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Arnaud De LA TAILLE
Le 27 novembre 2018
La clôture comptable d'une association

La clôture comptable d'une association

La clôture comptable, c’est le sacre du trésorier, la consécration d’une année de dur labeur.

Si elle n’est pas anticipée, cela peut vite devenir un casse-tête. Et comme lors d’un trek, le meilleur moyen d’y arriver sans trop d'embûches est d’y aller par étape.

Chez AssoConnect, nous parlons en informatique de KISS : Keep It Simple Stupid - littéralement "Garde ça simple et idiot".

L’objectif de cet article est de vous détailler les étapes qui conduisent à une clôture comptable associative réussie. Par cet article, j’espère vous aider à aborder cette étape de manière sereine.

Voici le programme :

  1. Qu’est-ce que la clôture comptable ?
  2. Clôture comptable : Timing et vérifications d’usage de son association
  3. Les écritures de clôture comptable

Allez, lançons-nous !

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Qu’est-ce que la clôture comptable ?

L'essentiel à savoir

Comme nous avons pu le voir dans l’article sur les bases de la comptabilité, un principe important de la comptabilité est l’indépendance des exercices. La vie de l’association est découpée en périodes indépendantes d’une durée d'un an (en général).

Un Exercice Comptable commence avec une situation initiale (grâce aux "A-Nouveaux") et se termine par la clôture comptable, qui acte la fin de l’Exercice et le début d’un nouveau.

La clôture comptable constitue donc en quelque sorte un état des lieux de fin d’année, qui permet notamment de :

  • Figer l’exercice - il sera donc impossible de modifier l’exercice par la suite,
  • Poser les bases de l’exercice suivant,
  • Générer des états financiers, dont le compte de résultat et le bilan financier.

Il faut prendre cet exercice très au sérieux car s’il n’est pas effectué dans les règles de l’art, votre comptabilité associative n’aura aucune valeur.

Pour qui la clôture comptable est-elle utile ?

En tant que dirigeant associatif, vous êtes évidemment le principal concerné !

Vous avez la responsabilité de piloter l’activité de votre association ? Des finances saines sont un prérequis à la pérennité de votre structure et de ses activités.

Elle est également utile vis-à-vis de votre communauté, en particulier des adhérents et donateurs. Effectuer une clôture comptable en bonne et due forme vous permet de produire des documents comptables clairs, gages de transparence et de crédibilité.

Ensuite, elle est indispensable dès lors que vous bénéficiez de subventions.

En effet, les financeurs sont de plus en plus exigeants d’un point de vue reporting. Ils veulent être certains que les fonds ont bien été utilisés de manière pertinente.

D’après le Code du Commerce, l’obligation du dépôt des comptes concerne uniquement les associations ayant reçu :

  • des subventions d’un montant égal ou supérieur à 153 000 euros,
  • des dons à hauteur d’au moins 153 000 euros.
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Pour l’anecdote, un débat fait rage...

Les comptables utilisent très largement le terme de "clôturer" pour indiquer qu’on procède à la clôture de sa comptabilité. Les puristes et l’Académie française ne s’y aventurent pas et préfèrent le terme de "clore".

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Clôture comptable : timing et vérification d’usage de son association

Quand effectuer la clôture comptable ?

La norme veut que la clôture comptable soit effectuée au cours du premier trimestre suivant la fin de l’exercice. Notez que si vous devez déposer des comptes, la date limite est généralement en mai.

Ceci dit, la clôture comptable commence bien avant le moment de clôturer à proprement parler ! Elle doit être anticipée tout au long de l’année. Si vous ne l’avez pas lu, je vous conseille notre article sur le quotidien du trésorier d'association.

En d’autres termes, la clôture comptable ne pardonne pas. C’est un très bon indicateur de la validité de votre comptabilité associative tout au long de l’année.

Avant même de commencer à saisir des écritures de clôture, il vous faut effectuer quelques vérifications. Nous les détaillons ci-dessous.

Nous vous avons concocté un livre blanc complet sur la comptabilité. N'hésitez pas à le télécharger gratuitement.

Télécharger le guide gratuitement

Les 3 étapes incontournables dans votre clôture comptable

Voici une checklist qui vous y aidera dans la clôture comptable de votre association :

1/ Le rapprochement bancaire

Avez-vous effectué le rapprochement bancaire de l’ensemble de votre année associative ?

Et oui, il est indispensable qu’au dernier jour de votre exercice, le solde en banque soit cohérent avec votre relevé bancaire et les mouvements prévus en banque.

Si vous arrivez à démontrer cela, alors vous êtes en très bonne voie :

Solde relevé bancaire (Sb) = Solde banque en Comptabilité (Sc) Mouvements prévus pas encore en banque (M).

Nous n’avons donc pas nécessairement Sb = Sc !

Ce que nous appelons "M" (pour mouvement) peut être un virement qui vous a été envoyé mais qui n’apparaît pas encore sur votre relevé bancaire. Cela peut également être des chèques déposés mais qui n’ont pas encore crédité votre compte.

Si vous n’arrivez pas à prouver que Sb = Sc - M, pas d’inquiétude, il faut simplement procéder de manière méthodique.

Première vérification : le solde de départ est-il juste ? Cela paraît évident, mais nous rencontrons souvent cette erreur.

Ensuite, reprenez tous vos relevés de l’année, et vérifiez mois par mois que le solde en fin de mois est cohérent.

Un conseil : si vous souhaitez effectuer la clôture comptable de votre association sereinement, ne sautez pas les étapes : c’est un faux gain de temps.

2/ Une balance équilibrée

Cette vérification est davantage une vérification générale de cohérence.

La somme des débits doit être égale à la somme des crédits.

Vous souhaitez en savoir plus sur les documents comptables de votre association ? Ça tombe bien, nous avons rédigé un complet article sur le sujet !

S’il y a une incohérence quelque part dans votre clôture comptable, je vous souhaite bien du courage. En effet, il est complexe d’identifier à quel moment vous avez passé une écriture pour laquelle le débit n’est pas égal au crédit.

Important à noter : avec un logiciel comptable comme AssoConnect, ce cas de figure ne peut pas se produire car il a été structurellement pensé pour que les écritures comptables soient cohérentes. Si ce n'est pas encore le cas, n'hésitez pas à tester par vous-même en commençant un essai gratuit.

3/ Vos dettes et créances

En tant que trésorier d'association, vous vous demandez souvent si le montant des dettes et créances est correct ? Passez-les toutes en revue afin de vérifier que c’est bien le cas.

Normalement, l’exercice du rapprochement bancaire limite énormément les incohérences au niveau de la comptabilité de votre association.

Pas de panique, si vous avez saisi à plusieurs reprises l’adhésion de Jean Dupont, vous allez rapidement vous en apercevoir.

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Les écritures de clôture comptable

Tout vous semble en ordre pour attaquer la phase finale : la clôture comptable. Attention, ne commencez pas cette étape tant que les précédentes ne sont pas au carré !

Avec un logiciel comptable, vous serez a priori guidé à ce stade.

Si ce n'est pas le cas - ou que vous souhaitez tout simplement en savoir plus - voici les principales opérations à effectuer.

Valorisez vos stocks

Si vous gérez des stocks (par exemple T-shirts de l’association), il va falloir les valoriser dans votre comptabilité.

Suivez les étapes :

  • Comptez vos stocks, réalisez un inventaire de ce que vous avez, c'est le nombre d'unités,
  • Définissez une valeur unitaire à chaque stock.

La valeur de chaque stock, à inscrire à l’Actif du Bilan est donc simple à calculer :

Valeur du stock = nombre d’unités * valeur unitaire

Enregistrez vos PCA, CCA et FNP

Vous devez donc enregistrer vos Produits et Charges Constatés d’Avance ainsi que des Factures Non Parvenues.

Mais à quoi correspondent tous ces termes barbares ?

  • les Produits Constatés d’Avance (PCA) sont des éléments du Passif qui correspondent à des services ou des ventes de biens,
  • les Charges Constatées d’Avance (CCA) neutralisent l’impact sur le résultat des charges qui ont été comptabilisées au titre d’une période mais qui concernent la période suivante,
  • les Factures Parvenues d’Avance (FPA) comptabilisent les opérations sur un exercice en clôture pour lesquelles vous ne recevrez la facture que sur l’exercice suivant.

Sur AssoConnect, il vous est possible de rentrer ces écritures de comptabilité avancée.

Les autres écritures de la clôture comptable

Il s'agit des écritures suivantes :

  • Le report du résultat au Bilan, le résultat étant la différence entre vos Produits et vos Charges. Le report au Bilan se fait au Passif du Bilan.
  • L'écriture des A-Nouveaux pour votre nouvel exercice comptable.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme AssoConnect, vous n'avez pas à vous soucier de ces écritures, elles sont faites automatiquement.

Le moment fatidique pour votre trésorier

C’est votre heure de gloire, votre souris survole le bouton "Clore l’exercice".

En général, les logiciels vous permettent d’annuler la clôture comptable si vous constatez que vous vous êtes trompé. Mais ce n’est pas toujours le cas : vérifiez bien avant d’appuyer sur le bouton.

Une fois les opérations générées par votre logiciel comptable, je vous encourage à les vérifier en particulier :

  • le bilan de l’exercice clos équilibré, le total de l’Actif doit être égal au total du Passif,
  • les A-Nouveaux, demandez-vous si le solde de chaque compte est le même en fin d’exercice clos et début de nouvel exercice ? Par exemple : regardez le compte 512, vous devez avoir le même montant au bilan de l’exercice clos et en A-Nouveau dans la nouvelle période comptable.
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S’il y a bien un moment où il ne faut pas transiger, c’est bien lors de la clôture de comptabilité associative. N’oubliez pas de rester simple et de procéder par petites étapes successives.

Si malgré votre logiciel et les conseils qui vous ont été donnés, vous avez toujours des doutes, n’hésitez pas à vous faire accompagner d’un Expert-Comptable : il saura vous conseiller et sera le garant d’une bonne tenue des comptes de votre association.

Si vous avez réussi à mener à bien votre première clôture comptable, félicitations ! Vous avez passé l’épreuve du feu, c’est de loin la plus difficile.

Vous étiez déjà élevé au rang de star de l’association, à présent votre rôle de grand manitou des finances est confirmé.

Avec une comptabilité associative au carré, vous avez toutes les cartes en mains pour faire briller votre association auprès de ses membres, du grand public, des financeurs, etc.

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La semaine dernière, nous vous avons posé une colle… Avez-vous trouvé la réponse à la devinette : "Qu’est-ce qui a deux aiguilles mais ne pique pas ?"

C’était une montre !

Allez, on enchaîne avec l’énigme de la semaine : Savez-vous pourquoi les kangourous sont si intelligents ?

Répondez-nous en commentaires. Nous vous donnons la réponse dans l’article de la semaine prochaine !

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