'à vous souhaiter bon courage et beaucoup de succès dans vos fonctions !

Nous vous avons également concocté un guide pour le nouveau trésorier de votre association, téléchargez-le, c'est gratuit !

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