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La comptabilité d'association pour les nouveaux trésoriers

Ça y est : le président de l’association vous a convaincu de prendre les rênes de la comptabilité de votre association. 

Seulement voilà, vous n’êtes pas comptable de formation, ce qui vous cause une légère angoisse à l’heure de vous atteler à la tâche. 

Pas de panique, nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair.

L’objectif de cet article est de rappeler les grands principes de la comptabilité associative et vous donner les clefs afin de comprendre le jargon comptable.

Voici le programme : 

Produits, Charges, A-Nouveaux, Clôture, Plan Comptable… Ces termes ne seront bientôt plus un mystère pour vous !

Pour vous guider dans la trésorerie d'association et en savoir plus sur la comptabilité associative, téléchargez gratuitement notre guide du trésorier d’association.

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Comptabilité de trésorerie et comptabilité d'engagement pour votre association

La comptabilité de trésorerie

En tant que nouveau trésorier d’une petite association, vous pouvez vous contenter d’une comptabilité de trésorerie. C’est grosso modo l’équivalent des comptes que l’on effectue pour soi-même à partir de son relevé bancaire

Voici le tableau à construire :

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À la fin de chaque mois, vous devez sommer les dépenses et recettes afin d’obtenir un résultat. Vous pourrez ensuite comparer mensuellement que le résultat concorde avec le montant en banque. 

Note : il est également recommandé d’indiquer pour chaque ligne la nature de l’opération. Par exemple : "Adhésions", "Fournitures", "Dons", etc. 

Pour savoir si vous pouvez vous contenter d’une comptabilité de trésorerie, vous pouvez aller sur le site associations.gouv. Il vous explique si c’est possible en fonction des spécificités de votre association. 

Concrètement, le principal avantage de la comptabilité de trésorerie est sa simplicité.

Côté inconvénients, cette méthode ne permet pas de savoir facilement si quelqu’un vous doit de l’argent ou au contraire, si vous avez une dette. Par ailleurs, avec une comptabilité de trésorerie, vous ne pouvez pas établir les états financiers de votre association tel que le Bilan. Ils sont pourtant bien utiles au pilotage de votre activité, et souvent demandés par les financeurs.

La comptabilité d'engagement 

La comptabilité d’engagement consiste à distinguer l’engagement (dette ou créance) du paiement

Pour rappel, il y a "dette" lorsque votre association doit quelque chose à un tiers (exemple : paiement de l’assurance). 

Une "créance" est l’opposé d’une dette, c’est-à-dire que l’association doit recevoir de l’argent de la part d’un tiers. 

Si nous reprenons l’exemple précédent de Jean Dupont, nous n’aurons pas une mais deux opérations :

  1. Jean adhère à l’association (30/09/2018), il y a alors une créance.
  2. Jean paye son adhésion, il s’agit ici du paiement.

Quels sont les avantages et inconvénients d’une telle comptabilité ?

Côté avantages, la comptabilité d’engagement permet d’avoir une vision exacte de la situation financière de l’association.

Pour ce qui est des inconvénients, la lourdeur et la complexité risquent de poser problème. Notamment pour des personnes sans formation comptable si l’association n’est pas équipée d’outils simples de type logiciel de comptabilité pour les associations.

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Le Plan Comptable Associatif

Le Plan Comptable est un référentiel commun, une classification qui permet à tout le monde de parler la même langue.

En France, nous utilisons le Plan Comptable Général (PCG). Pour les associations, il existe un Plan Comptable Associatif (PCA) qui est une simplification du PCG.

Notez que le PCG dépend des normes nationales. Il existe par exemple un PCG différent en Belgique.

Mais revenons au Plan Comptable Associatif. Il est découpé en 8 grandes catégories appelées "Classes de comptes". Les voici :

  • Classe 1 : comptes de capitaux (ex : bénéfices reportés, emprunts) ;
  • Classe 2 : immobilisations (ex : ordinateurs) ;
  • Classe 3 : stocks ;
  • Classe 4 : tiers (ex : clients, fournisseurs, adhérents) ;
  • Classe 5 : comptes financiers (ex : banque, chèques, caisse) ;
  • Classe 6 : charges ;
  • Classe 7 : produits ;
  • Classe 8 : contributions volontaires en nature (ex : valorisation du bénévolat).

Tous les comptes comptables découlent d'une classe et sont construits comme une arborescence.

Prenons l’exemple du compte 512100.

  • "5" indique que nous avons affaire à un compte financier ;
  • "51" révèle que c’est un compte de type "Banque, établissements financiers et assimilés" ;
  • 512 permet d'affiner encore et représente un compte de banque. Pour information, le compte "officiel" du PCG est 512 ;
  • Ajouter 100 après 512 signifie qu’il y a potentiellement plusieurs comptes en banque dans l’association. 512100 sera utilisé pour le premier, 512200 pour le second, etc.

Vous voulez allez plus loin ? Nous vous expliquons tout dans un article dédié au Plan Comptable Associatif.

Si cela vous intéresse, vous pouvez également télécharger gratuitement le PCA.

N'hésitez pas à télécharger notre guide complet du trésorier d'association : 

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Les évolutions apportées par le Nouveau Plan Comptable pour votre association

Le Nouveau Plan Comptable entre en vigueur le 1er janvier 2020 et s’appliquera obligatoirement sur tous les exercices comptables ouverts à compter du 1er janvier 2020.

Toutes les associations ne sont pas concernées de la même manière. Le Nouveau Plan Comptable s'applique au secteur non lucratif et aux associations tenant des comptes annuels.

Voici un condensé des évolutions que vous trouverez plus détaillées dans notre article sur le Nouveau Plan Comptable :

  • les contributions volontaires en nature était auparavant comptabilisées au pied du Compte de résultat. Désormais, il n'est plus obligatoire de les prendre en compte,
  • des changements de terminologie : les “fonds associatifs” sont désormais appelés “fonds propres”,
  • plus de distinction entre les subventions d'investissement qui pouvaient être distinguées en financement de bien renouvelable ou non,
  • le prêt à l'usage n'est désormais présenté ni à l'actif ni au passif, il est comptabilisé comme une prestation en nature,
  • les legs n’étaient comptabilisés qu’au moment de leur réception, or ils doivent désormais être comptabilisés à l’actif au moment de la signature du leg, 
  •  les dons et le mécénat étaient regroupés sous un même numéro de compte, maintenant ils sont distinct par le biais du Compte de Résultat par Origine et Destination (CROD).
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Les notions comptables importantes pour un nouveau trésorier d'association

Les charges et produits

Les charges sont les opérations qui vont conduire à un "appauvrissement" de l’association (ex : local associatif, achat de fournitures).

Les produits conduisent eux à un "enrichissement" de l’association (ex: adhésions, dons, subventions reçues).

Attention : comme évoqué précédemment, un chèque reçu n’est pas un produit : c’est un paiement. 

Le résultat 

En bon trésorier, vous devez être adepte des formules (ou pas).

Quoi qu’il en soit, retenez bien celle-ci :

Somme des produits - Somme des charges = Résultat

Si le Résultat est positif, on parle d’excédent. Lorsqu’il est négatif, on parle alors de déficit.

Attention, votre résultat n’a rien à voir avec le montant que vous avez en banque.

Si en début d’année vous avez 10 000€ en banque et que votre résultat s’élève à 5 000€, vous ne pouvez pas en conclure que le montant en banque en fin d’année est de 15 000€.

En effet, votre résultat est lié aux Charges et Produits, et non aux paiements. Ainsi, si certains produits ou charges n’ont pas encore été payés, vous aurez des dettes ou des créances qui impactent votre trésorerie. Il pourra aussi y avoir des immobilisations - nous en parlons ci-dessous. 

Les dettes et créances

Une dette (du latin debeo) est un "échange asynchrone entre deux entités"… une bien belle définition de Wikipedia. Essayons de faire plus simple !

Comme évoqué en début d’article, c’est la base de la comptabilité d’engagement.

Lorsque votre association doit de l’argent à une personne, on parle de dette. Et a contrario lorsqu’une personne doit de l’argent à votre association, on parle de créance.

L'exercice comptable

Un principe important de comptabilité est l’indépendance des exercices.

La vie de l’association est découpée en périodes indépendantes d’une durée de 1 an (en général). L’exercice comptable correspond à une période.

Il commence par la saisie des A-Nouveaux et se termine par la clôture comptable.

Les A-Nouveaux

Les A-Nouveaux, quésaco ?

Les A-Nouveaux vous permettent de travailler sur chaque exercice comptable de façon indépendante.

Ils correspondent à l’état de la comptabilité au dernier jour de l’Exercice précédent à minuit.

Prenons un exemple pour clarifier cette explication.

Disons que vos périodes comptables vont du 1er janvier au 31 décembre et que vous avez 10 000€ en banque le 31 décembre à minuit. Vous devez donc saisir une écriture d’A-Nouveau en banque de 10 000€ au 1er janvier de l’année suivante.

La clôture comptable

La clôture annuelle est la dernière étape de l’année comptable.

Elle consiste globalement à déterminer le Résultat et figer le Bilan. Elle s’effectue dans les mois qui suivent la fin de l’Exercice Comptable. 

Le report à nouveau

Lors de la clôture comptable, nous déterminons le Résultat.

Ce résultat est "reporté" dans le Bilan de l’association. L’écriture de report s’appelle un "Report à nouveau".

Les immobilisations

Les immobilisations sont des biens destinés à être utilisés dans la durée par l'association. Par exemple, un ordinateur ou du mobilier.

Ces biens figureront au Bilan de l’association : lors de son achat, un ordinateur ne figurera pas dans le Compte de Résultat.

La valeur des immobilisations diminuera en général chaque année. Cette diminution est matérialisée par un "amortissement" (environ 3 ans pour un ordinateur).

Un bien de faible valeur (la norme est à 500€ HT) n’est pas immobilisé et placé directement en charge.

Pour plus d’informations sur les immobilisations, vous pouvez consulter cet article très bien rédigé : https://www.compta-facile.com/les-immobilisations-comptables/.

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Quelques notions comptables avancées pour un nouveau trésorier 

Si vous n’êtes pas familier de ces notions, nous vous déconseillons d’improviser et de les utiliser directement pour la comptabilité de votre association.

Nous expliquons ci-dessous leur sens davantage à titre de "culture générale" ou pour les curieux souhaitant monter en compétence.

Si vous avez besoin d’émettre ce type d’écritures, il serait probablement plus sage d’utiliser un logiciel de comptabilité, voire de solliciter un Expert-Comptable pour vous accompagner.

Admettons pour les exemples ci-dessus que votre exercice comptable est du 01/01 au 31/12. L’exercice en clôture est 2018.

Les Factures Non Parvenues (FNP)

Il s’agit de comptabiliser des opérations sur un exercice en clôture et pour lesquelles vous ne recevez la facture que sur l'exercice suivant.

Prenons un exemple concret : vous avez commandé des flyers pour votre association. Vous recevez ces derniers avant la fin de l’Exercice 2018 mais la facture seulement quelques jours plus tard, sur l’exercice 2019.

Vous ne pouvez pas enregistrer la facture en 2018 puisque vous ne l’avez pas encore reçue. Vous enregistrez alors une écriture dite "facture non parvenue" qui matérialise la dépense. 

Les Charges Constatées d'Avance (CCA)

Dans ce cas, vous avez une charge sur l’exercice en clôture (toujours 2018). Mais cette charge concerne - au moins en partie - l’exercice suivant.

Prenons de nouveau un exemple.

Vous avez souscrit une assurance en Septembre 2018 pour une durée de 1 an et un montant de 120€. 4 mois sont alors à imputer sur 2018 (Septembre à Décembre) et 8 sur 2019.

Vous allez ainsi enregistrer une Charge Constatée d’Avance de (120€ / 12 mois)* 8 mois = 80€.

Si vous n’aviez pas enregistré cette opération, votre résultat 2018 aurait été dégradé à tort de 80€.

Ici, on affecte justement les dépenses aux exercices concernés.

Le Produit Constaté d’Avance (PCA)

Le principe est le même qu’une Charge Constatée d'Avance mais pour des produits.

Imaginons que vous avez lancé vos adhésions 2019 dès la rentrée 2018 et qu’un adhérent vous ait payé en septembre 2018 - sacrée anticipation !

Vous allez enregistrer un Produit Constaté d’Avance du montant de l’adhésion pour que ce produit ne soit pas comptabilisé en 2018 mais bien en 2019.

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Félicitations ! Vous maîtrisez à présent les fondamentaux de la comptabilité d’association !

Vous l’aurez compris, il suffit de choisir la comptabilité adaptée aux besoins de votre association et s’équiper d’outils adéquats pour exceller dans le domaine !

Avec des logiciels comptables récents comme AssoConnect, il n’est pas nécessaire d’avoir de formation comptable pour saisir des écritures et tenir "proprement” la comptabilité de son association. Cependant, il nous semblait intéressant de vous faire comprendre l’envers du décor. Voilà qui est fait !

Pour aller plus loin, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre guide pour le trésorier de votre association !

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