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Les cl茅s d'une cl么ture comptable d'association r茅ussie

1 janvier 2020

En ce d茅but d'ann茅e, la cl么ture est un temps fort de la comptabilit茅 d'association et ses obligations. Et un v茅ritable sacre pour votre tr茅sorier

Si elle n鈥檈st pas anticip茅e, cela peut vite devenir un casse-t锚te. Et comme lors d鈥檜n trek, le meilleur moyen d鈥檡 arriver sans trop d'emb没ches est d鈥y aller par 茅tape.

Chez AssoConnect, nous parlons en informatique de KISS : Keep It Simple Stupid - litt茅ralement "Garde 莽a simple et idiot".

L鈥檕bjectif de cet article est de vous d茅tailler les 茅tapes qui conduisent 脿 une cl么ture comptable associative r茅ussie. Par cet article, j鈥檈sp猫re vous aider 脿 aborder cette 茅tape de mani猫re sereine.

Voici le programme :

Allez, lan莽ons-nous !
 
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Qu鈥檈st-ce que la cl么ture comptable d'association ?

 

L'essentiel 脿 savoir sur la cl么ture comptable d'association

Comme nous avons pu le voir dans l鈥檃rticle sur les bases de la comptabilit茅, un principe important de la comptabilit茅 est l鈥ind茅pendance des exercices. La vie de l鈥檃ssociation est d茅coup茅e en p茅riodes ind茅pendantes d鈥檜ne dur茅e d'un an (en g茅n茅ral).

Un exercice comptable commence avec une situation initiale (gr芒ce aux "A-Nouveaux") et se termine par la cl么ture comptable, qui acte la fin de l鈥檈xercice et le d茅but du suivant.

La cl么ture comptable constitue donc en quelque sorte un 茅tat des lieux de fin d鈥檃nn茅e, qui permet notamment de :

  • Figer l鈥檈xercice - il sera donc impossible de modifier l鈥檈xercice par la suite,
  • Poser les bases de l鈥檈xercice suivant,
  • G茅n茅rer des 茅tats financiers, dont le compte de r茅sultat et le bilan financier.

Il faut prendre cet exercice tr猫s au s茅rieux car s鈥檌l n鈥檈st pas effectu茅 dans les r猫gles de l鈥檃rt, votre comptabilit茅 n鈥檃ura aucune valeur.

Pour qui la cl么ture comptable est-elle utile ?

En tant que dirigeant associatif, vous 锚tes 茅videmment concern茅鈥e au premier plan !

Vous avez la responsabilit茅 de piloter l鈥檃ctivit茅 de votre association ? Des finances saines sont un pr茅requis 脿 la p茅rennit茅 de votre structure et de ses activit茅s.

La cl么ture comptable est 茅galement utile vis-脿-vis de votre communaut茅, en particulier des adh茅rents et donateurs. Effectuer une cl么ture comptable en bonne et due forme vous permet de produire des documents comptables clairs, gages de transparence et de cr茅dibilit茅.

Ensuite, elle est indispensable d猫s lors que vous b茅n茅ficiez de subventions.

En effet, les financeurs sont de plus en plus exigeants en termes d'information et de transparence financi猫re. Ils veulent 锚tre certains que les fonds ont 茅t茅 utilis茅s de mani猫re pertinente.

D鈥檃pr猫s le Code du Commerce, l鈥obligation du d茅p么t des comptes concerne uniquement les associations ayant re莽u :

  • des subventions d鈥檜n montant 茅gal ou sup茅rieur 脿 153 000 euros,
  • des dons 脿 hauteur d鈥檃u moins 153 000 euros.

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Fin d'ann茅e rime avec cl么ture compliqu茅e ?
Salma n'aime pas l'id茅e !  

Pour l鈥檃necdote, un d茅bat fait rage...

Les comptables utilisent tr猫s largement le terme de "cl么turer" pour indiquer qu鈥檕n proc猫de 脿 la cl么ture de sa comptabilit茅. Les puristes et l鈥橝cad茅mie fran莽aise ne s鈥檡 aventurent pas et pr茅f猫rent le terme de "clore".

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Cl么ture comptable : timing et v茅rifications d鈥檜sage pour son association

Quand effectuer la cl么ture comptable de son association ?

La norme veut que la cl么ture comptable soit effectu茅e au cours du premier trimestre suivant la fin de l鈥檈xercice. Notez que si vous devez d茅poser des comptes, la date limite est g茅n茅ralement en mai.

Ceci dit, la cl么ture comptable commence bien avant le moment de cl么turer 脿 proprement parler ! Elle doit 锚tre anticip茅e tout au long de l鈥檃nn茅e. Si vous ne l鈥檃vez pas lu, je vous conseille notre article sur le quotidien du tr茅sorier d'association.

En d鈥檃utres termes, la cl么ture comptable ne pardonne pas. C鈥檈st un tr猫s bon indicateur de la validit茅 de votre comptabilit茅 associative tout au long de l鈥檃nn茅e.

Avant m锚me de commencer 脿 saisir des 茅critures de cl么ture, il vous faut effectuer quelques v茅rifications. Nous les d茅taillons ci-dessous.

Les 3 茅tapes incontournables dans votre cl么ture comptable

Voici une "checklist" qui vous y aidera dans la cl么ture comptable de votre association :

1/ Le rapprochement bancaire

Avez-vous effectu茅 le rapprochement bancaire de l鈥檈nsemble de votre ann茅e associative ?

Et oui, il est indispensable qu鈥檃u dernier jour de votre exercice, le solde en banque soit coh茅rent avec votre relev茅 bancaire et les mouvements pr茅vus en banque.

Si vous arrivez 脿 d茅montrer cela, alors vous 锚tes en tr猫s bonne voie :

Solde relev茅 bancaire (Sb) = Solde banque en Comptabilit茅 (Sc) Mouvements pr茅vus pas encore en banque (M).

Nous n鈥檃vons donc pas n茅cessairement Sb = Sc !

Ce que nous appelons "M" (pour mouvement) peut 锚tre un virement qui vous a 茅t茅 envoy茅 mais qui n鈥檃ppara卯t pas encore sur votre relev茅 bancaire. Cela peut 茅galement 锚tre des ch猫ques d茅pos茅s mais qui n鈥檕nt pas encore cr茅dit茅 votre compte.

Si vous n鈥檃rrivez pas 脿 prouver que Sb = Sc - M, pas d鈥檌nqui茅tude, il faut simplement proc茅der de mani猫re m茅thodique.

Premi猫re v茅rification : le solde de d茅part est-il juste ? Cela para卯t 茅vident, mais nous rencontrons souvent cette erreur.

Ensuite, reprenez tous vos relev茅s de l鈥檃nn茅e, et v茅rifiez mois par mois que le solde en fin de mois est coh茅rent.

Un conseil : si vous souhaitez effectuer la cl么ture comptable de votre association sereinement, ne sautez pas les 茅tapes : c鈥檈st un faux gain de temps.

2/ Une balance 茅quilibr茅e

Cette v茅rification est davantage une v茅rification g茅n茅rale de coh茅rence.

La somme des d茅bits doit 锚tre 茅gale 脿 la somme des cr茅dits.

Vous souhaitez en savoir plus sur les documents comptables de votre association ? 脟a tombe bien, nous avons r茅dig茅 un complet article sur le sujet !

S鈥檌l y a une incoh茅rence quelque part dans votre cl么ture comptable, je vous souhaite bien du courage. En effet, il est complexe d鈥檌dentifier 脿 quel moment vous avez pass茅 une 茅criture pour laquelle le d茅bit n鈥檈st pas 茅gal au cr茅dit.

Important 脿 noter : avec un logiciel comptable comme AssoConnect, ce cas de figure ne peut pas se produire car il a 茅t茅 structurellement pens茅 pour que les 茅critures comptables soient coh茅rentes. Si ce n'est pas encore le cas, n'h茅sitez pas 脿 tester par vous-m锚me en commen莽ant un essai gratuit de 30 jours.

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3/ Vos dettes et cr茅ances

En tant que tr茅sorier d'association, vous vous demandez souvent si le montant des dettes et cr茅ances est correct ? Passez-les toutes en revue afin de v茅rifier que c鈥檈st bien le cas.

Normalement, l鈥exercice du rapprochement bancaire limite 茅norm茅ment les incoh茅rences au niveau de la comptabilit茅 de votre association.

Pas de panique, si vous avez saisi 脿 plusieurs reprises l鈥檃dh茅sion de Jean Dupont, vous allez rapidement vous en apercevoir.

etapes-cloture-comptableAvec nos 3 茅tapes incontournables,
Th芒o est imbattable sur sa cl么ture comptable ! 
 

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Les 茅critures de cl么ture comptable

Tout vous semble en ordre pour attaquer la phase finale : la cl么ture comptable. Attention, ne commencez pas cette 茅tape tant que les pr茅c茅dentes ne sont pas au carr茅 !

Avec un logiciel comptable, vous serez a priori guid茅鈥e 脿 ce stade.

Si ce n'est pas le cas - ou que vous souhaitez tout simplement en savoir plus - voici les principales op茅rations 脿 effectuer.

Valorisez vos stocks

Si vous g茅rez des stocks (par exemple T-shirts de l鈥檃ssociation), il va falloir les valoriser dans votre comptabilit茅.

Suivez les 茅tapes :

  • Comptez vos stocks, r茅alisez un inventaire de ce que vous avez, c'est le nombre d'unit茅s,
  • D茅finissez une valeur unitaire 脿 chaque stock.

La valeur de chaque stock, 脿 inscrire 脿 l鈥Actif du Bilan est donc simple 脿 calculer :

Valeur du stock = nombre d鈥檜nit茅s * valeur unitaire

Enregistrez vos PCA, CCA et FNP

Vous devez donc enregistrer vos Produits et Charges Constat茅s d鈥橝vance ainsi que des Factures Non Parvenues.

Mais 脿 quoi correspondent tous ces termes barbares ?

  • les Produits Constat茅s d鈥橝vance (PCA) sont des 茅l茅ments du Passif qui correspondent 脿 des services ou des ventes de biens,
  • les Charges Constat茅es d鈥橝vance (CCA) neutralisent l鈥檌mpact sur le r茅sultat des charges qui ont 茅t茅 comptabilis茅es au titre d鈥檜ne p茅riode mais qui concernent la p茅riode suivante,
  • les Factures Parvenues d鈥橝vance (FPA) comptabilisent les op茅rations sur un exercice en cl么ture pour lesquelles vous ne recevrez la facture que sur l鈥檈xercice suivant.

Sur AssoConnect, il vous est possible de rentrer ces 茅critures de comptabilit茅 avanc茅e.

Les autres 茅critures de la cl么ture comptable

Il s'agit des 茅critures suivantes :

  • Le report du r茅sultat Passif au Bilan, le r茅sultat 茅tant la diff茅rence entre vos Produits et vos Charges. 
  • L'茅criture des A-Nouveaux pour votre nouvel exercice comptable.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilit茅 comme AssoConnect, vous n'avez pas 脿 vous soucier de ces 茅critures, elles sont faites automatiquement.

Le moment fatidique pour votre tr茅sorier

C鈥檈st votre heure de gloire : votre souris survole le bouton "Clore l鈥檈xercice".

En g茅n茅ral, les logiciels vous permettent d鈥檃nnuler la cl么ture comptable si vous constatez que vous vous 锚tes tromp茅鈥e. Mais ce n鈥檈st pas toujours le cas : v茅rifiez bien avant d鈥檃ppuyer sur le bouton.

Une fois les op茅rations g茅n茅r茅es par votre logiciel comptable, je vous encourage 脿 les v茅rifier en particulier :

  • le bilan de l鈥檈xercice clos 茅quilibr茅, le total de l鈥橝ctif doit 锚tre 茅gal au total du Passif,
  • les A-Nouveaux, demandez-vous si le solde de chaque compte est le m锚me en fin d鈥檈xercice clos et d茅but de nouvel exercice ? Par exemple : regardez le compte 512, vous devez avoir le m锚me montant au bilan de l鈥檈xercice clos et en A-Nouveau dans la nouvelle p茅riode comptable.

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S鈥檌l y a bien un moment o霉 il ne faut pas transiger, c鈥檈st bien lors de la cl么ture de comptabilit茅 associative, la cons茅cration de votre ann茅e de dur labeur. 

Alors n鈥檕ubliez pas de rester simple et de proc茅der par petites 茅tapes successives.

Si, malgr茅 votre logiciel et les conseils qui vous ont 茅t茅 donn茅s, vous avez toujours des doutes, n鈥檋茅sitez pas 脿 vous faire accompagner d鈥檜n Expert-comptable : il saura vous conseiller et sera le garant d鈥檜ne bonne tenue des comptes de votre association.

Si vous avez r茅ussi 脿 mener 脿 bien votre premi猫re cl么ture comptable association, f茅licitations ! Vous avez pass茅 l鈥櫭﹑reuve du feu, c鈥檈st de loin la plus difficile.

Vous 茅tiez d茅j脿 茅lev茅 au rang de star de l鈥檃ssociation, 脿 pr茅sent votre r么le de grand manitou des finances est confirm茅.

Avec une comptabilit茅 associative au carr茅, vous avez toutes les cartes en mains pour faire briller votre association aupr猫s de ses membres, du grand public, des financeurs, etc.

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