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La prise de fonction du trésorier d'association

"Les 100 jours", une expression qui décrit la courte période pendant laquelle le nouveau Président est censé prendre des mesures importantes alors qu'il bénéficie encore de l"état de grâce". Historiquement, les 100 jours sont un compte arrondi des jours du règne rétabli de Napoléon Ier.

Pour vous, nouveau trésorier, c'est la période qui commence avec votre nomination et la passation avec l'ancien trésorier et qui s'achève une fois que vous avez pris vos marques et mis en place votre mode de fonctionnement.

Face à l’ampleur de la tâche, il est courant de ne pas savoir par où commencer. Dans cet article, nous vous aidons à franchir l’étape des 100 premiers jours, déterminante pour le reste de votre mandat.

Au programme :

Votre prise de fonction pour prendre les rennes de la comptabilité de votre association commence inévitablement par un procès-verbal de nomination du nouveau trésorier.

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Préambule : Changements auprès de la préfecture

Ce n’est pas au nouveau trésorier de s’occuper de cette tâche mais il peut veiller à ce qu’elle soit bien exécutée pour avoir ensuite toute la légitimité pour démarrer sa mission.

"Sur le plan juridique, tous les changements intervenus dans l’administration de l’association doivent être déclarés à la préfecture ou la sous-préfecture du ressort du siège social de l’association dans un délai de trois mois" (L. du 1er juillet 1901, JO du 2, art. 5)

Il convient donc qu’un membre habilité du bureau de votre association (généralement le Président) déclare le changement de trésorier auprès de la Préfecture avec :

  • Le formulaire CERFA 13971
  • La copie du PV de nomination du trésorier

Télécharger le Cerfa

Cette lettre doit être envoyée en recommandé avec avis de réception. Il est sage de garder une copie de ce courrier, ainsi que son accusé de réception jusqu'à ce que le nouveau trésorier soit officiellement nommé.

Quand vous obtiendrez le récépissé de la préfecture, le changement de trésorier devra être consigné dans le registre spécial éventuellement détenu par l'association.

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La passation avec l'ancien trésorier

La passation est primordiale pour que vous démarriez dans les meilleures conditions. Distinguons 2 phases : la passation officielle et la passation officieuse.

La passation officielle

Lors d'un changement de trésorier, il est important d'effectuer une passation de pouvoir.

Il faut également remettre au nouveau trésorier les documents suivants :

  • Le journal de banque : extraits de compte bancaire et carnets de chèques,
  • L'inventaire des biens dont l'association est propriétaire : matériel et stocks,
  • Les bilans des trois exercices précédents,
  • Le tableau des emprunts et des contrats de prêt. Plus généralement, il faut que les engagements de l’association (paiements à venir, calendrier des divers paiements obligatoires ou emprunts par exemple…) soient identifiés et communiqués au nouveau trésorier. Par exemple : la liste des adhérents pour déterminer ceux qui sont à jour de leur cotisation, les contrats en cours conclus par l'association (bail, téléphone, électricité, etc.).

Il faut également que vous vérifiiez que la comptabilité est à jour au moment du changement ou que les pièces restantes à enregistrer sont clairement identifiables.

Si la situation financière de l’association est délicate au moment de la prise de fonction du nouveau bureau ou si l’on soupçonne des malversations de la part de l’ancienne équipe, il peut être utile de faire procéder à l’établissement des comptes à la date de la passation de pouvoirs, et éventuellement un audit des comptes diligenté par un expert-comptable extérieur à l’association.

Si l’association utilise un logiciel comptable, l’ancien trésorier doit vous remettre l’accès au logiciel ou vous nommer administrateur de ce dernier.

Il est également important que vous preniez connaissance des documents juridiques.

Vous devez récupérer :

  • la liste des membres du conseil d'administration.

La passation officieuse : une opportunité pour améliorer l’organisation

Un changement de trésorier est une bonne occasion de faire un audit de ce qui marchait et de ce qui marchait moins bien.

Listez avec lui les points à améliorer dans la suivi ou le traitement comptable. Il y a sûrement des petites améliorations simples à mettre en place.

C’est également le moment de se poser la question d’outils qui pourraient vous simplifier la vie comme des logiciels de comptabilité ou la mise en place d’un ERP.

Un investissement qui pourrait vous faire gagner du temps, et in fine de l’argent s’il vous permet de produire des tableaux comptables venant étayer des demandes de subventions.

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La rencontre avec la banque

Logiquement, pour pouvoir exercer son mandat, le Trésorier a besoin de « la signature » sur les comptes en banque. En règle générale, pour fluidifier son fonctionnement, l’association octroie le pouvoir de signature au Président et au Trésorier.

Vous partagerez donc la responsabilité pénale.

Il conviendra alors de prendre rendez-vous avec votre banque pour vous présenter comme nouveaux signataires. Dans certains cas, vous recevrez une nouvelle carte bleue, nominative.

Pensez à vous munir des documents habituels (pièce d’identité, justificatif de domicile), ainsi que des procès-verbaux attestant de vos nouvelles attributions !

Il est préférable d’attendre le récépissé de déclaration de préfecture, les banquiers ne prendront pas le risque d’engager leur responsabilité en versant l’argent à une mauvaise personne.

Pensez également à :

  • renouveler les codes d’accès aux services de banque en ligne,
  • modifier éventuellement les adresses d’envoi des relevés bancaires si ceux-ci étaient expédiés au domicile des anciens dirigeants,
  • vérifier que le banquier procède au retrait des pouvoirs bancaires du trésorier sortant.

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Prendre en compte les Règles et Principes Comptables

Vous devez maintenant apprendre à vous familiariser avec les Règles et les Principes Comptables. Tout le long de votre mandat, vous devrez les garder en tête et vous y référer.

Voici quelques articles indispensables qui vous aideront dans votre tâche :

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S'organiser pour démarrer l'opérationnel rapidement

En parallèle de ces missions de transition et d’apprentissage, vous devez gérer le quotidien. Certaines tâches sont indispensables comme le remboursement des frais bénévoles ou le paiement des salaires le cas échéant.

D’autres seront pénibles si vous les repoussez trop : rapprochement bancaire, enregistrement des écritures comptables, etc.

Voici un article pour vous aider à vous organiser : le quotidien du trésorier d'association.

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Si possible, constituer une équipe

Essayez de convaincre quelques personnes (le nombre varie en fonction de l’association) de vous épauler dans votre mission. Plusieurs bénéfices :

  • Vous gagnerez du temps
  • Vous vous sentirez moins seul
  • Vous additionnerez de la matière grise pour les tâches et décisions complexes.

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Si vous avez besoin d’arguments pour valoriser le rôle du trésorier et de ses adjoints, consultez cet article : pourquoi le trésorier est la star des associations.

Il ne nous reste plus qu'à vous souhaiter bon courage pour si vous débutez dans votre fonction de trésorier ! 

Nous vous avons également concocté un guide pour le nouveau trésorier de votre association, téléchargez-le, c'est gratuit !

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