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Tenir la comptabilité d'association pour les nouveaux trésoriers

24 mai 2020

Ça y est : le prĂ©sident de l’association vous a convaincu de prendre les rĂȘnes de la comptabilitĂ© de l'association

Seulement voilĂ , vous n’ĂȘtes pas expert comptable de formation, vous n'avez jamais touchĂ© Ă  un logiciel de comptabilitĂ© de votre vie. Bref, tout cela vous cause une lĂ©gĂšre angoisse Ă  l’heure de vous atteler Ă  la tĂąche.

Pas de panique, nous sommes lĂ  pour vous aider Ă  y voir plus clair.

L’objectif de cet article est de rappeler les grands principes de la comptabilitĂ© associative de loi 1901 et de vous donner les clefs afin de comprendre le jargon associĂ©. L'objectif derriĂšre est bien Ă©videmment de vous aider dans la gestion comptable et globale de votre association.

Voici le programme : 

Produits, Charges, A-Nouveaux, Clîture, Plan Comptable, la TVA
 Ces termes ne seront bientît plus un mystùre pour vous !

Pour vous guider dans votre mission, tĂ©lĂ©chargez gratuitement notre guide du trĂ©sorier d’association.

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Pourquoi tenir la comptabilité est indispensable à une gestion saine

Les associations sont caractĂ©risĂ©es par leur dimension non-lucrative : leur objectif n’est pas d’enrichir leurs parties prenantes mais de dĂ©velopper des activitĂ©s de maniĂšre dĂ©sintĂ©ressĂ©e et gĂ©nĂ©ralement au service de l’intĂ©rĂȘt gĂ©nĂ©ral.

Du fait de leur non-lucrativitĂ©, les responsables de ces structures n’adoptent pas les premiers rĂ©flexes de gestions habituellement rĂ©servĂ©s aux chefs d'entreprises, et notamment celui de la gestion financiĂšre. 

Si toutes les associations n’ont pas d’obligation comptable particuliĂšre, il est nĂ©anmoins communĂ©ment admis que la tenue d’une comptabilitĂ© est la garante de la pĂ©rennitĂ© de votre association

La comptabilitĂ© permet en effet d’organiser l’information financiĂšre liĂ©e aux activitĂ©s de l’association. De cette maniĂšre, elle fournit une vision en temps rĂ©el de la santĂ© de votre organisation. 

Evidemment, certaines toutes petites structures peuvent se permettre de "naviguer Ă  vue", mais cela ne peut durer qu’un temps. DĂšs lors que tout n’est pas fait en "probono", ne repose pas uniquement sur du bĂ©nĂ©volat ou de la mise Ă  disposition Ă  titre gratuit, le suivi de quelques documents comptables s'impose. 

Par exemple, si vous souhaitez prĂ©tendre Ă  l’obtention de subventions ou collecter des dons ou des adhĂ©sions, cela devient indispensable. Il en va Ă©videmment de mĂȘme si votre structure est soumise Ă  une quelconque fiscalitĂ©.

Outre les Ă©ventuelles obligations comptables, voyez la comptabilitĂ© comme un outil de pilotage et d’aide Ă  la dĂ©cision. Pour ne donner qu'un exemple, la comptabilitĂ© analytique, liĂ©e Ă  certains budgets ou certaines activitĂ©s, vous permettra de savoir s’il vaut mieux poursuivre une activitĂ© ou y mettre un terme d’un point de vue financier. Cela vous permet Ă©galement de connaĂźtre en permanence l’état de vos rĂšglements et l’emploi de vos ressources.

Bref, sans relever systématiquement de l'obligation légale, la comptabilité n'en est pas moins indispensable pour la gestion de votre organisation.

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Comptabilité de trésorerie et comptabilité d'engagement : que choisir ?

La comptabilité de trésorerie de Loi 1901

En tant que nouveau trĂ©sorier d’une association naissante ou de petite taille, vos obligations comptables sont relativement peu nombreuses. Vous pouvez gĂ©nĂ©ralement vous contenter d’une comptabilitĂ© de trĂ©sorerie. C’est grosso modo l’équivalent des comptes que l’on effectue pour soi-mĂȘme Ă  partir de son relevĂ© bancaire

Voici un exemple de tableau extrĂȘmement simplifiĂ© qui pourrait vous servir :

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À la fin de chaque mois, vous devez sommer les dĂ©penses et recettes afin d’obtenir un rĂ©sultat. Vous pourrez ensuite comparer mensuellement que le rĂ©sultat concorde avec le montant en banque. 

Note : il est Ă©galement recommandĂ© d’indiquer pour chaque ligne la nature de l’opĂ©ration. Par exemple : "AdhĂ©sions", "Fournitures", "Dons", etc. 

Pour savoir si vous pouvez vous contenter d’une comptabilitĂ© de trĂ©sorerie, vous pouvez aller sur le site associations.gouv.fr. Il vous explique si c’est possible en fonction des spĂ©cificitĂ©s de votre association. 

ConcrĂštement, le principal avantage de la comptabilitĂ© de trĂ©sorerie est sa simplicitĂ©.

CĂŽtĂ© inconvĂ©nients, cette mĂ©thode ne permet pas de savoir facilement si quelqu’un vous doit de l’argent ou au contraire, si vous avez une dette envers un tiers.

Par ailleurs, avec une comptabilité de trésorerie, vous ne pouvez pas établir les états financiers annuels de votre association tels que le Bilan. Ils sont pourtant bien utiles au pilotage de votre activité, et souvent demandés par les financeurs.

La comptabilité d'engagement pour les associations loi 1901

Elle consiste Ă  distinguer l’engagement (dette ou crĂ©ance) du rĂšglement ou paiement dudit engagement. 

Pour rappel, il y a "dette" lorsque votre association doit quelque chose Ă  un tiers (exemple : paiement de l’assurance). 

Une "crĂ©ance" est l’opposĂ© d’une dette, c’est-Ă -dire que l’association doit recevoir de l’argent de la part d’un tiers. 

Si nous reprenons l’exemple prĂ©cĂ©dent de Jean Dupont, nous n’aurons pas une mais deux opĂ©rations :

  1. Jean adhĂšre Ă  l’association (30/09/2018), il y a alors une crĂ©ance.
  2. Jean paye sa cotisation, il s’agit ici du paiement.

Lorsque le paiement est immĂ©diat - par exemple lorsque vous utilisez le paiement en ligne pour vos cotisations - ces deux opĂ©rations ont lieu en mĂȘme temps. Elles n'en demeurent pas moins distinctes.

Quels sont les avantages et inconvĂ©nients ?

CĂŽtĂ© avantages, la comptabilitĂ© d’engagement permet d’avoir une vision exacte de la situation financiĂšre de l’association loi 1901.

Pour ce qui est des inconvĂ©nients, la lourdeur et la complexitĂ© risquent de poser problĂšme, notamment pour des personnes sans formation comptable si l’association n’est pas Ă©quipĂ©e d’outils simples de type logiciel de comptabilitĂ© pour les associations.

comptabilité-association-loi-1901Tenir la comptabilité d'association : Le Plan Comptable Associatif

Le Plan Comptable est un rĂ©fĂ©rentiel commun, une classification qui permet Ă  tout le monde de parler la mĂȘme langue.

En France, les entreprises utilisent le Plan Comptable GĂ©nĂ©ral (PCG). Pour les associations, il existe unPlan Comptable Associatif (PCA). C'est une simplification et une adaptation du PCG au secteur associatif.

Notez que le PCG dépend des normes nationales. Il existe par exemple un PCG différent en Belgique.

Mais revenons au Plan Comptable Associatif. Il est dĂ©coupĂ© en 8 grandes catĂ©gories appelĂ©es "Classes de comptes". Les voici :

  • Classe 1 : comptes de capitaux (ex : bĂ©nĂ©fices reportĂ©s, emprunts) ;
  • Classe 2 : immobilisations (ex : ordinateurs) ;
  • Classe 3 : stocks ;
  • Classe 4 : tiers (ex : clients, fournisseurs, adhĂ©rents) ;
  • Classe 5 : comptes financiers (ex : banque, chĂšques, caisse) ;
  • Classe 6 : charges ;
  • Classe 7 : produits ;
  • Classe 8 : contributions volontaires en nature (ex : valorisation du bĂ©nĂ©volat).

Tous les comptes comptables découlent d'une classe et sont construits comme une arborescence.

Prenons l’exemple du compte 512100.

  • "5" indique que nous avons affaire Ă  un compte financier ;
  • "51" rĂ©vĂšle que c’est un compte de type "Banque, Ă©tablissements financiers et assimilĂ©s" ;
  • 512 permet d'affiner encore et reprĂ©sente un compte de banque. Pour information, le compte "officiel" du PCG est 512 ;
  • Ajouter 100 aprĂšs 512 signifie qu’il y a potentiellement plusieurs comptes en banque dans l’association. 512100 sera utilisĂ© pour le premier, 512200 pour le second, etc.

Vous voulez aller plus loin ? Nous vous expliquons tout dans un article dédié au Plan Comptable des Associations. Depuis cet article, vous pourrez également télécharger le PCA gratuitement.

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Les évolutions apportées par le Nouveau Plan Comptable pour votre association

Depuis le 1er janvier 2020, le Nouveau Plan Comptable est entrĂ© en vigueur et s’appliquera Ă  tous les exercices comptables ouverts Ă  compter de cette date.

Toutes les associations ne sont pas concernĂ©es de la mĂȘme maniĂšre. Le Nouveau Plan Comptable s'applique au secteur non lucratif et aux associations tenant des comptes annuels.

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CĂŽtĂ© comptabilitĂ©, Emilie Ă©tait dĂ©passĂ©e... 
Mais ça, maintenant, c'est du passé !

Voici un condensé des évolutions que vous trouverez plus détaillées dans notre article sur le Nouveau Plan Comptable :

  • les contributions volontaires en nature Ă©tait auparavant comptabilisĂ©es au pied du Compte de rĂ©sultat. DĂ©sormais, il n'est plus obligatoire de les prendre en compte,
  • des changements de terminologie : les "fonds associatifs" sont dĂ©sormais appelĂ©s "fonds propres",
  • plus de distinction entre les subventions d'investissement qui pouvaient ĂȘtre distinguĂ©es en financement de bien renouvelable ou non,
  • le prĂȘt Ă  l'usage n'est dĂ©sormais prĂ©sentĂ© ni Ă  l'actif ni au passif, il est comptabilisĂ© comme une prestation en nature,
  • les legs n’étaient comptabilisĂ©s qu’au moment de leur rĂ©ception, or ils doivent dĂ©sormais ĂȘtre comptabilisĂ©s Ă  l’actif au moment de la signature du legs,
  • les dons et le mĂ©cĂ©nat Ă©taient regroupĂ©s sous un mĂȘme numĂ©ro de compte, maintenant ils sont distinct par le biais du Compte de RĂ©sultat par Origine et Destination (CROD).
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Les notions comptables importantes pour un nouveau trésorier d'association

Les charges et produits

Les charges sont les opĂ©rations qui vont conduire Ă  un "appauvrissement" de l’association (ex : les dĂ©penses liĂ©es Ă  vos locaux, l'achat de fournitures, etc.).

Les produits conduisent eux Ă  un "enrichissement" de l’association (ex : les recettes liĂ©es aux cotisations et adhĂ©sions, les dons collectĂ©s, les subventions reçues, etc.).

Attention : comme Ă©voquĂ© prĂ©cĂ©demment, un chĂšque reçu n’est pas un produit : c’est un paiement. 

Le rĂ©sultat 

En bon trĂ©sorier, vous devez ĂȘtre adepte des formules (ou pas).

Quoi qu’il en soit, retenez bien celle-ci :

Somme des produits - Somme des charges = RĂ©sultat

Si le RĂ©sultat est positif, on parle d’excĂ©dent. Lorsqu’il est nĂ©gatif, on parle alors de dĂ©ficit.

Attention, votre rĂ©sultat n’a rien Ă  voir avec le montant que vous avez en banque.

Si en dĂ©but d’annĂ©e vous avez 10 000€ en banque et que votre rĂ©sultat s’élĂšve Ă  5 000€, vous ne pouvez pas en conclure que le montant en banque en fin d’annĂ©e est de 15 000€.

En effet, votre rĂ©sultat est liĂ© aux Charges et Produits, et non aux paiements. Ainsi, si certains produits ou charges n’ont pas encore Ă©tĂ© payĂ©s, vous aurez des dettes ou des crĂ©ances qui impactent votre trĂ©sorerie. Il pourra aussi y avoir des immobilisations - nous en parlons ci-dessous. 

Les dettes et créances

Une dette (du latin debeo) est un "échange asynchrone entre deux entités" - une bien belle définition de Wikipedia... Essayons de faire plus simple !

Comme Ă©voquĂ© en dĂ©but d’article, c’est la base de la comptabilitĂ© d’engagement.

Lorsque votre association doit de l’argent Ă  une personne, on parle de dette. Par exemple : un fournisseur vous a livrĂ© une commande dont le rĂšglement n'a pas encore eu lieu. Vous vous ĂȘtes engagĂ© Ă  payer cette commande en acceptant le devis, et vous payerez dans les conditions conclues Ă  rĂ©ception de la facture. Une fois le rĂšglement reçu, la facture sera acquitĂ©e et vous n'aurez plus de dette envers ce fournisseur.

Et a contrario lorsqu’une personne doit de l’argent Ă  votre association, on parle de crĂ©ance. Il suffit de prendre l'exemple ci-dessus et d'inverser les rĂŽles.

L'exercice comptable

Un principe important de comptabilitĂ© est l’indĂ©pendance des exercices.

La vie de l’association est dĂ©coupĂ©e en pĂ©riodes indĂ©pendantes d’une durĂ©e de 1 an (en gĂ©nĂ©ral). L’exercice comptable correspond Ă  une pĂ©riode.

Il commence par la saisie des A-Nouveaux et se termine par la clÎture comptable - et il faut le dire, la premiÚre clÎture est généralement un grand moment pour les nouveaux trésoriers !

Les A-Nouveaux

Les A-Nouveaux : un nouveau terme barbare ?

C'est plus simple que ça en a l'air : les A-Nouveaux vous permettent de travailler sur chaque exercice comptable de façon indĂ©pendante. Ils correspondent Ă  l’état de la comptabilitĂ© au dernier jour de l’Exercice prĂ©cĂ©dent Ă  minuit.

Prenons un exemple pour clarifier cette explication.

Disons que vos pĂ©riodes comptables vont du 1er janvier au 31 dĂ©cembre et que vous avez 10 000€ en banque le 31 dĂ©cembre Ă  minuit. Vous devez donc saisir une Ă©criture comptable d’A-Nouveau en banque de 10 000€ au 1er janvier de l’annĂ©e suivante.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilitĂ©, il se charge normalement pour vous de faire les Ă©critures d'A-Nouveaux. 

La clĂŽture comptable de votre association

La clĂŽture annuelle est la derniĂšre Ă©tape de l’annĂ©e comptable.

Elle consiste globalement Ă  dĂ©terminer le RĂ©sultat et figer le Bilan. Elle s’effectue dans les mois qui suivent la fin de l’exercice.

Idéalement, si vous avez effectué les principales missions liées à votre rÎle de trésorier tout au long de l'exercice, alors il n'y aura pas tant de choses à faire pour que votre clÎture comptable se passe dans les meilleures conditions (et pas trop longtemps aprÚs la fin de votre exercice comptable).

Le report Ă  nouveau

Lors de la clÎture comptable, vous obtenez votre Résultat, c'est-à-dire la différence entre la somme des produits et celle des charges.

Ce rĂ©sultat est "reportĂ©" dans le bilan de l’association. L’écriture de report s’appelle le "Report Ă  nouveau".

Les immobilisations 

Les immobilisations sont des biens destinĂ©s Ă  ĂȘtre utilisĂ©s dans la durĂ©e. Par exemple, un ordinateur ou du mobilier.

Ces biens figureront au Bilan de l’association : lors de son achat, un ordinateur ne figurera pas dans le Compte de RĂ©sultat.

La valeur des immobilisations diminue en gĂ©nĂ©ral chaque annĂ©e. Cette diminution est matĂ©rialisĂ©e par un "amortissement" (environ 3 ans pour un ordinateur).

Un bien de faible valeur (la norme est Ă  500€ HT) n’est pas immobilisĂ© et placĂ© directement en charge.

Pour plus d’informations sur les immobilisations, vous pouvez consulter cet article trĂšs bien rĂ©digĂ© : www.compta-facile.com/les-immobilisations-comptables/.

comment tenir la comptabilité d'association

Quelques notions comptables avancĂ©es pour tenir la comptabilitĂ© d'association pour un nouveau trĂ©sorier 

Si vous n’ĂȘtes pas familier de ces notions, nous vous dĂ©conseillons d’improviser et de les utiliser directement pour la comptabilitĂ© de votre association loi 1901.

Nous expliquons ci-dessous leur sens davantage à titre de "culture générale" ou pour vos apprentis comptables bénévoles souhaitant monter en compétence.

Si vous avez besoin d’émettre ce type d’écritures, il serait probablement plus sage d’utiliser un logiciel de comptabilitĂ©, voire de solliciter un expert comptable qui connait le secteur associatif.

Admettons pour les exemples ci-dessus que votre exercice comptable est du 01/01 au 31/12. L’exercice en clîture est 2019.

Les Factures Non Parvenues (FNP)

Il s’agit de comptabiliser des opĂ©rations sur un exercice en clĂŽture et pour lesquelles vous ne recevez la facture que sur l'exercice suivant.

Prenons un exemple concret : vous avez commandĂ© des flyers pour votre association. Vous recevez ces derniers avant la fin de l’exercice 2019 mais la facture seulement quelques jours plus tard, sur l’exercice 2020.

Vous ne pouvez pas enregistrer la facture en 2019 puisque vous ne l’avez pas encore reçue Ă  ce moment-lĂ . Vous enregistrez alors une Ă©criture dite "facture non parvenue" qui matĂ©rialise la dĂ©pense. 

Les Charges Constatées d'Avance (CCA)

Dans ce cas, vous avez une charge sur l’exercice en clîture (toujours 2019). Mais cette charge concerne - au moins en partie - l’exercice suivant.

Prenons de nouveau un exemple avec votre association de loi 1901. 

Vous avez souscrit une assurance en Septembre 2019 pour une durĂ©e de 1 an et un montant de 120€. 4 mois sont alors Ă  imputer sur 2019 (Septembre Ă  DĂ©cembre) et 8 sur 2020.

Vous allez ainsi enregistrer une Charge ConstatĂ©e d’Avance de (120€ / 12 mois) x 8 mois = 80€. Si vous n’aviez pas enregistrĂ© cette opĂ©ration, votre rĂ©sultat 2019 aurait Ă©tĂ© dĂ©gradĂ© Ă  tort de 80€.

Il s'agit donc d'affecter les dépenses aux exercices concernés.

Le Produit ConstatĂ© d’Avance (PCA)

Le principe est le mĂȘme qu’une Charge ConstatĂ©e d'Avance mais pour des produits.

Imaginons que vous avez lancĂ© votre campagne d'adhĂ©sion 2020 dĂšs la rentrĂ©e 2019 et qu’une personne a payĂ© sa cotisation dĂšs septembre 2019 (saluons au passage son sens de l'anticipation !).

Vous allez donc enregistrer un Produit ConstatĂ© d’Avance du montant de la cotisation pour que ce produit ne soit pas comptabilisĂ© en 2019 mais bien en 2020.

comment tenir la comptabilité d'association

Pour Sylvain, la comptabilité
n'a plus aucun secret !

comment tenir la comptabilité d'association nouveau trésorier

En bref

⚠ Pourquoi faut-il tenir une comptabilitĂ© pour son association ?

MĂȘme lorsqu'elle n'est pas obligatoire, la comptabilitĂ© est un moyen efficace de piloter vos activitĂ©s associatives et votre meilleur alliĂ© pour prendre les bonnes dĂ©cisions de gestion. En savoir plus

đŸ’Ș Quelles sont les notions Ă  maĂźtriser pour un nouveau trĂ©sorier ?

Les notions importantes à connaßtre sont les suivantes : les charges et produits, le résultat, les dettes et créances, l'exercice comptable, les A-Nouveaux, la clÎture comptable, le report à nouveau et les immobilisations. En savoir plus

đŸ€” ComptabilitĂ© de trĂ©sorerie ou comptabilitĂ© d'engagement ?

Si votre association est de petite taille, vous pouvez vous contenter d'une comptabilité de trésorerie. La comptabilité d'engagement vous permet d'établir les états financiers de votre association et de distinguer les dettes et créances du paiement. En savoir plus

🎁 Quelles sont les Ă©volutions apportĂ©es par le Nouveau Plan Comptable Associatif ?

Notez certains changements de terminologie ; les legs doivent ĂȘtre comptabilisĂ©s Ă  l'actif au moment de la signature du legs ; les dons et le mĂ©cĂ©nat ne sont plus regroupĂ©s sous le mĂȘme numĂ©ro de compte, etc. En savoir plus

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FĂ©licitations ! Vous maĂźtrisez Ă  prĂ©sent les fondamentaux de la comptabilitĂ© associative et savez dans les grandes lignes comment faire la gestion financiĂšre de votre association !

Vous l’aurez compris, comprendre les besoins et obligations de votre structure est un bon moyen de se lancer, et s’équiper d’outils adĂ©quats ne pourra dans tous les cas que vous ĂȘtre d'une aide prĂ©cieuse.

Avec des logiciels comptables rĂ©cents comme AssoConnect, il n’est pas nĂ©cessaire d’avoir de formation comptable pour saisir des Ă©critures et tenir "proprement” la comptabilitĂ© de son association.

Cependant, il nous semblait intĂ©ressant de vous faire dĂ©couvrir le quotidien du trĂ©sorier d'association. VoilĂ  qui est fait, vous pouvez maintenant prendre vos nouvelles fonctions de trĂ©sorier en toute sĂ©rĂ©nitĂ© !

Pour aller plus loin, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre guide élaboré spécialement pour votre trésorier !

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